Notizen aus einem Meeting im Raum, aufgenommen mit dem Handy auf dem Tisch

Die kurze Antwort

Ein Meeting rund um einen Tisch nehmen Sie mit dem Mikrofon eines Handys oder Laptops auf: mit der SozAI-App auf iPhone oder Android oder mit der Web-Version unter web.sozai.app in jedem aktuellen Browser. SozAI transkribiert die Aufnahme in einer von 99 Sprachen, kennzeichnet jede Stimme (Sprecher A, Sprecher B) und schreibt dann Notizen mit den Beschlüssen und den Aufgaben. KI-Meeting-Bots helfen hier nicht, weil es keinen Call gibt, dem sie beitreten könnten. Die ersten 30 Minuten sind einmalig kostenlos; falsch wird das Transkript vor allem, wenn Leute durcheinanderreden und bei dem, der am weitesten vom Mikrofon sitzt.

Warum ein Bot diese Notizen nicht schreiben kann

Notiz-Bots bekommen ihr Audio, indem sie einem Videocall als Teilnehmer beitreten. Ein Meeting im Konferenzraum, im Büro eines Kunden oder auf einer Baustelle hat keinen Call, dem man beitreten könnte, also hört der Bot nichts. Notizen daraus gibt es nur mit einem Mikrofon im Raum. Genau dafür ist SozAI gebaut: Sie nehmen auf, und alles nach der Aufnahme erledigt die App für Sie.

Es heißt auch, dass die anderen weder ein Konto noch einen bestimmten Meeting-Dienst brauchen. Sie müssen nur wissen, dass sie aufgenommen werden.

Womit Sie aufnehmen

Alle diese Wege führen danach zu demselben Konto und derselben Bibliothek. Sie unterscheiden sich darin, was mit der Sprache geschieht.

Für einen Raum empfehlen wir das Handy. Es ist klein genug für die Tischmitte, und das Mikrofon eines Laptops liegt meist hinter dem Tippen seiner Besitzerin. Der Meeting-Modus des Macs ist die Ausnahme: Er zeigt den Text, während die Leute sprechen, und das Audio verlässt den Mac nie, hat aber keine Sprecher-Labels, was ein echter Verlust ist, wenn fünf Leute an einem Tisch sitzen. Die Mac-Seite erklärt diesen Modus ausführlich.

Das Meeting aufnehmen, Schritt für Schritt

1. Sagen Sie vor dem Start, dass Sie aufnehmen und wofür die Notizen sind. Hören Sie auf, wenn jemand widerspricht.
2. Legen Sie das Handy flach in die Tischmitte, näher an die leisen Sprecher als an den lauten. Tipps zu Räumen und Platzierung stehen auf der Seite zum Meeting-Recorder.
3. Drücken Sie in der App auf Aufnahme. Wählen Sie in der Web-Version „Microphone“ als Audioquelle und stellen Sie „Recording type“ auf „Meeting“.
4. Lassen Sie es bis zum Ende in Ruhe. Das Handy in die Hand zu nehmen erzeugt Griffgeräusche; eine Benachrichtigung kann die Aufnahme unterbrechen, schalten Sie also „Nicht stören“ ein.
5. Beenden Sie die Aufnahme. Sie wird hochgeladen, und eine einstündige Aufnahme ist meist 1 bis 2 Minuten nach Ende des Uploads transkribiert.
6. Prüfen Sie die Sprecher-Labels und geben Sie ihnen Namen. Das Umbenennen geht in der iPhone- und Android-App und im Web.

Wenn Sie im Web Sprecher umbenennen, nachdem die Notizen erstellt wurden, bietet SozAI an, die Notizen mit den Namen neu zu erstellen, sodass bei den Aufgaben „Dana“ statt „Sprecher B“ steht.

Ein Meeting mit Leuten im Raum und Leuten im Call

Hybride Meetings sind die schwächste Stelle eines Handys auf dem Tisch. Die Stimmen aus der Ferne kommen aus dem Lautsprecher eines Laptops, und das Handy hört sie aus zweiter Hand.

Läuft der Call in Chrome oder Edge auf einem Laptop im Raum, nehmen Sie auf diesem Laptop mit der Web-Version auf und wählen „Both“. Der Tab des Calls liefert Ihnen die Leute aus der Ferne direkt, und das Mikrofon des Laptops nimmt den Raum auf. Beides landet in einer Aufnahme, gemeinsam transkribiert, mit Sprecher-Labels über beide hinweg. Läuft der Call in einer Desktop-App auf einem Mac, leistet der Meeting-Modus des Macs mit „You and the others“ dasselbe, nur ohne die Labels. Calls ohne Bot aufnehmen behandelt die Einzelheiten.

Was Sie nach dem Meeting erhalten

Zuerst kommt das Transkript: jeder Abschnitt mit einem Sprecher-Label und einem Zeitstempel, auf den Sie klicken können, um diese Stelle zu hören. Die Notizen werden daraus geschrieben. Bei einem Meeting beginnen sie mit einer kurzen Zusammenfassung, dann folgen die Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum, wenn jemand eines laut genannt hat, offene Fragen und der Entwurf einer Follow-up-Mail.

Ein vollständiges Beispiel der Ausgabe steht auf der Seite zu KI-Meeting-Notizen. Die Notizen können nur enthalten, was gesagt wurde. Ein Nicken quer über den Tisch, ein Beschluss am Whiteboard oder die Person, die nie etwas gesagt hat: Nichts davon ist im Audio, also auch nicht in den Notizen. Lesen Sie sie, bevor Sie sie verschicken.

Um den Text herauszubekommen, exportiert die Handy-App PDF, TXT, SRT, VTT und JSON; die Web-Version lädt TXT (mit oder ohne Zeitcodes und Sprechernamen), SRT und VTT herunter oder kopiert die Notizen. Den Text des Transkripts können Sie in der iPhone- und Android-App korrigieren; die Web-Version sowie die Mac- und iPad-Apps bearbeiten Text noch nicht.

Wo Aufnahmen im Raum schiefgehen

Die Sprechertrennung arbeitet allein mit den Stimmen, und ein Raum macht sie schwerer als ein Call. Rechnen Sie mit Fehlern, wenn zwei gleichzeitig sprechen, wenn ein kurzes „einverstanden“ auf eine lange Antwort folgt und wenn zwei Stimmen ähnlich klingen. Wer am Ende eines langen Tisches sitzt, wird am ehesten falsch verstanden. Ein Transkript in einer anderen Sprache als Englisch kann außerdem schwächer ausfallen; unser Genauigkeitstest nennt die gemessene Fehlerrate für zehn Sprachen, an sauberer Sprache, nicht an Meetings. Wechselt Ihr Meeting die Sprache, lesen Sie Meetings in mehreren Sprachen.

Wann SozAI nicht passt

• Jemand im Raum hat der Aufnahme nicht zugestimmt.
• Sie brauchen ein beglaubigtes Wortprotokoll für ein Gericht oder ein förmliches Gremium. SozAI liefert einen Entwurf, den ein Mensch noch prüft.
• Das Meeting ist ein klinisches Gespräch. SozAI ist nicht für Patientenakten gebaut; unsere Schwester-App notavik hält das Audio auf dem Gerät.
• Sie wollen jedes Meeting in Ihrem Kalender erfassen, ohne etwas zu drücken. Bei Videocalls leistet das ein Bot; bei Räumen nichts.

Wohin die Aufnahme geht

Aufnahmen werden über HTTPS übertragen und liegen auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner). Spracherkennung und KI-Notizen übernehmen Partner, die auf unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter genannt sind. Löschen Sie eine Aufnahme oder Ihr ganzes Konto selbst in der App oder im Web; das Audio und alles, was daraus entstanden ist, geht mit, und verschlüsselte Datenbank-Backups bleiben bis zu 12 Monate bestehen.