会議室での会議を、テーブルの上のスマートフォンで録音してノートに

要点

テーブルを囲む会議は、スマートフォンかノートPCのマイクで録音します。iPhoneまたはAndroidのSozAIアプリでも、最新のブラウザならどれでも使えるweb.sozai.appのWeb版でも構いません。SozAIは99言語のどれでも録音を文字起こしし、声ごとにラベル(Speaker A、Speaker B)を付け、決定事項とタスクを書き出したノートを作ります。参加する通話がないので、AI会議ボットはここでは役に立ちません。最初の30分は一度だけ無料です。文字起こしが崩れやすいのは、人の声が重なるときと、マイクから最も遠い席の人の声です。

ボットがこのノートを取れない理由

ボット型のノートツールは、ビデオ通話に参加者として入ることで音声を得ます。会議室や取引先のオフィス、工事現場での会議には入るべき通話がなく、ボットには何も聞こえません。そこからノートを得る方法は、その場のマイクしかありません。SozAIが想定しているのはまさにこの場面で、録音さえすれば、それ以降はすべてお任せいただけます。

同席者にアカウントも特定の会議サービスも要らないということでもあります。録音されていると知ってもらうだけで足ります。

何で録音するか

どの方法でも、あとで使うアカウントもライブラリも同じです。違うのは、音声がどう扱われるかです。

会議室ではスマートフォンをおすすめします。テーブルの真ん中に置けるほど小さく、ノートPCのマイクは多くの場合、持ち主のタイピング音の陰になるからです。Macの会議モードは例外です。話している間にテキストが表示され、音声はMacの外に出ませんが、話者ラベルがありません。五人が同じテーブルを囲む場面では、これは大きな欠点です。このモードの詳細はMac版のページにあります。

会議を録音する手順

1. 始める前に、録音していることと、ノートの用途を伝えます。異議が出たら中止します。
2. スマートフォンはテーブルの真ん中に平らに置きます。声の大きい人より、声の小さい人の近くに寄せてください。部屋や置き場所のコツは会議レコーダーのページにあります。
3. アプリで録音を押します。Web版では、音声ソースに「Microphone」を選び、「Recording type」を「Meeting」にします。
4. 終わるまで触らずにおきます。スマートフォンを持ち上げると取り扱いノイズが入り、通知で録音が途切れることもあるので、おやすみモードをオンにしてください。
5. 録音を止めます。アップロードされ、一時間の録音ならアップロード完了の1〜2分後に文字起こしができるのが一般的です。
6. 話者ラベルを確認して名前を付けます。名前の変更はiPhone・AndroidアプリとWebで使えます。

Webでは、ノートを作ったあとに話者の名前を変えると、SozAIが名前入りでノートを作り直すかどうかを尋ねます。これで、タスクが「Speaker B」ではなく「Dana」になります。

会議室の人と通話の相手が混在する会議

ハイブリッド会議は、テーブルに置いたスマートフォンが最も苦手とする場面です。リモート参加者の声はノートPCのスピーカーから出るので、スマートフォンには間接的にしか届きません。

通話が会議室のノートPCのChromeまたはEdgeで動いているなら、そのノートPCでWeb版を使い、「Both」を選んで録音してください。通話のタブからリモート参加者の声を直接取り込み、ノートPCのマイクが会議室の声を拾います。どちらも一つの録音にまとまり、一緒に文字起こしされて、両方にわたって話者ラベルが付きます。通話がMacのデスクトップアプリで動いているなら、Macの会議モードの「You and the others」で同じことができます。ただしラベルは付きません。詳細はボットなしで通話を録音するをご覧ください。

会議のあとに得られるもの

まず文字起こしです。すべての発言に話者ラベルとタイムスタンプが付き、タイムスタンプをクリックするとその箇所の音声を聞けます。ノートはそこから作られます。会議の場合、ノートは短い要約で始まり、続いて決定事項、担当者付きのタスク(期限が口頭で述べられた場合は期限も)、未解決の質問、フォローアップメールの下書きが並びます。

出力の完全な例はAI議事録のページにあります。ノートに入るのは、口に出された内容だけです。テーブル越しのうなずきも、ホワイトボードで決まったことも、一度も発言しなかった出席者も、音声には残らないので、ノートにも載りません。送る前に必ず読んでください。

テキストを書き出すには、スマートフォンアプリならPDF、TXT、SRT、VTT、JSONが使えます。Web版ではTXT(タイムコードと話者名の有無を選べます)、SRT、VTTをダウンロードでき、ノートのコピーもできます。文字起こしのテキストを修正できるのはiPhoneとAndroidのアプリです。Web版とMac・iPadアプリでは、まだテキストを編集できません。

会議室の録音でうまくいかない点

話者の分離は声だけを手がかりにしており、会議室は通話より難しい条件です。二人が同時に話すとき、長い答えのあとに短い「賛成です」が続くとき、似た声が二つあるときは、間違いが出ると考えてください。長いテーブルの端にいる人の声は、最も聞き間違えられやすくなります。英語以外の言語では、文字起こしの精度が下がることもあります。精度テストには、十言語の実測の誤り率が載っていますが、これは会議ではなく、クリアな音声での数値です。会議の途中で言語が切り替わる場合は、複数言語の会議をご覧ください。

SozAIが向かない場合

• 同席者の誰かが、録音に同意していない。
• 裁判所や正式な理事会向けに、認証された一言一句の記録が必要。SozAIが出すのは下書きで、人が確認する必要があります。
• 会議が診察である。SozAIは患者記録向けに作られていません。姉妹アプリのnotavikは、音声を端末内に残します。
• 何も押さなくても、カレンダーのすべての会議を取り込んでほしい。ビデオ通話ならボットがそれをしますが、会議室ではどのツールにもできません。

録音の行き先

録音はHTTPSで送信され、ドイツ(Hetzner)にある当社のサーバーに保存されます。音声認識とAIノートは、サブプロセッサー一覧に記載のパートナーが処理します。録音やアカウント全体は、アプリまたはWebでご自身で削除できます。音声とそこから作られたものがすべて消え、暗号化されたデータベースのバックアップは最長12か月保持されます。