Anteckningar från ett möte i ett rum, inspelat med telefonen på bordet

Det korta svaret

Ett möte runt ett bord spelar du in med mikrofonen i en telefon eller laptop: SozAI-appen på iPhone eller Android, eller webbversionen på web.sozai.app i valfri aktuell webbläsare. SozAI transkriberar inspelningen på något av 99 språk, märker ut varje röst (Speaker A, Speaker B) och skriver sedan anteckningar med besluten och uppgifterna. AI-mötesbotar kan inte hjälpa här, eftersom det inte finns något samtal för dem att gå med i. De första 30 minuterna är gratis, en gång; det är när folk pratar i mun på varandra, och för den som sitter längst från mikrofonen, som transkriptionen går fel.

Varför en bot inte kan föra de här anteckningarna

Anteckningsbotar får sitt ljud genom att gå in i ett videosamtal som deltagare. Ett möte i ett konferensrum, på en kunds kontor eller på en byggplats har inget samtal att gå in i, så boten hör ingenting. Det enda sättet att få anteckningar från det är en mikrofon i rummet. Det är det fallet SozAI byggdes kring: du spelar in, och allt efter inspelningen görs åt dig.

Det betyder också att de andra inte behöver något konto eller någon särskild mötestjänst. De behöver bara veta att de spelas in.

Vad du spelar in med

Alla de här ger dig samma konto och samma bibliotek efteråt. De skiljer sig i vad som händer med talet.

För ett rum är vårt val telefonen. Den är liten nog att ligga mitt på bordet, och en laptops mikrofon sitter oftast bakom ägarens tangentbordsknaster. Macens mötesläge är undantaget: det visar texten medan folk pratar och ljudet lämnar aldrig Macen, men det har inga talaretiketter, vilket är en verklig förlust när fem personer delar ett bord. Mac-sidan förklarar det läget i sin helhet.

Spela in mötet, steg för steg

1. Innan du börjar: säg att du spelar in och vad anteckningarna ska användas till. Avbryt om någon invänder.
2. Lägg telefonen platt mitt på bordet, närmare de tysta talarna än den högljudde. Tips om rum och placering finns på sidan om mötesinspelare.
3. Tryck på spela in i appen. I webbversionen väljer du ”Microphone” som ljudkälla och ställer in ”Recording type” på ”Meeting”.
4. Rör den inte förrän mötet är slut. Att ta upp telefonen ger hanteringsljud; en avisering kan avbryta, så slå på Stör ej.
5. Stoppa inspelningen. Den laddas upp, och en timslång inspelning är oftast transkriberad 1 till 2 minuter efter att uppladdningen är klar.
6. Kontrollera talaretiketterna och ge dem namn. Namnbyte fungerar i appen för iPhone och Android och på webben.

När du på webben byter namn på talare efter att anteckningarna gjorts erbjuder SozAI att bygga om anteckningarna med namnen, så att uppgifterna säger ”Dana” i stället för ”Speaker B”.

Ett möte med folk i rummet och folk i ett samtal

Hybridmöten är där en telefon på bordet är som svagast. De som deltar på distans kommer ur en laptophögtalare, och telefonen hör dem i andra hand.

Om samtalet körs i Chrome eller Edge på en laptop i rummet spelar du in på den laptopen med webbversionen och väljer ”Both”. Samtalets flik ger dig dem som deltar på distans direkt, och laptopens mikrofon fångar rummet. Båda hamnar i en inspelning som transkriberas tillsammans, med talaretiketter över de två. Om samtalet körs i en skrivbordsapp på en Mac gör Macens mötesläge med ”You and the others” samma sak, minus etiketterna. Att spela in samtal utan bot går igenom detaljerna.

Det du får efter mötet

Transkriptionen kommer först: varje passage med en talaretikett och en tidsstämpel som du kan klicka på för att höra just det ögonblicket. Anteckningarna skrivs utifrån den. För ett möte inleds de med en kort sammanfattning, sedan besluten, uppgifter med en ansvarig och, när någon sa det högt, ett förfallodatum, öppna frågor och ett utkast till uppföljningsmejl.

Ett fullständigt exempel på utdatan finns på sidan om AI-mötesanteckningar. Anteckningarna kan bara innehålla det som sades. En nick tvärs över bordet, ett beslut som fattats på en whiteboard eller deltagaren som aldrig yttrade sig: inget av det finns i ljudet, så det finns inte heller i anteckningarna. Läs dem innan du skickar dem.

För att få ut texten exporterar telefonappen PDF, TXT, SRT, VTT och JSON; webbversionen laddar ner TXT (med eller utan tidskoder och talarnamn), SRT och VTT, eller kopierar anteckningarna. Du kan rätta transkriptionens text i appen för iPhone och Android; webbversionen och apparna för Mac och iPad kan inte redigera text än.

Där rumsinspelningar går fel

Talarseparationen utgår bara från rösterna, och ett rum gör det svårare än ett samtal. Räkna med fel när två personer pratar samtidigt, när ett kort ”agreed” följer på ett långt svar och när två röster låter lika. Den som sitter i änden av ett långt bord är den som oftast hörs fel. En transkription på ett annat språk än engelska kan också vara svagare; vårt noggrannhetstest redovisar den uppmätta felfrekvensen för tio språk, på ren tal, inte på möten. Om ditt möte byter språk, se möten på flera språk.

När SozAI inte passar

• Någon i rummet har inte gått med på att bli inspelad.
• Du behöver ett bestyrkt ordagrant protokoll för en domstol eller en formell styrelse. SozAI ger dig ett utkast som en person ändå kontrollerar.
• Mötet är en klinisk konsultation. SozAI är inte byggt för patientjournaler; vår systerapp notavik håller ljudet kvar på enheten.
• Du vill att varje möte i din kalender ska fångas utan att trycka på något. För videosamtal gör en bot det; för rum gör inget det.

Vart inspelningen tar vägen

Inspelningar skickas över HTTPS och lagras på våra servrar i Tyskland (Hetzner). Taligenkänningen och AI-anteckningarna körs av partner som namnges i vår lista över underbiträden. Du raderar själv en inspelning eller hela ditt konto i appen eller på webben; ljudet och allt som gjorts av det försvinner med den, och krypterade databassäkerhetskopior behålls i upp till 12 månader.