Notatki ze spotkania w sali, nagranego telefonem leżącym na stole

Krótka odpowiedź

Spotkanie przy stole nagraj mikrofonem telefonu lub laptopa: w aplikacji SozAI na iPhonie albo Androidzie, albo w wersji webowej na web.sozai.app w dowolnej aktualnej przeglądarce. SozAI transkrybuje nagranie w jednym z 99 języków, podpisuje każdy głos (Speaker A, Speaker B), a potem pisze notatki z decyzjami i zadaniami. Boty do spotkań nic tu nie pomogą, bo nie ma rozmowy, do której mogłyby dołączyć. Pierwsze 30 minut jest za darmo, jednorazowo; transkrypcja traci na jakości, gdy ludzie mówią jeden przez drugiego i gdy ktoś siedzi daleko od mikrofonu.

Dlaczego bot nie zrobi takich notatek

Boty do notatek dostają dźwięk, wchodząc do rozmowy wideo jako uczestnik. Spotkanie w sali konferencyjnej, w biurze klienta albo na budowie nie ma rozmowy, do której można wejść, więc bot niczego nie słyszy. Jedyny sposób, żeby dostać z niego notatki, to mikrofon w sali. Na taki przypadek SozAI został zbudowany: Ty nagrywasz, a wszystko po nagraniu dzieje się samo.

Oznacza to też, że pozostałe osoby nie potrzebują konta ani żadnego konkretnego komunikatora. Muszą tylko wiedzieć, że są nagrywane.

Czym nagrywać

Każda z tych opcji daje potem to samo konto i tę samą bibliotekę. Różnią się tym, co dzieje się z mową.

Do sali polecamy telefon. Jest na tyle mały, że zmieści się na środku stołu, a mikrofon laptopa zwykle jest za jego właścicielem i jego stukaniem w klawiaturę. Tryb spotkania na Macu to wyjątek: pokazuje tekst na bieżąco, a dźwięk nigdy nie opuszcza Maca, ale nie ma etykiet mówców, co boli, gdy przy stole siedzi pięć osób. Ten tryb opisujemy w całości na stronie o Macu.

Nagrywanie spotkania krok po kroku

1. Zanim zaczniesz, powiedz, że nagrywasz i do czego posłużą notatki. Przerwij, jeśli ktoś się sprzeciwi.
2. Połóż telefon płasko na środku stołu, bliżej cichych mówców niż tego głośnego. Wskazówki o salach i ustawieniu są na stronie rejestratora spotkań.
3. Naciśnij nagrywanie w aplikacji. W wersji webowej wybierz jako źródło dźwięku „Microphone”, a „Recording type” ustaw na „Meeting”.
4. Nie ruszaj telefonu do końca. Podnoszenie go dodaje szumy, a powiadomienie może przerwać nagranie, więc włącz tryb Nie przeszkadzać.
5. Zatrzymaj nagranie. Zostanie przesłane, a transkrypcja godzinnego nagrania zwykle gotowa jest 1–2 minuty po zakończeniu przesyłania.
6. Sprawdź etykiety mówców i nadaj im imiona. Zmiana nazw działa w aplikacji na iPhone’a i Androida oraz w wersji webowej.

W wersji webowej, jeśli zmienisz nazwy mówców po powstaniu notatek, SozAI zaproponuje odbudowanie notatek z imionami, żeby zadania miały przy sobie „Dana”, a nie „Speaker B”.

Spotkanie, w którym część osób jest w sali, a część na rozmowie

Spotkania hybrydowe to miejsce, w którym telefon na stole radzi sobie najsłabiej. Głosy zdalnych uczestników wychodzą z głośnika laptopa, a telefon słyszy je z drugiej ręki.

Jeśli rozmowa toczy się w Chrome lub Edge na laptopie stojącym w sali, nagrywaj na tym laptopie wersją webową i wybierz „Both”. Karta z rozmową daje zdalne osoby bezpośrednio, a mikrofon laptopa łapie salę. Jedno i drugie trafia do jednego nagrania, transkrybowanego razem, z etykietami mówców w obu częściach. Jeśli rozmowa działa w aplikacji desktopowej na Macu, to samo robi tryb spotkania na Macu ze źródłem „You and the others”, tylko bez etykiet. Szczegóły są w tekście nagrywanie rozmów bez bota.

Co dostajesz po spotkaniu

Najpierw transkrypcja: każdy fragment z etykietą mówcy i znacznikiem czasu, który możesz kliknąć, żeby usłyszeć tę chwilę. Notatki powstają na jej podstawie. Dla spotkania zaczynają się od krótkiego podsumowania, potem idą decyzje, zadania z osobą odpowiedzialną i terminem, jeśli ktoś go wypowiedział na głos, otwarte pytania oraz szkic e-maila z podsumowaniem.

Pełny przykład wyniku znajdziesz na stronie notatek AI ze spotkań. W notatkach może być tylko to, co padło. Kiwnięcie głową przez stół, decyzja podjęta na tablicy albo uczestnik, który się nie odezwał: nic z tego nie ma w nagraniu, więc nie ma też w notatkach. Przeczytaj je, zanim je wyślesz.

Żeby wyciągnąć tekst, aplikacja na telefon eksportuje PDF, TXT, SRT, VTT i JSON; wersja webowa pobiera TXT (ze znacznikami czasu i nazwami mówców lub bez), SRT i VTT albo kopiuje notatki. Tekst transkrypcji poprawisz w aplikacji na iPhone’a i Androida; wersja webowa oraz aplikacje na Maca i iPada jeszcze nie edytują tekstu.

Gdzie nagrania z sali zawodzą

Rozdzielanie mówców opiera się wyłącznie na głosach, a sala utrudnia to bardziej niż rozmowa. Spodziewaj się błędów, gdy dwie osoby mówią naraz, gdy krótkie „zgoda” pada po długiej wypowiedzi i gdy dwa głosy brzmią podobnie. Najłatwiej przesłyszeć osobę na drugim końcu długiego stołu. Transkrypcja w języku innym niż angielski może też wypaść słabiej; nasz test dokładności podaje zmierzony odsetek błędów dla dziesięciu języków, na czystej mowie, nie na spotkaniach. Jeśli na spotkaniu zmienia się język, zobacz spotkania w kilku językach.

Kiedy SozAI się nie sprawdzi

• Ktoś w sali nie zgodził się na nagrywanie.
• Potrzebujesz poświadczonego zapisu słowo w słowo dla sądu albo formalnego zarządu. SozAI daje szkic, który człowiek nadal sprawdza.
• Spotkanie to konsultacja kliniczna. SozAI nie jest zbudowany do dokumentacji pacjentów; nasza siostrzana aplikacja notavik trzyma dźwięk na urządzeniu.
• Chcesz, żeby każde spotkanie z kalendarza było zapisane bez naciskania czegokolwiek. Przy rozmowach wideo robi to bot; przy salach nie robi tego nic.

Dokąd trafia nagranie

Nagrania podróżują przez HTTPS i są przechowywane na naszych serwerach w Niemczech (Hetzner). Rozpoznawanie mowy i notatki AI obsługują partnerzy wymienieni na naszej liście podmiotów przetwarzających. Nagranie lub całe konto usuniesz sam w aplikacji albo w wersji webowej; razem z nimi znika dźwięk i wszystko, co z niego powstało, a zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych są trzymane do 12 miesięcy.