你的一对一面谈和教练辅导纪要，保存在你自己的账号里

先说结论

对于 1:1 面谈、教练辅导和导师交流，请在对方同意后录音，让 SozAI 写出转写文本，再写出包含决定事项和接下来谁做什么的会议纪要。当面谈话用手机应用录；浏览器里的通话，用 Chrome 或 Edge 里的网页版录；Mac 上任何应用里的通话，用 Mac 应用录，它的会议模式在 Mac 本机转写，音频不会离开这台电脑。录音保存在你自己的账号里，存放在我们位于德国的服务器上，你随时可以自己删除任何一段。前 30 分钟转写免费，仅限一次。

先征求同意，并说明录音的用途

1:1 面谈通常发生在两个地位不对等的人之间，比如经理和他的下属。录音的请求可能听起来像命令。所以请在面谈之前就问，而不是手指已经按在按钮上才问；说明纪要是做什么用的（“免得我忘了答应过你的事”），并且让“不行”成为一个容易说出口的回答。

有两个做法会有帮助。主动提出把纪要发给对方。对方想不留记录的内容，就先暂停；网页版有暂停按钮，在应用里可以停止后重新开始一段录音。各国，有时甚至各州，对录制对话的规定都不同。请遵守适用于你们双方的规定；我们不提供法律意见。

录 1:1 面谈的三种方式

大多数 1:1 面谈，我们会选前两行中的一种。两个人的声音是说话人标签最容易处理的情况，而且会议纪要才是重点。Mac 那一行适用于音频离开电脑本身就是问题的场合，比如对方提出了这个要求；你会得到带时间戳的转写文本，后续事项要自己写。每种方式的细节见线下会议、不用机器人录通话和 Mac 应用。

谈话结束之后

1. 在手机应用或网页上，把两个说话人标签改成真实姓名。在网页版里，SozAI 随后会提示你用这些名字重新生成会议纪要，这样任务里就写明了负责人。
2. 阅读会议纪要。会议纪要里有一段简短摘要和决定事项，然后是任务（有人说出负责人和截止日期时会写上），接着是待解决的问题和一封跟进邮件草稿。
3. 改正错误的地方。转写文本可以在 iPhone 和 Android 应用里修改；其他地方则请把纪要复制出来后再编辑。
4. 把这段录音移到属于这个人的文件夹里。

会议纪要只知道说出口的内容。如果你们是用点头达成的一致，或者教练辅导里最有用的部分是一段沉默，那它们不会出现在纪要里。

三个月后怎么再找到它

1:1 面谈是一个系列，能回头查看的时候价值才显现出来。如果你每两周和同一个人见一次，就在应用或网页上为每个人保留一个文件夹。下次面谈之前，先读一遍这个文件夹里最近一次的纪要，尤其是待解决的问题和你接下来要做的任务。

更早的内容，靠搜索。在网页版里，Ctrl K 可以按标题找到录音，在录音里 Ctrl F 可以搜索文字。应用里的助手能跨你所有的录音回答问题，所以“我答应过 Dana 的培训预算是怎么说的？”这样的问题有地方可问。每段录音也有自己的聊天，用来就这一次谈话提问。

隐私，用大白话说

• 录音通过 HTTPS 传输，存放在我们位于德国的服务器上（Hetzner）。
• 上传的录音的音频会发送给位于美国的 AssemblyAI 做语音识别；AI 功能（会议纪要、聊天、翻译）会把转写文本发送给我们子处理方名单里的 AI 合作方。
• 用 Mac 应用的会议模式录的会议在 Mac 上转写；只有文字会保存到你的账号。
• 录音存放在你自己的账号里。没有共享的团队文件夹，所以同一个团队方案里的同事看不到它们。
• 你可以在应用或网页上自己删除某段录音或整个账号。这会从我们的服务器上移除音频和由它生成的一切内容。加密的数据库备份最长保留 12 个月，而且删除目前还不会向语音识别合作方发送删除请求，对方的副本按它自己的保留条款处理。

完整说明见安全页面。

不适合用 SozAI 的情况

• 心理治疗或任何临床问诊。SozAI 不是为健康记录设计的；我们的姊妹应用 notavik 把音频保留在设备上。
• 对方说了不，或者只是因为你是他的上级才说了行。
• 需要双方正式确认记录的人事或纪律面谈。SozAI 给你的是初稿，不是经双方签署的记录。
• 你希望两个人一起编辑同一份纪要。目前每个账号各自保存自己的录音。

各种规模会议的纪要是怎么生成的，见 AI 会议纪要页面。