Notas dos seus 1:1s e sessões de coaching, guardadas na sua própria conta

A resposta curta

Para 1:1s, sessões de coaching e mentoria, grave com a concordância da outra pessoa e deixe o SozAI escrever a transcrição, e depois notas com o que foi decidido e quem faz o quê em seguida. Grave pessoalmente com o app para celular, uma chamada de navegador com a versão web no Chrome ou no Edge, ou qualquer chamada num Mac com o app para Mac, cujo modo Reunião transcreve no Mac, de modo que o áudio nunca sai dele. As gravações ficam na sua própria conta, armazenadas em nossos servidores na Alemanha, e você pode excluir qualquer uma delas por conta própria a qualquer momento. Os primeiros 30 minutos de transcrição são gratuitos, uma única vez.

Pergunte primeiro e diga para que serve a gravação

Um 1:1 costuma ser uma conversa entre duas pessoas que não estão em pé de igualdade, como um gestor e quem se reporta a ele. Um pedido para gravar pode soar como uma ordem. Por isso, pergunte antes da sessão, e não com o dedo no botão, diga para que servem as notas (“para eu não esquecer o que prometi a você”) e faça do “não” uma resposta fácil.

Dois hábitos ajudam. Ofereça enviar as notas à outra pessoa. E pause para o que ela preferir deixar fora do registro; a versão web tem um botão de pausa, e nos apps você pode parar e iniciar uma nova gravação. As regras sobre gravar conversas diferem por país e, às vezes, por estado. Siga as que valem para vocês dois; não damos aconselhamento jurídico.

Três formas de gravar um 1:1

Para a maioria dos 1:1s, escolheríamos uma das duas primeiras linhas. Duas vozes são o caso fácil para rótulos de falante, e as notas são o objetivo. A linha do Mac é para sessões em que o áudio sair do computador é o problema, por exemplo quando a outra pessoa pediu isso; você recebe uma transcrição com marcações de tempo e escreve o acompanhamento você mesmo. Os detalhes de cada uma estão em reuniões presenciais, chamadas sem bot e o app para Mac.

Depois da sessão

1. Renomeie os dois rótulos de falante para nomes reais, no app para celular ou na web. Na web, o SozAI então se oferece para refazer as notas com os nomes, de modo que as tarefas digam quem é o responsável.
2. Leia as notas. Numa reunião, elas trazem um resumo curto e as decisões, depois tarefas com responsável e prazo quando alguém os disse. Em seguida, as perguntas em aberto e um rascunho de e-mail de acompanhamento.
3. Corrija o que estiver errado. O texto da transcrição pode ser corrigido no app para iPhone e Android; nos demais lugares, edite as notas depois de copiá-las.
4. Mova a gravação para uma pasta daquela pessoa.

As notas só sabem o que foi dito em voz alta. Se vocês combinaram algo com um aceno de cabeça, ou se a parte mais útil de uma sessão de coaching foi um silêncio, isso não está lá.

Encontrar de novo três meses depois

Um 1:1 é uma série, e o valor aparece quando você consegue olhar para trás. Se você se reúne com a mesma pessoa a cada duas semanas, mantenha uma pasta por pessoa no app ou na web. Antes da próxima sessão, leia as últimas notas dessa pasta, em especial as perguntas em aberto e as tarefas que você assumiu.

Para algo mais antigo, pesquise. Na web, Ctrl K encontra uma gravação pelo título, e dentro de uma gravação Ctrl F pesquisa o texto. O assistente do app responde a perguntas sobre todas as suas gravações, então “o que prometi à Dana sobre o orçamento de treinamento?” tem para onde ir. Cada gravação também tem o próprio chat, para perguntas sobre aquela sessão.

Privacidade, em termos simples

• As gravações trafegam por HTTPS e ficam armazenadas em nossos servidores na Alemanha (Hetzner).
• O áudio das gravações enviadas vai para a AssemblyAI, nos EUA, para o reconhecimento de fala; os recursos de IA (notas, chat, tradução) enviam o texto da transcrição aos parceiros de IA da nossa lista de subprocessadores.
• Uma reunião gravada com o modo Reunião do app para Mac é transcrita no Mac; só o texto é salvo na sua conta.
• As gravações ficam na sua própria conta. Não há pastas compartilhadas da equipe, então um colega no mesmo plano de equipe não as vê.
• Você pode excluir uma gravação ou a conta inteira por conta própria no app ou na web. Isso remove dos nossos servidores o áudio e tudo o que foi gerado a partir dele. Os backups criptografados do banco de dados são mantidos por até 12 meses, e a exclusão ainda não envia um pedido de exclusão ao parceiro de reconhecimento de fala, cuja cópia segue os próprios termos de retenção.

O relato completo está na página de segurança.

Quando o SozAI não serve

• Terapia ou qualquer sessão clínica. O SozAI não foi feito para prontuários de saúde; o nosso app irmão notavik mantém o áudio no dispositivo.
• A outra pessoa disse não, ou disse sim apenas porque você é o gestor dela.
• Reuniões de RH ou disciplinares em que o registro precisa ser formalmente acordado pelos dois lados. O SozAI entrega um rascunho, não um registro assinado.
• Você quer que as duas pessoas editem um único conjunto de notas compartilhado. Hoje cada conta guarda as próprias gravações.

Como funcionam as notas de reuniões de qualquer tamanho está na página de notas de reunião com IA.