Noter fra et møde i et lokale, optaget på telefonen på bordet

Det korte svar

Et møde omkring et bord optager du med mikrofonen på en telefon eller computer: SozAI-appen på iPhone eller Android eller webversionen på web.sozai.app i en hvilken som helst nuværende browser. SozAI transskriberer optagelsen på et af 99 sprog, markerer hver stemme (Taler A, Taler B) og skriver derefter noter med beslutningerne og opgaverne. AI-mødebots kan ikke hjælpe her, for der er intet opkald, de kan deltage i. De første 30 minutter er gratis, én gang; det er, når folk taler i munden på hinanden, og hos den, der sidder længst fra mikrofonen, at transskriptionen går galt.

Hvorfor en bot ikke kan tage disse noter

Bots til notetagning får deres lyd ved at gå ind i et videoopkald som deltager. Et møde i et mødelokale, på en kundes kontor eller på en byggeplads har intet opkald at gå ind i, så botten hører ingenting. Den eneste vej til noter er en mikrofon i lokalet. Det er den situation, SozAI er bygget til: du optager, og alt efter optagelsen klares for dig.

Det betyder også, at de andre ikke behøver en konto eller en bestemt mødetjeneste. De skal blot vide, at de bliver optaget.

Hvad du kan optage med

Alle disse giver dig bagefter den samme konto og det samme bibliotek. Forskellen er, hvad der sker med talen.

Til et lokale er vores valg telefonen. Den er lille nok til at ligge midt på bordet, mens en computers mikrofon som regel sidder bag ejerens tastetryk. Mac'ens mødetilstand er undtagelsen: den viser teksten, mens folk taler, og lyden forlader aldrig Mac'en, men den har ingen talerbetegnelser, hvilket er et reelt tab, når fem personer deler ét bord. Mac-siden forklarer den tilstand i detaljer.

Sådan optager du mødet, trin for trin

1. Inden du starter, så sig, at du optager, og hvad noterne skal bruges til. Stop, hvis nogen protesterer.
2. Læg telefonen fladt midt på bordet, tættere på de stille talere end på den højlydte. Tips til lokaler og placering findes på siden om mødeoptagelse.
3. Tryk på optag i appen. I webversionen vælger du „Microphone“ som lydkilde og sætter „Recording type“ til „Meeting“.
4. Lad den være i fred til sidst. Hvis du løfter telefonen, kommer der støj fra berøring; en notifikation kan afbryde optagelsen, så slå Forstyr ikke til.
5. Stop optagelsen. Den uploades, og en times optagelse er som regel transskriberet 1 til 2 minutter efter, at uploaden er færdig.
6. Tjek talerbetegnelserne og giv dem navne. Omdøbning virker i appen til iPhone og Android og på nettet.

Når du på nettet omdøber talere, efter at noterne er lavet, tilbyder SozAI at bygge noterne om med navnene, så opgaverne står som „Dana“ i stedet for „Taler B“.

Et møde med folk i lokalet og folk i et opkald

Hybridmøder er der, hvor en telefon på bordet er svagest. De fjerne stemmer kommer ud af en computerhøjttaler, og telefonen hører dem på anden hånd.

Hvis opkaldet kører i Chrome eller Edge på en computer i lokalet, så optag på den computer med webversionen og vælg „Both“. Opkaldets fane giver dig de fjerne deltagere direkte, og computerens mikrofon opfanger lokalet. Begge ender i én optagelse, transskriberes samlet og får talerbetegnelser på tværs af de to. Kører opkaldet i en desktopapp på en Mac, gør Mac'ens mødetilstand med „You and the others“ det samme, bare uden betegnelserne. Optagelse af opkald uden bot gennemgår detaljerne.

Hvad du får efter mødet

Transskriptionen kommer først: hver passage med en talerbetegnelse og et tidsstempel, du kan klikke på for at høre det øjeblik. Noterne er skrevet ud fra den. Til et møde starter de med et kort resumé, derefter beslutninger, opgaver med en ansvarlig og en frist, når nogen har sagt en højt, åbne spørgsmål og et udkast til en opfølgende e-mail.

Et fuldt eksempel på outputtet findes på siden om AI-mødenoter. Noterne kan kun indeholde det, der blev sagt. Et nik henover bordet, en beslutning truffet på en tavle eller den deltager, der aldrig sagde noget: intet af det er i lyden, så det er heller ikke i noterne. Læs dem, før du sender dem.

For at få teksten ud eksporterer telefonappen PDF, TXT, SRT, VTT og JSON; webversionen henter TXT (med eller uden tidskoder og talernavne), SRT og VTT eller kopierer noterne. Du kan rette transskriptionens tekst i appen til iPhone og Android; webversionen og apperne til Mac og iPad kan endnu ikke redigere tekst.

Hvor optagelser fra lokaler går galt

Adskillelsen af talere sker alene ud fra stemmerne, og et lokale gør det sværere end et opkald. Regn med fejl, når to taler samtidig, når et kort „enig“ følger efter et langt svar, og når to stemmer lyder ens. Personen for enden af et langt bord er den, der oftest bliver misforstået. En transskription på et andet sprog end engelsk kan også være svagere; vores nøjagtighedstest viser den målte fejlrate for ti sprog, på ren tale, ikke på møder. Skifter dit møde sprog, så se møder på flere sprog.

Når SozAI ikke passer

• Nogen i lokalet har ikke accepteret at blive optaget.
• Du har brug for en certificeret ordret protokol til en domstol eller en formel bestyrelse. SozAI giver et udkast, som et menneske stadig skal kontrollere.
• Mødet er en klinisk konsultation. SozAI er ikke bygget til patientjournaler; vores søsterapp notavik beholder lyden på enheden.
• Du vil have hvert eneste møde i din kalender fanget uden at trykke på noget. Til videoopkald gør en bot det; til lokaler gør intet det.

Hvor optagelsen havner

Optagelser sendes over HTTPS og gemmes på vores servere i Tyskland (Hetzner). Talegenkendelsen og AI-noterne udføres af partnere, der er nævnt på vores liste over underdatabehandlere. Slet selv en optagelse eller hele din konto i appen eller på nettet; lyden og alt, der er lavet ud fra den, forsvinder med, og krypterede databasebackups gemmes i op til 12 måneder.