Transkriptionsapp för möten på plats: spela in i telefonen, läs protokollet på valfri enhet

Spela in ett möte på plats med telefonen

En telefons mikrofon räcker gott för ett mötesrum. Det som förstör en transkription är oftast rummet. Råden nedan är den vanliga sorten som bibliotekens och journalistikens guider ger, till exempel University of Daytons tips för att spela in ljud med telefon. Vi har inte publicerat något eget test av avstånd och rumsstorlekar ännu, så läs det som allmänna råd, inte som våra mätningar.

• Ta det tystaste rum du kan få. Fläktar och trafikbuller hamnar i inspelningen.
• Mjuka ytor hjälper. Mattor och gardiner suger upp eko; ett glasväggat rum med ett bart bord förvärrar det.
• Lägg telefonen platt på bordet och låt den ligga kvar. Att hålla i den ger hanteringsljud, och en hand över mikrofonen dämpar allt.
• Placera den närmare dem som talar lågt än den som pratar mest.
• Slå på Stör ej, så att ett samtal eller en notis inte avbryter inspelningen.

Är det några som deltar via en bärbar dators högtalare? Då hör telefonen dem i andra hand, genom en liten högtalare tvärs över rummet. Om samtalet körs i Chrome eller Edge på en dator kan SozAI:s webbapp i stället spela in samtalets flikljud tillsammans med din mikrofon.

Talare i ett rum

Varje inspelning delas upp efter röst, och varje röst får en etikett: Talare A, Talare B och så vidare. Du talar inte om för SozAI hur många som var där; det räknar ut det från ljudet. Ge en etikett ett namn en gång så ersätter namnet den i hela transkriptionen.

Här är ett utdrag ur en SozAI-transkription av en offentlig mötesinspelning, med etiketterna precis som appen skapade dem.

Ett rum är svårare än ett samtal, och här går etiketterna fel:

• Två personer som talar samtidigt. Ord från den tystare kan falla bort eller hamna under den högljuddares etikett.
• Korta svar. Ett snabbt ”instämmer” kan tillskrivas den som talade precis före.
• Liknande röster. Två personer som låter lika kan bli en enda talare.
• Avstånd. Personen längst bort vid ett långt bord är den som oftast uppfattas fel.

Namnbyte fungerar i iPhone- och Android-appen och på webben; Mac- och iPad-appen har det inte ännu. Namnen syns sedan i export till PDF, TXT, VTT och JSON. SRT-undertexter innehåller aldrig dem.

Efter mötet

Transkriptionen är råmaterialet. SozAI skriver mötesanteckningar från den med beslut och uppgifter, plus ett utkast till uppföljningsmejl; hur de blir riktiga protokoll, med en mall att kopiera, finns på sidan om AI-mötesprotokoll. Om en rad i transkriptionen är fel, rätta den i telefonappen, en rad i taget eller hela texten på en gång.

Ett konto på varje enhet

Spela in i telefonen under mötet, läs det senare på en bärbar dator. Så här är det varje plats kan göra i dag.

SozAI, Otter, Plaud eller Röstmemon

Fyra sätt som människor spelar in möten på plats, jämförda utifrån varje företags egen sida (kontrollerat 2026-10-25). Priser och gränser ändras, så följ länkarna för dagens siffror. Ett streck betyder att sidan vi kontrollerade inte säger något.

Källor: Otters priser, produktsidan för Plaud Note, Apple: View a Voice Memos transcription on iPhone.

Så läser du den. Röstmemon är det gratis valet om du talar ett av dess tio språk och kan klara dig utan talaretiketter, som Apples guide inte nämner. Plaud passar den som vill ha en separat inspelare och inte har något emot att betala för hårdvaran. Otter är starkast på videosamtal, där assistenten kan ansluta åt dig; dess gratisplan stoppar ett samtal vid 30 minuter. SozAI passar möten i ett rum, på nästan vilket språk som helst, på enheter du redan äger.

Berätta för folk att du spelar in

Fråga innan du spelar in. I USA tillåter federal lag att du spelar in ett samtal du själv deltar i med ditt eget samtycke, men vissa delstater kräver att alla deltagare går med på det, bland dem Kalifornien, Florida, Maryland, Pennsylvania och Washington, enligt Digital Media Law Projects guide till inspelning av samtal. Andra länder har egna regler, och många arbetsgivare har en policy för inspelning av möten. En hemlig inspelning som kommer fram senare kostar mycket mer förtroende än de fem sekunder det tar att säga ”jag spelar in det här till protokollet”. Att transkribera filen ändrar inget av detta. Det här är inte juridisk rådgivning; kontrollera reglerna där du är.

Vem det passar, och vem det inte passar

Det passar bra om:

• dina möten hålls runt ett bord, på en kunds kontor eller på plats, och någon behöver underlaget efteråt;
• kollegor ska läsa transkriptionen senare på en telefon eller en bärbar dator;
• personer i dina möten talar ett annat språk än engelska.

Inte rätt verktyg om:

• du vill ha något som ansluter till dina videosamtal på egen hand;
• personerna i rummet inte har gått med på att bli inspelade;
• samtalet är en klinisk konsultation. För patientanteckningar behåller vår systerapp notavik ljudet på enheten;
• du behöver en bestyrkt ordagrann handling för en domstol.

Spela in möten i ett team

Varje person spelar in med sitt eget SozAI-konto; det finns inga delade teammappar eller adminroller ännu. Team- och Education-platser köps med kort på web.sozai.app, 12,99 USD i månaden eller 99,99 USD om året per plats, med faktura i organisationens namn: så fungerar det att köpa för ett team. Mer om SozAI för team.

Pris

Du får 30 minuters transkribering gratis, en gång, för att prova på ett riktigt möte. Premium börjar på $4.99 i veckan eller $79.99 om året via App Store eller Google Play och inkluderar upp till 700 timmars transkribering. Allt annat finns på prissidan.