ملاحظات من اجتماع في غرفة، سُجّل بالهاتف الموضوع على الطاولة

الجواب المختصر

لاجتماع حول طاولة، سجّله بميكروفون هاتف أو حاسوب محمول: تطبيق SozAI على iPhone أو Android، أو النسخة على الويب في web.sozai.app بأي متصفح حديث. يفرّغ SozAI التسجيل بأي لغة من 99 لغة، ويسمّي كل صوت (Speaker A وSpeaker B)، ثم يكتب ملاحظات فيها القرارات والمهام. لا تنفع بوتات اجتماعات الذكاء الاصطناعي هنا، إذ لا توجد مكالمة تحضرها. أول 30 دقيقة مجانية، لمرة واحدة؛ ويخطئ التفريغ حين يتحدث الناس فوق بعضهم، ومع من يجلس أبعد ما يكون عن الميكروفون.

لماذا لا يستطيع البوت تدوين هذه الملاحظات

تحصل بوتات تدوين الملاحظات على صوتها بدخول مكالمة فيديو مشاركًا. أما اجتماع في قاعة مؤتمرات أو في مكتب عميل أو في موقع بناء فلا مكالمة فيه ليدخلها، فلا يسمع البوت شيئًا. والطريقة الوحيدة للحصول على ملاحظات منه ميكروفون في الغرفة. وهذه هي الحالة التي بُني SozAI حولها: أنت تسجّل، وكل ما بعد التسجيل يُنجَز عنك.

ويعني ذلك أيضًا أن الآخرين لا يحتاجون إلى حساب ولا إلى خدمة اجتماعات بعينها. يكفي أن يعلموا أنهم يُسجَّلون.

بماذا تسجّل

كلها تعطيك الحساب نفسه والمكتبة نفسها بعد ذلك. وتختلف فيما يحدث للكلام.

لغرفة اجتماعات، اختيارنا الهاتف. فهو صغير يكفي لوضعه وسط الطاولة، أما ميكروفون الحاسوب المحمول فعادةً ما يكون خلف صوت كتابة صاحبه. ووضع الاجتماعات في Mac هو الاستثناء: يعرض النص أثناء كلام الناس ولا يغادر الصوت Mac أبدًا، لكن ليس فيه تسميات متحدثين، وهذه خسارة حقيقية حين يتشارك خمسة أشخاص طاولة واحدة. تشرح صفحة Mac هذا الوضع كاملًا.

تسجيل الاجتماع، خطوة بخطوة

1. قبل أن تبدأ، قل إنك تسجّل ولماذا الملاحظات. وتوقف إن اعترض أحد.
2. ضع الهاتف مسطّحًا في وسط الطاولة، أقرب إلى المتحدثين الهادئين منه إلى الصاخب. ونصائح الغرف ومكان الوضع في صفحة مسجّل الاجتماعات.
3. اضغط التسجيل في التطبيق. وفي النسخة على الويب اختر “Microphone” مصدرًا للصوت واضبط “Recording type” على “Meeting”.
4. اتركه حتى النهاية. رفع الهاتف يضيف ضجيج لمس؛ وقد يقاطعه إشعار، فشغّل وضع عدم الإزعاج.
5. أوقف التسجيل. يُرفع، ويُفرَّغ تسجيل مدته ساعة عادةً بعد 1 إلى 2 دقيقة من انتهاء الرفع.
6. راجع تسميات المتحدثين وأعطها أسماء. إعادة التسمية تعمل في تطبيق iPhone وAndroid وعلى الويب.

وعلى الويب، إذا أعدت تسمية المتحدثين بعد صنع الملاحظات، يعرض SozAI أن يعيد بناءها بالأسماء، فتقول المهام “Dana” بدل “Speaker B”.

اجتماع فيه ناس في الغرفة وناس على مكالمة

الاجتماعات الهجينة هي حيث يكون الهاتف على الطاولة أضعف. فالأصوات البعيدة تخرج من مكبّر صوت حاسوب، ويسمعها الهاتف من الدرجة الثانية.

إن كانت المكالمة تعمل في Chrome أو Edge على حاسوب في الغرفة، فسجّل على ذلك الحاسوب بالنسخة على الويب واختر “Both”. يعطيك تبويب المكالمة الأشخاص البعيدين مباشرةً، ويلتقط ميكروفون الحاسوب الغرفة. وينتهي الاثنان في تسجيل واحد يُفرَّغ معًا، بتسميات متحدثين تشمل الطرفين. وإن كانت المكالمة تعمل في تطبيق مثبت على Mac، فوضع الاجتماعات في Mac بالمصدر “You and the others” يفعل الشيء نفسه، دون التسميات. وتغطي تسجيل المكالمات دون بوت التفاصيل.

ما تحصل عليه بعد الاجتماع

يأتي التفريغ أولًا: كل مقطع بتسمية متحدث وختم زمني يمكنك النقر عليه لتسمع تلك اللحظة. وتُكتب الملاحظات منه. وهي في الاجتماع تبدأ بملخص قصير، ثم القرارات، والمهام مع صاحبها وموعدها حين نطق بهما أحد، والأسئلة المفتوحة ومسودة رسالة متابعة.

مثال كامل للمخرجات في صفحة ملاحظات الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي. ولا تحتوي الملاحظات إلا على ما قيل. إيماءة عبر الطاولة، أو قرار اتُّخذ على سبورة، أو حاضر لم يتكلم قط: لا شيء من ذلك في الصوت، فليس في الملاحظات أيضًا. اقرأها قبل أن ترسلها.

ولاستخراج النص، يصدّر تطبيق الهاتف PDF وTXT وSRT وVTT وJSON؛ وتنزّل النسخة على الويب TXT (مع الأكواد الزمنية وأسماء المتحدثين أو بدونها) وSRT وVTT، أو تنسخ الملاحظات. ويمكنك تصحيح نص التفريغ في تطبيق iPhone وAndroid؛ أما النسخة على الويب وتطبيقا Mac وiPad فلا يحرّرون النص بعد.

أين تسوء تسجيلات الغرف

يعمل فصل المتحدثين من الأصوات وحدها، والغرفة تجعله أصعب من المكالمة. توقّع أخطاء حين يتكلم اثنان معًا، وحين تلي إجابةً طويلة كلمة قصيرة مثل “agreed”، وحين يتشابه صوتان. ومن في طرف الطاولة الطويلة هو الأكثر عرضة لأن يُساء سماعه. وقد يكون التفريغ بلغة غير الإنجليزية أضعف؛ ويذكر اختبار الدقة لدينا معدل الخطأ المقاس لعشر لغات، على كلام نقي لا اجتماعات. وإن كان اجتماعك ينتقل بين لغات فراجع الاجتماعات بعدة لغات.

متى لا يناسبك SozAI

• لم يوافق أحد من في الغرفة على التسجيل.
• تحتاج إلى سجل معتمد حرفيًا لمحكمة أو لمجلس رسمي. يعطيك SozAI مسودة يراجعها شخص.
• الاجتماع استشارة سريرية. SozAI غير مصمَّم لسجلات المرضى؛ أما تطبيقنا الشقيق notavik فيُبقي الصوت على الجهاز.
• تريد التقاط كل اجتماع في تقويمك دون أن تضغط شيئًا. في مكالمات الفيديو يفعل ذلك بوت؛ وفي الغرف لا شيء يفعله.

أين يذهب التسجيل

تسافر التسجيلات عبر HTTPS وتُحفظ على خوادمنا في ألمانيا (Hetzner). والتعرّف على الكلام وملاحظات الذكاء الاصطناعي تشغّلهما جهات شريكة مسمّاة في قائمة المعالجين الفرعيين لدينا. احذف تسجيلًا أو حسابك كاملًا بنفسك في التطبيق أو على الويب؛ فيذهب الصوت وكل ما صُنع منه معه، وتُحفظ النسخ الاحتياطية المشفّرة لقاعدة البيانات حتى 12 شهرًا.