App voor het transcriberen van vergaderingen ter plekke: neem op met je telefoon, lees de notulen op elk apparaat

Een vergadering ter plekke opnemen met je telefoon

De microfoon van een telefoon is goed genoeg voor een vergaderzaal. Wat een transcript bederft is meestal de ruimte. De tips hieronder zijn het standaardadvies uit bibliotheek- en journalistiekgidsen, zoals de tips van de University of Dayton voor het opnemen van audio met een telefoon. We hebben nog geen eigen test van afstanden en ruimtegroottes gepubliceerd, dus lees het als algemeen advies, niet als onze meting.

• Kies de stilste ruimte die je kunt krijgen. Ventilatoren en verkeersgeluid komen in de opname terecht.
• Zachte oppervlakken helpen. Tapijt en gordijnen slikken galm; een kamer met glazen wanden en een kale tafel maakt het erger.
• Leg de telefoon plat op tafel en laat hem daar liggen. Vasthouden geeft hanteringsgeluid, en een hand over de microfoon dempt alles.
• Zet hem dichter bij de mensen die zacht praten dan bij degene die het meeste woord voert.
• Zet Niet storen aan, zodat een gesprek of melding de opname niet onderbreekt.

Sluiten er mensen aan via de speaker van een laptop? Dan hoort de telefoon hen uit de tweede hand, via een klein luidsprekertje aan de andere kant van de ruimte. Loopt het gesprek in Chrome of Edge op een computer, dan kan de SozAI-webapp in plaats daarvan het tabbladgeluid van het gesprek samen met je microfoon opnemen.

Sprekers in een zaal

Elke opname wordt op stem opgedeeld en elke stem krijgt een label: Spreker A, Spreker B enzovoort. Je hoeft SozAI niet te vertellen hoeveel mensen er waren; dat leidt het uit de audio af. Geef een label één keer een naam en die naam vervangt het in het hele transcript.

Hier is een fragment van een SozAI-transcript van een openbare vergaderopname, met de labels precies zoals de app ze maakte.

Een zaal is moeilijker dan een gesprek op afstand, en hier gaan labels mis:

• Twee mensen die tegelijk praten. Woorden van de zachtere spreker kunnen wegvallen of onder het label van de luidere belanden.
• Korte reacties. Een snel "akkoord" kan worden toegeschreven aan wie net daarvoor sprak.
• Op elkaar lijkende stemmen. Twee mensen die hetzelfde klinken kunnen als één spreker eindigen.
• Afstand. Wie aan het uiteinde van een lange tafel zit, wordt het vaakst verkeerd verstaan.

Hernoemen werkt in de iPhone- en Android-app en op het web; de Mac- en iPad-app heeft het nog niet. De namen verschijnen daarna in exports als PDF, TXT, VTT en JSON. SRT-ondertitels bevatten ze nooit.

Na de vergadering

Het transcript is de grondstof. SozAI schrijft daaruit vergadernotities met besluiten en taken, plus een concept voor een opvolgmail; hoe die tot echte notulen worden, met een sjabloon om te kopiëren, staat op de pagina over AI-notulen. Klopt een regel van het transcript niet, dan verbeter je die in de app op je telefoon, regel voor regel of de hele tekst in één keer.

Eén account op elk apparaat

Neem tijdens de vergadering op met je telefoon en lees het later op een laptop. Dit kan elke plek vandaag.

SozAI, Otter, Plaud of Voice Memos

Vier manieren waarop mensen vergaderingen ter plekke opnemen, vergeleken op basis van de eigen pagina van elk bedrijf (gecontroleerd op 2026-10-25). Prijzen en limieten veranderen, dus volg de links voor de actuele cijfers. Een streepje betekent dat de pagina die we bekeken er niets over zegt.

Bronnen: prijzen van Otter, productpagina van Plaud Note, Apple: een transcriptie van Voice Memos bekijken op iPhone.

Zo lees je het. Voice Memos is de gratis keuze als je een van de tien talen spreekt en zonder sprekerlabels kunt, die in de gids van Apple niet worden genoemd. Plaud past bij wie een aparte recorder wil en de hardware niet erg vindt te betalen. Otter is het sterkst bij videogesprekken, waar de assistent voor je kan aansluiten; het gratis abonnement kapt een gesprek af op 30 minuten. SozAI past bij vergaderingen in een zaal, in bijna elke taal, op apparaten die je al hebt.

Vertel mensen dat je opneemt

Vraag het voordat je opneemt. In de VS staat de federale wet toe dat je een gesprek waaraan je deelneemt opneemt met je eigen toestemming, maar sommige staten eisen dat alle deelnemers instemmen, onder meer Californië, Florida, Maryland, Pennsylvania en Washington, volgens de gids van het Digital Media Law Project over het opnemen van gesprekken. Andere landen hebben eigen regels, en veel werkgevers hebben een beleid voor het opnemen van vergaderingen. Een heimelijke opname die later uitkomt kost veel meer vertrouwen dan de vijf seconden die het kost om te zeggen: "ik neem dit op voor de notulen". Het bestand transcriberen verandert daar niets aan. Dit is geen juridisch advies; controleer de regels waar jij bent.

Voor wie het past, en voor wie niet

Een goede match als:

• je vergaderingen rond een tafel plaatsvinden, op het kantoor van een klant of op locatie, en iemand achteraf het verslag nodig heeft;
• collega's het transcript later op een telefoon of laptop lezen;
• de mensen in je vergaderingen een andere taal dan Engels spreken.

Niet het juiste hulpmiddel als:

• je iets wilt dat uit zichzelf aan je videogesprekken deelneemt;
• de mensen in de zaal niet hebben ingestemd met opnemen;
• het gesprek een medisch consult is. Voor patiëntnotities houdt onze zusterapp notavik de audio op het apparaat;
• je een gecertificeerd woordelijk verslag voor een rechtbank nodig hebt.

Vergaderingen opnemen in een heel team

Iedereen neemt op met een eigen SozAI-account; gedeelde teammappen of beheerdersrollen zijn er nog niet. Team- en Education-plekken koop je met een kaart op web.sozai.app, $12.99 per maand of $99.99 per jaar per plek, met een factuur op naam van je organisatie: zo werkt kopen voor een team. Meer over SozAI voor teams.

Prijs

Je krijgt eenmalig 30 minuten transcriptie gratis, om het op een echte vergadering te proberen. Premium begint bij $4.99 per week of $79.99 per jaar via de App Store of Google Play en bevat maximaal 700 uur transcriptie. Al het andere staat op de prijspagina.