הערות מישיבה בחדר, שהוקלטה בטלפון שעל השולחן

התשובה הקצרה

לישיבה סביב שולחן, מקליטים עם המיקרופון של הטלפון או של המחשב הנייד: אפליקציית SozAI ב-iPhone או ב-Android, או הגרסה באינטרנט ב-web.sozai.app בכל דפדפן עדכני. SozAI מתמללת את ההקלטה בכל אחת מ-99 השפות, מסמנת כל קול (Speaker A, Speaker B), ואז כותבת הערות עם ההחלטות והמשימות. בוטים של ישיבות AI לא יכולים לעזור כאן, כי אין שיחה שהם יכולים להשתתף בה. 30 הדקות הראשונות בחינם, פעם אחת; אנשים שמדברים אחד על השני, ומי שיושב הכי רחוק מהמיקרופון, הם המקומות שבהם התמלול נכשל.

למה בוט לא יכול לרשום את ההערות האלה

בוטים לרישום הערות מקבלים את השמע שלהם בכניסה לשיחת וידאו כמשתתפים. בישיבה בחדר ישיבות, במשרד של לקוח או באתר בנייה אין שיחה להיכנס אליה, ולכן הבוט לא שומע כלום. הדרך היחידה לקבל ממנה הערות היא מיקרופון בחדר. זה המקרה ש-SozAI נבנתה סביבו: אתם מקליטים, וכל מה שאחרי ההקלטה נעשה בשבילכם.

זה גם אומר שהאנשים האחרים לא צריכים חשבון ולא שירות ישיבות מסוים. הם רק צריכים לדעת שמקליטים אותם.

עם מה להקליט

כל אלה נותנים לכם את אותו חשבון ואת אותה ספרייה אחר כך. הם נבדלים במה שקורה לדיבור.

לחדר, הבחירה שלנו היא הטלפון. הוא קטן מספיק כדי לשבת באמצע השולחן, והמיקרופון של מחשב נייד בדרך כלל נמצא מאחורי ההקלדה של בעליו. מצב הישיבה ב-Mac הוא יוצא הדופן: הוא מציג את הטקסט בזמן שאנשים מדברים והשמע אף פעם לא עוזב את ה-Mac, אבל אין בו תוויות דוברים, וזה הפסד אמיתי כשחמישה אנשים חולקים שולחן אחד. עמוד ה-Mac מסביר את המצב הזה במלואו.

מקליטים את הישיבה, צעד אחר צעד

1. לפני שמתחילים, אומרים שאתם מקליטים ולמה ההערות. עוצרים אם מישהו מתנגד.
2. מניחים את הטלפון שטוח באמצע השולחן, קרוב יותר לדוברים השקטים מאשר לקולני. טיפים על חדרים והנחה נמצאים בעמוד מקליט הישיבות.
3. לוחצים על הקלטה באפליקציה. בגרסה באינטרנט בוחרים "Microphone" כמקור השמע וקובעים את "Recording type" ל-"Meeting".
4. משאירים אותו בשקט עד הסוף. הרמת הטלפון מוסיפה רעש טיפול; התראה יכולה להפריע, ולכן מפעילים את מצב נא לא להפריע.
5. עוצרים את ההקלטה. היא מועלית, והקלטה בת שעה מתומללת בדרך כלל 1 עד 2 דקות אחרי שההעלאה מסתיימת.
6. בודקים את תוויות הדוברים ונותנים להן שמות. שינוי שמות עובד באפליקציית ה-iPhone וה-Android ובאינטרנט.

באינטרנט, כשמשנים שמות דוברים אחרי שההערות נוצרו, SozAI מציעה לבנות מחדש את ההערות עם השמות, כך שהמשימות אומרות "Dana" במקום "Speaker B".

ישיבה עם אנשים בחדר ואנשים בשיחה

ישיבות היברידיות הן המקום שבו טלפון על השולחן הוא החלש ביותר. הקולות מרחוק יוצאים מרמקול של מחשב נייד, והטלפון שומע אותם יד שנייה.

אם השיחה רצה ב-Chrome או ב-Edge במחשב נייד בחדר, מקליטים באותו מחשב עם הגרסה באינטרנט ובוחרים "Both". לשונית השיחה נותנת את האנשים מרחוק ישירות, והמיקרופון של המחשב קולט את החדר. שניהם מגיעים להקלטה אחת, מתומללים יחד, עם תוויות דוברים על פני השניים. אם השיחה רצה באפליקציית שולחן עבודה ב-Mac, מצב הישיבה ב-Mac עם "You and the others" עושה אותו דבר, פחות התוויות. הקלטת שיחות בלי בוט מכסה את הפרטים.

מה מקבלים אחרי הישיבה

התמלול בא ראשון: כל קטע עם תווית דובר וחותמת זמן שאפשר ללחוץ עליה כדי לשמוע את הרגע הזה. ההערות נכתבות ממנו. לישיבה הן נפתחות בסיכום קצר, ואז ההחלטות, משימות עם אחראי ותאריך יעד כשמישהו אמר אותם בקול, שאלות פתוחות וטיוטת מייל המשך.

דוגמה מלאה לפלט נמצאת בעמוד הערות הישיבה של ה-AI. ההערות יכולות להכיל רק את מה שנאמר. הנהון מעבר לשולחן, החלטה שהתקבלה על לוח, או המשתתף שאף פעם לא דיבר: שום דבר מזה לא בשמע, ולכן הוא לא בהערות. קראו אותן לפני ששולחים אותן.

כדי להוציא את הטקסט, אפליקציית הטלפון מייצאת PDF, TXT, SRT, VTT ו-JSON; הגרסה באינטרנט מורידה TXT (עם או בלי קודי זמן ושמות דוברים), SRT ו-VTT, או מעתיקה את ההערות. אפשר לתקן טקסט בתמלול באפליקציית ה-iPhone וה-Android; הגרסה באינטרנט ואפליקציות ה-Mac וה-iPad עדיין לא עורכות טקסט.

איפה הקלטות חדר משתבשות

הפרדת דוברים עובדת מהקולות בלבד, וחדר מקשה עליה יותר משיחה. צפו לטעויות כששני אנשים מדברים בו זמנית, כש"מסכים" קצר בא אחרי תשובה ארוכה, וכששני קולות דומים זה לזה. האדם בקצה הרחוק של שולחן ארוך הוא זה שהכי סביר ששומעים אותו לא נכון. תמלול בשפה שאינה אנגלית עשוי גם להיות חלש יותר; מבחן הדיוק שלנו מפרט את שיעור השגיאות שנמדד לעשר שפות, על דיבור נקי, לא על ישיבות. אם הישיבה שלכם מחליפה שפה, ראו ישיבות בכמה שפות.

מתי SozAI לא מתאימה

• מישהו בחדר לא הסכים שיקליטו אותו.
• אתם צריכים רשומה מאושרת מילה במילה לבית משפט או להנהלה רשמית. SozAI נותנת טיוטה שאדם עדיין בודק.
• הישיבה היא ייעוץ קליני. SozAI לא נבנתה לרשומות מטופלים; אפליקציית האחות שלנו notavik שומרת את השמע על המכשיר.
• אתם רוצים שכל ישיבה ביומן תילכד בלי ללחוץ על כלום. לשיחות וידאו בוט עושה את זה; לחדרים שום דבר לא עושה.

לאן ההקלטה הולכת

הקלטות עוברות ב-HTTPS ונשמרות בשרתים שלנו בגרמניה (Hetzner). זיהוי הדיבור וההערות של ה-AI מופעלים על ידי שותפים הנקראים בשמם ברשימת מעבדי המשנה שלנו. מוחקים הקלטה או את החשבון כולו בעצמכם באפליקציה או באינטרנט; השמע וכל מה שנוצר ממנו הולכים איתם, וגיבויים מוצפנים של מסד הנתונים נשמרים עד 12 חודשים.