Notas de uma reunião numa sala, gravada com o celular sobre a mesa

A resposta curta

Para uma reunião ao redor de uma mesa, grave com o microfone de um celular ou notebook: o app SozAI no iPhone ou no Android, ou a versão web em web.sozai.app em qualquer navegador atual. O SozAI transcreve a gravação em qualquer um dos 99 idiomas, rotula cada voz (Falante A, Falante B) e depois escreve notas com as decisões e as tarefas. Bots de reunião com IA não ajudam aqui, porque não há chamada em que eles possam entrar. Os primeiros 30 minutos são gratuitos, uma única vez; pessoas falando ao mesmo tempo e quem se senta mais longe do microfone são onde a transcrição tropeça.

Por que um bot não consegue fazer estas notas

Os bots de anotação obtêm o áudio entrando numa videochamada como participantes. Uma reunião numa sala de conferência, no escritório de um cliente ou num canteiro de obras não tem chamada em que entrar, então o bot não ouve nada. A única forma de ter notas dela é um microfone na sala. É o caso em torno do qual o SozAI foi construído: você grava, e tudo o que vem depois da gravação é feito por você.

Isso também significa que as outras pessoas não precisam de conta nem de um serviço de reunião específico. Só precisam saber que estão sendo gravadas.

Com o que gravar

Todas estas opções dão a mesma conta e a mesma biblioteca depois. Elas diferem no que acontece com a fala.

Para uma sala, a nossa escolha é o celular. Ele é pequeno o bastante para ficar no meio da mesa, e o microfone de um notebook costuma ficar atrás da digitação do dono. O modo Reunião do Mac é o caso à parte: mostra o texto enquanto as pessoas falam e o áudio nunca sai do Mac, mas não tem rótulos de falante, o que é uma perda real quando cinco pessoas dividem uma mesa. A página do Mac explica esse modo por inteiro.

Gravar a reunião, passo a passo

1. Antes de começar, diga que você está gravando e para que servem as notas. Pare se alguém se opuser.
2. Coloque o celular deitado no meio da mesa, mais perto de quem fala baixo do que de quem fala alto. Dicas sobre salas e posicionamento estão na página do gravador de reuniões.
3. Aperte gravar no app. Na versão web, escolha “Microfone” como fonte de áudio e defina “Tipo de gravação” como “Reunião”.
4. Deixe-o em paz até o fim. Pegar o celular na mão gera ruído de manuseio; uma notificação pode interromper, então ative o modo Não Perturbe.
5. Pare a gravação. Ela é enviada, e uma gravação de uma hora costuma ser transcrita de 1 a 2 minutos depois que o envio termina.
6. Confira os rótulos de falante e dê nomes a eles. Renomear funciona no app para iPhone e Android e na web.

Na web, quando você renomeia falantes depois que as notas foram feitas, o SozAI se oferece para refazer as notas com os nomes, de modo que as tarefas digam “Dana” em vez de “Falante B”.

Uma reunião com pessoas na sala e pessoas numa chamada

As reuniões híbridas são onde um celular sobre a mesa é mais fraco. As vozes remotas saem do alto-falante de um notebook, e o celular as ouve de segunda mão.

Se a chamada roda no Chrome ou no Edge num notebook na sala, grave nesse notebook com a versão web e escolha “Ambos”. A aba da chamada traz os participantes remotos diretamente, e o microfone do notebook capta a sala. Os dois acabam numa única gravação, transcrita junta, com rótulos de falante entre as duas partes. Se a chamada roda num app instalado no Mac, o modo Reunião do Mac com “You and the others” faz o mesmo, sem os rótulos. Gravar chamadas sem bot traz os detalhes.

O que você recebe depois da reunião

A transcrição vem primeiro: cada trecho com um rótulo de falante e uma marcação de tempo em que você pode clicar para ouvir aquele momento. As notas são escritas a partir dela. Numa reunião, elas abrem com um resumo curto, seguido das decisões, das tarefas com responsável e prazo quando alguém os disse em voz alta, das perguntas em aberto e de um rascunho de e-mail de acompanhamento.

Um exemplo completo do resultado está na página de notas de reunião com IA. As notas só podem conter o que foi dito. Um aceno de cabeça do outro lado da mesa, uma decisão tomada na lousa ou o participante que nunca falou: nada disso está no áudio, então também não está nas notas. Leia-as antes de enviar.

Para tirar o texto, o app para celular exporta PDF, TXT, SRT, VTT e JSON; a versão web baixa TXT (com ou sem timecodes e nomes de falantes), SRT e VTT, ou copia as notas. Você pode corrigir o texto da transcrição no app para iPhone e Android; a versão web e os apps para Mac e iPad ainda não editam texto.

Onde as gravações de sala dão errado

A separação de falantes funciona só a partir das vozes, e uma sala a torna mais difícil que uma chamada. Espere erros quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, quando um “concordo” curto vem depois de uma resposta longa e quando duas vozes soam parecidas. A pessoa na ponta de uma mesa comprida é a mais propensa a ser ouvida errado. Uma transcrição em outro idioma que não o inglês também pode ser mais fraca; o nosso teste de precisão lista a taxa de erro medida para dez idiomas, em fala limpa, não em reuniões. Se a sua reunião troca de idioma, veja reuniões em vários idiomas.

Quando o SozAI não serve

• Alguém na sala não concordou em ser gravado.
• Você precisa de um registro literal certificado para um tribunal ou um conselho formal. O SozAI entrega um rascunho que uma pessoa ainda confere.
• A reunião é uma consulta clínica. O SozAI não foi feito para prontuários; o nosso app irmão notavik mantém o áudio no dispositivo.
• Você quer todas as reuniões da agenda capturadas sem apertar nada. Para videochamadas, um bot faz isso; para salas, nada faz.

Para onde vai a gravação

As gravações trafegam por HTTPS e ficam armazenadas em nossos servidores na Alemanha (Hetzner). O reconhecimento de fala e as notas de IA são executados por parceiros citados na nossa lista de subprocessadores. Exclua uma gravação ou a conta inteira por conta própria no app ou na web; o áudio e tudo o que foi gerado a partir dele vão junto, e os backups criptografados do banco de dados são mantidos por até 12 meses.