Notas de tus reuniones 1:1 y sesiones de coaching, guardadas en tu propia cuenta

La respuesta corta

Para reuniones 1:1 y sesiones de coaching y mentoría, graba con el acuerdo de la otra persona y deja que SozAI escriba la transcripción y después las notas con lo que se decidió y quién hace qué a continuación. Graba en persona con la app del teléfono, una llamada en el navegador con la versión web en Chrome o Edge, o cualquier llamada en un Mac con la app de Mac, cuyo modo Reunión transcribe en el Mac para que el audio nunca salga de él. Las grabaciones permanecen en tu propia cuenta, guardadas en nuestros servidores en Alemania, y puedes eliminar cualquiera tú mismo en cualquier momento. Los primeros 30 minutos de transcripción son gratis, una sola vez.

Pregunta primero y di para qué sirve la grabación

Una reunión 1:1 suele ser una conversación entre dos personas que no son iguales, como un responsable y quien depende de él. Una petición de grabar puede sentirse como una orden. Así que pregunta antes de la sesión y no con el dedo ya sobre el botón, di para qué sirven las notas («para no olvidar lo que te prometí») y haz que un «no» sea una respuesta fácil.

Dos hábitos ayudan. Ofrécete a enviar las notas a la otra persona. Y haz una pausa para todo lo que prefiera dejar fuera del registro; la versión web tiene un botón de Pausa y las apps permiten detener y empezar una grabación nueva. Las normas sobre grabar conversaciones difieren de un país a otro y a veces de un estado a otro. Cumple las que se apliquen a ambos; no damos asesoramiento jurídico.

Tres maneras de grabar una reunión 1:1

Para la mayoría de las reuniones 1:1 elegiríamos una de las dos primeras filas. Dos voces son el caso fácil para las etiquetas de interlocutor, y lo importante son las notas. La fila del Mac es para sesiones en las que el problema es que el audio salga del ordenador, por ejemplo cuando la otra persona lo ha pedido; obtienes una transcripción con marcas de tiempo y escribes tú el seguimiento. Los detalles de cada una están en reuniones presenciales, llamadas sin bot y la app de Mac.

Después de la sesión

1. Cambia las dos etiquetas de interlocutor por nombres reales, en la app del teléfono o en la web. En la web, SozAI ofrece entonces rehacer las notas con los nombres, de modo que las tareas digan quién es su responsable.
2. Lee las notas. En una reunión contienen un breve resumen y las decisiones, y después tareas con un responsable y una fecha límite cuando alguien la dijo. Luego, las dudas abiertas y un borrador de correo de seguimiento.
3. Corrige lo que esté mal. El texto de la transcripción se puede corregir en la app de iPhone y Android; en cualquier otro sitio, edita las notas después de copiarlas.
4. Mueve la grabación a una carpeta para esa persona.

Las notas solo saben lo que se dijo en voz alta. Si acordasteis algo con un gesto de asentimiento, o si lo más útil de una sesión de coaching fue un silencio, eso no está ahí.

Encontrarlo otra vez tres meses después

Una reunión 1:1 forma parte de una serie, y el valor aparece cuando puedes mirar atrás. Si te reúnes con la misma persona cada dos semanas, guarda una carpeta por persona en la app o en la web. Antes de la siguiente sesión, lee las últimas notas de esa carpeta, sobre todo las dudas abiertas y las tareas que asumiste.

Para algo más antiguo, busca. En la web, Ctrl K encuentra una grabación por su título, y dentro de una grabación Ctrl F busca en el texto. El asistente de la app responde a preguntas sobre todas tus grabaciones, de modo que «¿qué le prometí a Dana sobre el presupuesto de formación?» tiene adónde ir. Cada grabación tiene además su propio chat, para preguntas sobre esa sesión en concreto.

Privacidad, en lenguaje llano

• Las grabaciones viajan por HTTPS y se guardan en nuestros servidores en Alemania (Hetzner).
• El audio de las grabaciones subidas va a AssemblyAI, en EE. UU., para el reconocimiento de voz; las funciones de IA (notas, chat, traducción) envían el texto de la transcripción a los socios de IA de nuestra lista de subencargados del tratamiento.
• Una reunión grabada con el modo Reunión de la app de Mac se transcribe en el Mac; solo el texto se guarda en tu cuenta.
• Las grabaciones están en tu propia cuenta. No hay carpetas de equipo compartidas, así que un compañero del mismo plan de equipo no las ve.
• Puedes eliminar una grabación o toda tu cuenta tú mismo en la app o en la web. Eso borra de nuestros servidores el audio y todo lo generado a partir de él. Las copias de seguridad cifradas de la base de datos se conservan hasta 12 meses, y eliminar todavía no envía una solicitud de eliminación al socio de reconocimiento de voz, cuya copia sigue sus propias condiciones de conservación.

El relato completo está en la página de seguridad.

Cuándo SozAI no es lo que buscas

• Terapia o cualquier sesión clínica. SozAI no está pensado para historiales de salud; nuestra app hermana notavik mantiene el audio en el dispositivo.
• La otra persona dijo que no, o dijo que sí solo porque eres su responsable.
• Reuniones de recursos humanos o disciplinarias en las que el registro tiene que ser acordado formalmente por ambas partes. SozAI te da un borrador, no un registro firmado.
• Quieres que dos personas editen un mismo conjunto de notas compartido. Hoy cada cuenta conserva sus propias grabaciones.

Cómo funcionan las notas de reuniones de cualquier tamaño está en la página de notas de reunión con IA.