AI-notulen uit elke opname, live, online of op je telefoon

Zo zien de notulen eruit

Hieronder staat ongewijzigde SozAI-uitvoer voor een openbare vergaderopname: de opname ging erin, deze notulen kwamen eruit.

Met bot of zonder bot

De meeste AI-notulisten voor vergaderingen komen als extra deelnemer in het gesprek. Op de prijspagina van Otter staat bijvoorbeeld dat de assistent "deelneemt aan Zoom, MS Teams en Google Meet om automatisch notities te schrijven en te delen" (gecontroleerd op 2026-10-25). Voor een agenda vol videogesprekken werkt dat prima, want niemand hoeft aan opnemen te denken.

Voor de vergadering in de bestuurskamer helpt het niet, en ook niet voor het gesprek dat iemand op de speaker voerde. SozAI neemt niet deel aan gesprekken. Je neemt op op een van drie manieren:

• een telefoon op tafel voor een vergadering ter plekke (waar je hem neerlegt staat op de pagina over de vergaderrecorder);
• de SozAI-webapp in Chrome of Edge op een computer, die het browsertabblad van een videogesprek opneemt, met of zonder je microfoon;
• de opname die de vergadertool al bewaarde, geüpload als bestand van maximaal 500 MB (waar de vergadertools ze bewaren).

De afweging is echt. Een bot begint uit zichzelf; bij SozAI drukt iemand op opnemen. Daar staat tegenover dat er geen extra naam in de deelnemerslijst staat, dat één tool zalen én gesprekken dekt, en dat de mensen met wie je vergadert niet op een door de bot ondersteund platform hoeven te zitten. Is elke vergadering die je hebt een videogesprek en wil je nooit over opnemen nadenken, dan past een tool met bot beter bij je.

Vergaderingen in andere talen

SozAI herkent de gesproken taal zelf, uit 99 talen, dus voor een vergadering in het Pools of Arabisch hoef je niets in te stellen. De notulen worden geschreven in de taal van de vergadering. Moet het verslag in het Engels, vertaal dan de notities in de app of op het web; het transcript kun je ook vertalen.

Hoe goed het transcript is, hangt van de taal af. Onze openbare nauwkeurigheidstest mat woordfoutpercentages van 1,8% voor Spaans tot 8,0% voor Portugees, 19,6% voor Arabisch en 50% voor Kazachs. Dat waren korte zinnen, voorgelezen in stille ruimtes. Een vergadering waarin mensen door elkaar praten doet het slechter, en vergaderingen hebben we nog niet gemeten.

Eén beperking om rekening mee te houden: elke opname wordt in één taal getranscribeerd. Schakelt een vergadering halverwege van Duits naar Engels, dan kan het deel in de tweede taal slecht uitvallen. Weet je dat de overstap eraan komt, begin dan op dat punt een nieuwe opname.

Een notulensjabloon om te kopiëren

Notulen hebben altijd dezelfde vorm, wie ze ook schrijft. Kopieer dit naar je document en vul het met de SozAI-notities, die er onderdeel voor onderdeel op aansluiten; de hoofdstukken (elk met tijdstempel) kunnen voor agendapunten doorgaan. Aanwezigheid en goedkeuring voeg je zelf toe, want een opname weet niet wie er zat en niets zei.

NOTULEN
Vergadering:
Datum en tijd:
Plaats of link:
Voorzitter:            Notulist:
Aanwezig:
Afwezig met bericht:

1. Samenvatting
   (twee of drie zinnen)

2. Agendapunten en besluiten
   2.1 Punt:
       Besluit:
   2.2 Punt:
       Besluit:

3. Actiepunten
   Taak | Eigenaar | Deadline

4. Open vragen

5. Volgende vergadering:

Goedgekeurd door:      Datum:

Vergadernotities voor jouw situatie

• Online gesprekken zonder bot: neem een Google Meet-, Zoom- of Teams-gesprek op vanuit je browsertabblad of je Mac; niemand komt het gesprek binnen.
• Vergaderingen op locatie: een telefoon of laptop op tafel, sprekers gemarkeerd, taken eruit gehaald.
• Vergaderingen in een andere taal: het transcript in de gesproken taal, notities vertaald naar de jouwe.
• Gesprekken één op één en coaching: privénotities en opvolging van een 1:1.
• Op een Mac: de vergadermodus hoort de desktop-app van Zoom of Teams en transcribeert op de Mac.
• Op Windows: de webversie in Chrome of Edge neemt het gesprekstabblad en je microfoon op.

Voor wie het past, en voor wie niet

Een goede match als:

• je vergaderingen in een zaal voorzit of bijwoont en iemand daarna notulen moet sturen;
• je vergaderingen niet in het Engels zijn, of van vergadering tot vergadering in een andere taal;
• je al opnames hebt, uit Zoom of van een dictafoon, en daar notulen van wilt;
• je het transcript met tijdstempels wilt bewaren als onderbouwing van wat de notulen zeggen.

Kijk elders als:

• je wilt dat een bot zonder dat iemand iets indrukt aan elk gesprek in je agenda deelneemt;
• je notulen een formeel verslag zijn dat een bestuur of rechter ongewijzigd moet accepteren: SozAI geeft je een concept, en een persoon controleert en tekent het nog;
• de vergadering over patiënten gaat. SozAI is niet gemaakt voor medische dossiers; onze zusterapp notavik houdt de audio op het apparaat.

SozAI gebruiken met een team

Nu heeft iedereen een eigen SozAI-account, en opnames blijven in dat account. Gedeelde werkruimtes en beheerdersrollen bestaan nog niet. Team- en Education-plekken koop je met een kaart op web.sozai.app, $12.99 per maand of $99.99 per jaar per plek, met een factuur op naam van je organisatie: zo werkt kopen voor een team. Hoe teams het nu gebruiken: SozAI voor teams.

Waar de opnames naartoe gaan

• Opnames gaan via HTTPS naar ons en staan op onze servers in Duitsland, bij Hetzner.
• Spraakherkenning en de AI-functies worden uitgevoerd door genoemde partners. Elk van hen staat op onze pagina met subverwerkers.
• We verkopen je opnames niet en onze code gebruikt ze nooit om modellen te trainen.
• Een opname of je hele account verwijder je zelf. Dat haalt het audiobestand en alles wat ervan gemaakt is (transcript, notities, flashcards, quizzen) van onze servers. Versleutelde database-back-ups blijven tot 12 maanden bewaard.

Nog niet geboden: inloggen via de identiteitsprovider van je organisatie, beheerdersrollen voor teams, een eigen beveiligingscertificering. Je logt in met Google of Apple, of met een eenmalige code per e-mail. Details staan op de beveiligingspagina.

Wat het kost

De eerste 30 minuten transcriptie zijn gratis, eenmalig, zonder kaart. Daarna kost Premium vanaf $4.99 per week of $79.99 per jaar, via de App Store of Google Play, of Pro en teamplekken op web.sozai.app, met maximaal 700 uur transcriptie. Zie prijzen en kopen voor een team.