KI-Protokoll aus jeder Aufnahme: vor Ort, online oder per Handy

So sieht das Protokoll aus

Unten steht unbearbeitete SozAI-Ausgabe zu einer öffentlichen Meeting-Aufnahme: Die Aufnahme ging hinein, dieses Protokoll kam heraus.

Mit Bot oder ohne

Die meisten KI-Notizassistenten für Meetings treten dem Call als zusätzlicher Teilnehmer bei. Auf der Preisseite von Otter heißt es zum Beispiel, der Assistent „joins Zoom, MS Teams, and Google Meet to automatically write and share notes“ (geprüft am 2026-10-25). Bei einem Kalender voller Videocalls funktioniert das gut, weil niemand daran denken muss, die Aufnahme zu starten.

Für das Meeting im Besprechungsraum hilft es nichts, ebenso wenig für den Anruf, der über Freisprecheinrichtung lief. SozAI tritt keinem Call bei. Sie nehmen auf, auf einem von drei Wegen:

• ein Handy auf dem Tisch bei einem Präsenz-Meeting (wohin damit, steht auf der Seite zum Meeting-Recorder);
• die SozAI-Web-App in Chrome oder Edge auf dem Computer, die den Browser-Tab eines Videocalls aufnimmt, mit oder ohne Ihr Mikrofon;
• die Aufnahme, die das Meeting-Tool schon gespeichert hat, als Datei bis 500 MB hochgeladen (wo die Meeting-Tools sie ablegen).

Der Kompromiss ist real. Ein Bot startet von allein; bei SozAI drückt jemand auf Aufnahme. Dafür steht kein zusätzlicher Name in der Teilnehmerliste, ein Werkzeug deckt Räume und Calls ab, und Ihre Gesprächspartner müssen nicht auf einer Plattform sein, die der Bot unterstützt. Wenn alle Ihre Meetings Videocalls sind und Sie nie ans Aufnehmen denken wollen, passt ein Tool mit Bot besser zu Ihnen.

Meetings in anderen Sprachen

SozAI erkennt die gesprochene Sprache selbst, aus 99 Sprachen, ein Meeting auf Polnisch oder Arabisch braucht also keine Einstellung. Das Protokoll entsteht in der Sprache des Meetings. Muss der Bericht auf Englisch sein, übersetzen Sie die Notizen in der App oder im Web; auch das Transkript lässt sich übersetzen.

Wie gut das Transkript wird, hängt von der Sprache ab. Unser öffentlicher Genauigkeitstest hat Wortfehlerraten von 1,8 % bei Spanisch über 8,0 % bei Portugiesisch bis 19,6 % bei Arabisch und 50 % bei Kasachisch gemessen. Das waren kurze, in ruhigen Räumen vorgelesene Sätze. Ein Meeting, in dem Leute durcheinanderreden, schneidet schlechter ab, und Meetings haben wir noch nicht gemessen.

Eine Grenze, die Sie einplanen sollten: Jede Aufnahme wird in einer einzigen Sprache transkribiert. Wechselt ein Meeting mittendrin von Deutsch zu Englisch, kann der Teil in der zweiten Sprache schlecht ausfallen. Wenn Sie den Wechsel kommen sehen, starten Sie an dieser Stelle eine neue Aufnahme.

Eine Protokollvorlage zum Kopieren

Ein Protokoll hat immer dieselbe Form, egal wer es schreibt. Kopieren Sie diese Vorlage in Ihr Dokument und füllen Sie sie aus den SozAI-Notizen, die Abschnitt für Abschnitt dazu passen; die Kapitel (jeweils mit Zeitstempel) können für Tagesordnungspunkte stehen. Anwesenheit und Freigabe tragen Sie selbst ein, denn eine Aufnahme weiß nicht, wer im Raum saß und nichts gesagt hat.

PROTOKOLL
Besprechung:
Datum und Uhrzeit:
Ort oder Link:
Leitung:               Protokoll geführt von:
Anwesend:
Entschuldigt:

1. Zusammenfassung
   (zwei oder drei Sätze)

2. Tagesordnungspunkte und Beschlüsse
   2.1 Punkt:
       Beschluss:
   2.2 Punkt:
       Beschluss:

3. Aufgaben
   Aufgabe | Zuständig | Frist

4. Offene Fragen

5. Nächste Besprechung:

Freigegeben von:       Datum:

Meeting-Notizen für Ihre Situation

• Online-Calls ohne Bot: Nehmen Sie einen Google-Meet-, Zoom- oder Teams-Call aus Ihrem Browser-Tab oder von Ihrem Mac auf; niemand tritt dem Call bei.
• Präsenz-Meetings: ein Handy oder Laptop auf dem Tisch, Sprecher markiert, Aufgaben herausgezogen.
• Meetings in einer anderen Sprache: das Transkript in der gesprochenen Sprache, die Notizen in Ihre übersetzt.
• Einzelgespräche und Coaching: private Notizen und Follow-ups aus einem 1:1.
• Auf dem Mac: Der Meeting-Modus hört die Desktop-Version von Zoom oder Teams und transkribiert auf dem Mac.
• Unter Windows: Die Web-Version in Chrome oder Edge nimmt den Call-Tab und Ihr Mikrofon auf.

Für wen es passt und für wen nicht

Gut geeignet, wenn:

• Sie Meetings in einem Raum leiten oder besuchen und danach jemand das Protokoll verschicken muss;
• Ihre Meetings nicht auf Englisch laufen oder von Termin zu Termin in einer anderen Sprache;
• Sie schon Aufnahmen haben, von Zoom oder einem Diktiergerät, und daraus Protokolle wollen;
• Sie das Transkript mit Zeitstempeln als Beleg für das Protokoll aufbewahren möchten.

Suchen Sie woanders, wenn:

• ein Bot jedem Call in Ihrem Kalender beitreten soll, ohne dass jemand etwas drückt;
• Ihr Protokoll ein förmlicher Nachweis ist, den ein Gremium oder ein Gericht so annehmen muss: SozAI liefert einen Entwurf, und ein Mensch prüft und unterschreibt ihn;
• es im Meeting um Patienten geht. SozAI ist nicht für Krankenakten gebaut; unsere Schwester-App notavik behält das Audio auf dem Gerät.

SozAI im Team nutzen

Heute hat jede Person ein eigenes SozAI-Konto, und Aufnahmen bleiben in diesem Konto. Gemeinsame Arbeitsbereiche und Admin-Rollen gibt es noch nicht. Team- und Education-Plätze kauft man per Karte auf web.sozai.app, $12.99 im Monat oder $99.99 im Jahr pro Platz, mit einer Rechnung auf den Namen Ihrer Organisation: So funktioniert der Kauf für ein Team. Wie Teams es heute nutzen: SozAI für Teams.

Wohin die Aufnahmen gehen

• Aufnahmen werden über HTTPS zu uns übertragen und auf unseren Servern in Deutschland gespeichert, bei Hetzner.
• Spracherkennung und KI-Funktionen laufen bei namentlich genannten Partnern. Jeder steht auf unserer Seite zu Unterauftragsverarbeitern.
• Wir verkaufen Ihre Aufnahmen nicht, und unser Code verwendet sie nie, um Modelle zu trainieren.
• Sie können eine Aufnahme oder Ihr ganzes Konto selbst löschen. Das löscht die Audiodatei und alles, was daraus entstanden ist (Transkript, Notizen, Karteikarten, Quizze), von unseren Servern. Verschlüsselte Datenbank-Backups bleiben bis zu 12 Monate erhalten.

Noch nicht angeboten: Anmeldung über den Identitätsanbieter Ihrer Organisation, Admin-Rollen für Teams, eine eigene Sicherheitszertifizierung. Sie melden sich mit Google oder Apple an oder mit einem einmaligen E-Mail-Code. Einzelheiten stehen auf der Sicherheitsseite.

Was es kostet

Die ersten 30 Minuten Transkription sind gratis, einmalig und ohne Karte. Danach kostet Premium ab $4.99 pro Woche oder $79.99 pro Jahr, abgerechnet über den App Store oder Google Play, oder Pro und Team-Plätze unter web.sozai.app, mit bis zu 700 Stunden Transkription. Die Einzelheiten stehen unter Preise und Für ein Team kaufen.