Ghi chú từ cuộc họp trong phòng, ghi bằng điện thoại đặt trên bàn

Trả lời ngắn gọn

Với cuộc họp quanh một chiếc bàn, hãy ghi âm bằng micro của điện thoại hoặc laptop: ứng dụng SozAI trên iPhone hoặc Android, hoặc phiên bản web tại web.sozai.app trong bất kỳ trình duyệt hiện hành nào. SozAI chuyển bản ghi âm thành văn bản trong bất kỳ ngôn ngữ nào trong số 99 ngôn ngữ, gán nhãn cho từng giọng (Speaker A, Speaker B), rồi viết ghi chú với các quyết định và công việc. Bot họp AI không giúp được ở đây, vì không có cuộc gọi nào để chúng tham gia. 30 phút đầu tiên miễn phí, một lần; chỗ bản ghi văn bản dễ sai là khi mọi người nói chồng lên nhau và với người ngồi xa micro nhất.

Vì sao bot không thể ghi chú những cuộc họp này

Bot ghi chú lấy âm thanh bằng cách vào một cuộc gọi video như một người tham gia. Một cuộc họp trong phòng họp, tại văn phòng khách hàng hay trên công trường không có cuộc gọi nào để vào, nên bot không nghe thấy gì. Cách duy nhất để có ghi chú từ đó là một chiếc micro trong phòng. Đó chính là trường hợp SozAI được xây dựng quanh: bạn ghi âm, và mọi thứ sau đó đều được làm giúp bạn.

Điều đó cũng có nghĩa những người khác không cần tài khoản và không cần dịch vụ họp cụ thể nào. Họ chỉ cần biết là mình đang được ghi âm.

Ghi âm bằng gì

Tất cả những cách này đều cho bạn cùng một tài khoản và cùng một thư viện sau đó. Chúng khác nhau ở chỗ giọng nói được xử lý ra sao.

Với một căn phòng, lựa chọn của chúng tôi là điện thoại. Nó đủ nhỏ để đặt giữa bàn, còn micro của laptop thường nằm sau tiếng gõ phím của chủ nó. Chế độ Cuộc họp của Mac là trường hợp khác biệt: nó hiện văn bản trong lúc mọi người nói và âm thanh không bao giờ rời khỏi máy Mac, nhưng không có nhãn người nói, một thiệt thòi thật sự khi năm người ngồi chung một bàn. Trang về Mac giải thích chế độ này đầy đủ.

Ghi âm cuộc họp, từng bước

1. Trước khi bắt đầu, hãy nói rằng bạn đang ghi âm và ghi chú dùng để làm gì. Dừng lại nếu có người phản đối.
2. Đặt điện thoại phẳng ở giữa bàn, gần những người nói nhỏ hơn là người nói to. Mẹo về phòng và vị trí đặt nằm ở trang máy ghi âm cuộc họp.
3. Bấm ghi trong ứng dụng. Ở phiên bản web, chọn “Microphone” làm nguồn âm thanh và đặt “Recording type” thành “Meeting”.
4. Đừng đụng vào cho đến khi kết thúc. Cầm điện thoại lên gây thêm tiếng ồn; một thông báo có thể làm gián đoạn, nên hãy bật Không làm phiền.
5. Dừng ghi. Bản ghi được tải lên, và một bản ghi dài một giờ thường được chuyển thành văn bản 1 đến 2 phút sau khi tải lên xong.
6. Kiểm tra các nhãn người nói và đặt tên cho chúng. Đổi tên làm được trong ứng dụng iPhone và Android và trên web.

Trên web, khi bạn đổi tên người nói sau khi ghi chú đã được tạo, SozAI đề nghị dựng lại ghi chú với các tên đó, để các công việc ghi “Dana” thay vì “Speaker B”.

Cuộc họp có người trong phòng và người trong cuộc gọi

Cuộc họp kết hợp là nơi chiếc điện thoại trên bàn yếu nhất. Giọng của người ở xa phát ra từ loa laptop, và điện thoại nghe chúng qua tay thứ hai.

Nếu cuộc gọi chạy trong Chrome hoặc Edge trên laptop đặt trong phòng, hãy ghi âm trên chính laptop đó bằng phiên bản web và chọn “Both”. Tab cuộc gọi cho bạn trực tiếp những người ở xa, còn micro của laptop thu tiếng trong phòng. Cả hai vào chung một bản ghi, được chuyển thành văn bản cùng nhau, với nhãn người nói trải khắp hai nguồn. Nếu cuộc gọi chạy trong một ứng dụng máy tính trên Mac, chế độ Cuộc họp của Mac với “You and the others” cũng làm đúng như vậy, trừ nhãn người nói. Ghi âm cuộc gọi không cần bot trình bày chi tiết.

Bạn nhận được gì sau cuộc họp

Bản ghi văn bản đến trước: mỗi đoạn có nhãn người nói và một mốc thời gian bạn có thể bấm để nghe đúng khoảnh khắc đó. Ghi chú được viết từ đó. Với một cuộc họp, chúng mở đầu bằng một bản tóm tắt ngắn, rồi các quyết định, các công việc kèm người phụ trách và hạn nếu ai đó đã nói to, các câu hỏi còn mở và một bản nháp email theo dõi.

Một ví dụ đầy đủ về kết quả nằm ở trang ghi chú họp AI. Ghi chú chỉ có thể chứa những gì đã được nói. Một cái gật đầu qua bàn, một quyết định đưa ra trên bảng trắng, hay người dự họp chưa từng lên tiếng: những thứ đó không có trong âm thanh, nên cũng không có trong ghi chú. Hãy đọc chúng trước khi gửi.

Để lấy văn bản ra, ứng dụng điện thoại xuất PDF, TXT, SRT, VTT và JSON; phiên bản web tải xuống TXT (có hoặc không có mã thời gian và tên người nói), SRT và VTT, hoặc sao chép ghi chú. Bạn có thể sửa văn bản bản ghi trong ứng dụng iPhone và Android; phiên bản web cùng ứng dụng Mac và iPad chưa sửa được văn bản.

Bản ghi trong phòng hay sai ở đâu

Việc tách người nói chỉ dựa vào giọng, và một căn phòng khiến nó khó hơn một cuộc gọi. Hãy chờ đợi sai sót khi hai người nói cùng lúc, khi một tiếng “đồng ý” ngắn theo sau một câu trả lời dài, và khi hai giọng nghe giống nhau. Người ngồi ở đầu xa của chiếc bàn dài là người dễ bị nghe nhầm nhất. Bản ghi văn bản bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh cũng có thể yếu hơn; bài kiểm tra độ chính xác của chúng tôi liệt kê tỷ lệ lỗi đo được cho mười ngôn ngữ, trên giọng nói sạch chứ không phải cuộc họp. Nếu cuộc họp của bạn đổi ngôn ngữ qua lại, xem cuộc họp bằng nhiều ngôn ngữ.

Khi nào SozAI không phù hợp

• Có người trong phòng chưa đồng ý được ghi âm.
• Bạn cần bản ghi nguyên văn có chứng thực cho tòa án hoặc một hội đồng chính thức. SozAI cho bạn một bản nháp mà con người vẫn phải kiểm tra.
• Cuộc họp là một buổi khám lâm sàng. SozAI không được xây dựng cho hồ sơ bệnh nhân; ứng dụng chị em của chúng tôi notavik giữ âm thanh trên thiết bị.
• Bạn muốn ghi lại mọi cuộc họp trong lịch mà không phải bấm gì. Với cuộc gọi video, bot làm được điều đó; với họp trong phòng thì không có gì làm được.

Bản ghi âm đi đâu

Bản ghi âm đi qua HTTPS và được lưu trên máy chủ của chúng tôi tại Đức (Hetzner). Nhận dạng giọng nói và ghi chú AI do các đối tác nêu tên trong danh sách bên xử lý phụ của chúng tôi thực hiện. Bạn tự xóa một bản ghi âm hoặc cả tài khoản trong ứng dụng hoặc trên web; âm thanh và mọi thứ được tạo từ nó đi cùng, và các bản sao lưu cơ sở dữ liệu đã mã hóa được giữ tối đa 12 tháng.