Notes d'une réunion dans une salle, enregistrée sur le téléphone posé sur la table

La réponse courte

Pour une réunion autour d'une table, enregistrez-la avec le micro d'un téléphone ou d'un ordinateur portable : l'app SozAI sur iPhone ou Android, ou la version web sur web.sozai.app dans n'importe quel navigateur récent. SozAI transcrit l'enregistrement dans l'une des 99 langues, étiquette chaque voix (Intervenant A, Intervenant B), puis rédige des notes avec les décisions et les tâches. Les bots de réunion par IA ne servent à rien ici, puisqu'il n'y a aucun appel à rejoindre. Les 30 premières minutes sont gratuites, une seule fois ; la transcription se trompe surtout quand les gens se coupent la parole et pour celui qui est assis le plus loin du micro.

Pourquoi un bot ne peut pas prendre ces notes

Les bots de prise de notes obtiennent leur audio en entrant dans un appel vidéo comme participant. Une réunion dans une salle de conférence, dans les bureaux d'un client ou sur un chantier n'a aucun appel où entrer : le bot n'entend rien. La seule façon d'en tirer des notes est un micro dans la salle. C'est le cas pour lequel SozAI a été conçu : vous enregistrez, et tout ce qui suit l'enregistrement est fait pour vous.

Cela signifie aussi que les autres personnes n'ont besoin ni de compte ni d'un service de réunion particulier. Elles doivent seulement savoir qu'elles sont enregistrées.

Avec quoi enregistrer

Tous ces appareils vous donnent ensuite le même compte et la même bibliothèque. Ils diffèrent par ce qui arrive à la parole.

Pour une salle, nous choisissons le téléphone. Il est assez petit pour se poser au milieu de la table, alors que le micro d'un ordinateur portable est généralement derrière les frappes de son propriétaire. Le mode Réunion du Mac fait figure d'exception : il affiche le texte pendant que les gens parlent et l'audio ne quitte jamais le Mac, mais il n'a pas d'étiquettes d'intervenants, ce qui est une vraie perte quand cinq personnes partagent une table. La page du Mac explique ce mode en détail.

Enregistrer la réunion, pas à pas

1. Avant de commencer, dites que vous enregistrez et à quoi serviront les notes. Arrêtez si quelqu'un s'y oppose.
2. Posez le téléphone à plat au milieu de la table, plus près des personnes qui parlent doucement que de celle qui parle fort. Des conseils sur les salles et le placement figurent sur la page de l'enregistreur de réunion.
3. Appuyez sur enregistrer dans l'app. Dans la version web, choisissez « Micro » comme source audio et réglez « Type d’enregistrement » sur « Réunion ».
4. Ne touchez plus à rien jusqu'à la fin. Prendre le téléphone ajoute du bruit de manipulation ; une notification peut l'interrompre, activez donc le mode Ne pas déranger.
5. Arrêtez l'enregistrement. Il est envoyé, et un enregistrement d'une heure est en général transcrit 1 à 2 minutes après la fin de l'envoi.
6. Vérifiez les étiquettes d'intervenants et donnez-leur des noms. Le renommage fonctionne dans l'app iPhone et Android et sur le web.

Sur le web, quand vous renommez les intervenants après la création des notes, SozAI propose de refaire les notes avec les noms, pour que les tâches disent « Dana » plutôt que « Intervenant B ».

Une réunion avec des personnes dans la salle et d'autres en ligne

Les réunions hybrides sont le point faible d'un téléphone posé sur la table. Les voix à distance sortent du haut-parleur d'un ordinateur, et le téléphone les entend de seconde main.

Si l'appel tourne dans Chrome ou Edge sur un ordinateur portable dans la salle, enregistrez sur cet ordinateur avec la version web et choisissez « Les deux ». L'onglet de l'appel vous donne directement les personnes à distance, et le micro de l'ordinateur capte la salle. Les deux aboutissent dans un seul enregistrement, transcrit ensemble, avec des étiquettes d'intervenants pour l'ensemble. Si l'appel tourne dans une application de bureau sur un Mac, le mode Réunion du Mac avec « Vous et les autres » fait la même chose, sans les étiquettes. Enregistrer des appels sans bot en détaille les modalités.

Ce que vous obtenez après la réunion

La transcription vient d'abord : chaque passage avec une étiquette d'intervenant et un horodatage sur lequel on peut cliquer pour réécouter ce moment. Les notes sont rédigées à partir d'elle. Pour une réunion, elles s'ouvrent sur un court résumé, puis les décisions, les tâches avec un responsable et une échéance quand quelqu'un en a donné une à voix haute, les questions ouvertes et un brouillon d'e-mail de suivi.

Un exemple complet du résultat est sur la page des comptes rendus de réunion par IA. Les notes ne peuvent contenir que ce qui a été dit. Un hochement de tête à travers la table, une décision prise sur un tableau blanc ou un participant qui n'a jamais parlé : rien de cela n'est dans l'audio, donc rien non plus dans les notes. Relisez-les avant de les envoyer.

Pour sortir le texte, l'app mobile exporte en PDF, TXT, SRT, VTT et JSON ; la version web télécharge du TXT (avec ou sans codes temporels et noms des intervenants), du SRT et du VTT, ou copie les notes. Vous pouvez corriger le texte de la transcription dans l'app iPhone et Android ; la version web et les apps Mac et iPad ne modifient pas encore le texte.

Où les enregistrements de salle se trompent

La séparation des intervenants se fait à partir des seules voix, et une salle la rend plus difficile qu'un appel. Attendez-vous à des erreurs quand deux personnes parlent en même temps, quand un bref « d'accord » suit une longue réponse, et quand deux voix se ressemblent. La personne au bout d'une longue table est celle que l'on entend le plus mal. Une transcription dans une langue autre que l'anglais peut aussi être plus faible ; notre test de précision donne le taux d'erreur mesuré pour dix langues, sur une parole propre, pas sur des réunions. Si votre réunion change de langue, voyez les réunions en plusieurs langues.

Quand SozAI ne convient pas

• Quelqu'un dans la salle n'a pas accepté d'être enregistré.
• Vous avez besoin d'un compte rendu mot à mot certifié pour un tribunal ou une instance formelle. SozAI vous donne un brouillon qu'une personne vérifie encore.
• La réunion est une consultation clinique. SozAI n'est pas conçu pour les dossiers de patients ; notre app sœur notavik garde l'audio sur l'appareil.
• Vous voulez que chaque réunion de votre agenda soit captée sans rien déclencher. Pour les appels vidéo, un bot le fait ; pour les salles, rien ne le fait.

Où va l'enregistrement

Les enregistrements transitent en HTTPS et sont stockés sur nos serveurs en Allemagne (Hetzner). La reconnaissance vocale et les notes d'IA sont assurées par des partenaires nommés dans notre liste des sous-traitants ultérieurs. Supprimez vous-même un enregistrement ou tout votre compte dans l'app ou sur le web ; l'audio et tout ce qui en a été tiré partent avec, et les sauvegardes chiffrées de la base sont conservées jusqu'à 12 mois.