Notities van een vergadering in een ruimte, opgenomen met de telefoon op tafel

Het korte antwoord

Voor een vergadering rond een tafel neem je op met de microfoon van een telefoon of laptop: de SozAI-app op iPhone of Android, of de webversie op web.sozai.app in elke actuele browser. SozAI transcribeert de opname in elk van de 99 talen, labelt elke stem (Spreker A, Spreker B) en schrijft daarna notities met de besluiten en de taken. AI-vergaderbots kunnen hier niet helpen, want er is geen gesprek om bij te wonen. De eerste 30 minuten zijn gratis, eenmalig; mensen die door elkaar praten en wie het verst van de microfoon zit zijn waar het transcript misgaat.

Waarom een bot deze notities niet kan maken

Notulenbots krijgen hun audio door als deelnemer een videogesprek binnen te gaan. Een vergadering in een vergaderzaal, op het kantoor van een klant of op een bouwplaats heeft geen gesprek om in te gaan, dus de bot hoort niets. De enige manier om er notities van te krijgen is een microfoon in de ruimte. Dat is het geval waar SozAI omheen is gebouwd: jij neemt op, en alles na de opname wordt voor je gedaan.

Het betekent ook dat de andere mensen geen account en geen bepaalde vergaderdienst nodig hebben. Ze moeten alleen weten dat ze worden opgenomen.

Waarmee je opneemt

Al deze opties geven daarna hetzelfde account en dezelfde bibliotheek. Ze verschillen in wat er met de spraak gebeurt.

Voor een ruimte is onze keuze de telefoon. Hij is klein genoeg om midden op tafel te liggen, en de microfoon van een laptop zit meestal achter het getyp van de eigenaar. De vergadermodus van de Mac is de uitzondering: hij toont de tekst terwijl mensen praten en de audio verlaat de Mac nooit, maar hij heeft geen sprekerlabels, wat een echt gemis is als vijf mensen aan één tafel zitten. De Mac-pagina legt die modus volledig uit.

De vergadering opnemen, stap voor stap

1. Zeg voordat je begint dat je opneemt en waarvoor de notities dienen. Stop als iemand bezwaar maakt.
2. Leg de telefoon plat midden op tafel, dichter bij de zachte sprekers dan bij de luide. Tips over ruimtes en plaatsing staan op de pagina over de vergaderrecorder.
3. Druk in de app op opnemen. Kies in de webversie “Microphone” als audiobron en zet “Recording type” op “Meeting”.
4. Laat hem met rust tot het einde. De telefoon oppakken geeft hanteergeluid; een melding kan onderbreken, dus zet Niet storen aan.
5. Stop de opname. Ze wordt geüpload, en een opname van een uur is meestal 1 tot 2 minuten nadat de upload klaar is getranscribeerd.
6. Controleer de sprekerlabels en geef ze namen. Hernoemen werkt in de iPhone- en Android-app en op het web.

Als je op het web sprekers hernoemt nadat de notities zijn gemaakt, biedt SozAI aan de notities met de namen opnieuw op te bouwen, zodat de taken “Dana” zeggen in plaats van “Spreker B”.

Een vergadering met mensen in de ruimte en mensen in een gesprek

Hybride vergaderingen zijn waar een telefoon op tafel het zwakst is. De stemmen op afstand komen uit de luidspreker van een laptop, en de telefoon hoort ze uit de tweede hand.

Als het gesprek in Chrome of Edge draait op een laptop in de ruimte, neem dan op die laptop op met de webversie en kies “Both”. Het tabblad van het gesprek geeft je de mensen op afstand rechtstreeks, en de microfoon van de laptop pikt de ruimte op. Beide belanden in één opname, samen getranscribeerd, met sprekerlabels over de twee heen. Als het gesprek in een desktop-app op een Mac draait, doet de vergadermodus van de Mac met “You and the others” hetzelfde, minus de labels. Gesprekken opnemen zonder bot geeft de details.

Wat je na de vergadering krijgt

Het transcript komt eerst: elke passage met een sprekerlabel en een tijdstempel waarop je kunt klikken om dat moment te horen. De notities worden daaruit geschreven. Bij een vergadering openen ze met een korte samenvatting, dan de besluiten, taken met een eigenaar en een deadline als iemand die hardop noemde, openstaande vragen en een concept voor een opvolgmail.

Een volledig voorbeeld van de uitvoer staat op de pagina over AI-vergadernotities. De notities kunnen alleen bevatten wat er gezegd is. Een knik over de tafel, een besluit dat op een whiteboard is genomen, of de aanwezige die nooit sprak: niets daarvan zit in de audio, dus het zit ook niet in de notities. Lees ze voordat je ze verstuurt.

Om de tekst eruit te halen exporteert de telefoon-app PDF, TXT, SRT, VTT en JSON; de webversie downloadt TXT (met of zonder timecodes en sprekernamen), SRT en VTT, of kopieert de notities. Je kunt de transcripttekst corrigeren in de iPhone- en Android-app; de webversie en de Mac- en iPad-apps bewerken nog geen tekst.

Waar opnames in een ruimte misgaan

Sprekerscheiding werkt alleen op de stemmen, en een ruimte maakt het moeilijker dan een gesprek. Verwacht fouten als twee mensen tegelijk praten, als een kort “akkoord” op een lang antwoord volgt en als twee stemmen op elkaar lijken. De persoon aan het uiteinde van een lange tafel wordt het vaakst verkeerd verstaan. Een transcript in een andere taal dan het Engels kan ook zwakker zijn; onze nauwkeurigheidstest toont het gemeten foutpercentage voor tien talen, bij schone spraak, niet bij vergaderingen. Als je vergadering van taal wisselt, zie vergaderingen in meerdere talen.

Wanneer SozAI niet past

• Iemand in de ruimte heeft niet ingestemd met opnemen.
• Je hebt een gecertificeerd woordelijk verslag nodig voor een rechtbank of een formeel bestuur. SozAI geeft je een concept dat een mens nog controleert.
• De vergadering is een klinisch consult. SozAI is niet gebouwd voor patiëntdossiers; onze zusterapp notavik houdt de audio op het apparaat.
• Je wilt elke vergadering in je agenda laten vastleggen zonder ergens op te drukken. Voor videogesprekken doet een bot dat; voor ruimtes doet niets dat.

Waar de opname heen gaat

Opnames gaan via HTTPS en worden opgeslagen op onze servers in Duitsland (Hetzner). Spraakherkenning en de AI-notities worden uitgevoerd door partners die op onze lijst met subverwerkers staan. Een opname of je hele account verwijder je zelf in de app of op het web; de audio en alles wat ervan gemaakt is gaan mee, en versleutelde databaseback-ups blijven tot 12 maanden bewaard.