1on1とコーチングセッションのノートを、ご自身のアカウントに

要点

1on1、コーチング、メンタリングのセッションは、相手の同意を得て録音し、SozAIに文字起こしと、決まったこと・次に誰が何をするかのノートを書かせます。対面ならスマートフォンアプリ、ブラウザの通話ならChromeまたはEdgeのWeb版、どのアプリの通話でも、Macなら会議モードを備えたMacアプリで録音できます。Macの会議モードは文字起こしをMac上で行うので、音声は外に出ません。録音はご自身のアカウントに残り、ドイツにある当社のサーバーに保存され、いつでもご自身で削除できます。最初の30分の文字起こしは、一度だけ無料です。

先に尋ね、録音の目的を伝える

1on1は、上司と部下のように、対等ではない二人の会話であることが多いものです。録音したいという申し出は、命令に聞こえかねません。ですから、録音ボタンに指をかけたまま尋ねるのではなく、セッションの前に尋ね、ノートの用途(「あなたに約束したことを忘れないように」)を伝え、断りやすくしてください。

二つの習慣が役立ちます。一つは、ノートを相手にも送ると申し出ること。もう一つは、相手が記録に残したくないことがあれば、そこで止めることです。Web版には一時停止ボタンがあり、アプリでは録音を止めて新しく始められます。会話の録音に関するルールは国によって、ときには州によって異なります。お二人に当てはまるルールに従ってください。当社は法的なアドバイスを行いません。

1on1を録音する三つの方法

たいていの1on1では、上の二つの行のどちらかをおすすめします。声が二つなら、話者ラベルには易しい条件で、目的はノートにあるからです。Macの行は、音声がコンピューターから出ること自体が問題になるセッション向けです。たとえば、相手がそれを求めた場合です。得られるのはタイムスタンプ付きの文字起こしなので、フォローアップは自分で書くことになります。それぞれの詳細は対面会議、ボットなしの通話、Macアプリのページにあります。

セッションのあとに

1. スマートフォンアプリまたはWebで、二つの話者ラベルを実名に変えます。Webでは、SozAIが名前入りでノートを作り直すかを尋ねるので、タスクの担当者が名前で示されます。
2. ノートを読みます。会議のノートには、短い要約と決定事項に続いて、担当者付きのタスク(期限が口頭で述べられた場合は期限も)があります。そのあとに未解決の質問と、フォローアップメールの下書きが続きます。
3. 間違いを直します。文字起こしのテキストを修正できるのは、iPhoneとAndroidのアプリです。それ以外では、ノートをコピーしてから編集してください。
4. 録音を、その相手用のフォルダーに移します。

ノートが知っているのは、声に出されたことだけです。うなずきで合意したことや、コーチングで最も役立ったのが沈黙だったとしても、それはノートに載りません。

三か月後に見つけ直す

1on1は連続して行われるものなので、価値が出るのは振り返れるときです。同じ相手と二週間ごとに会うなら、アプリでもWebでも、一人につき一つのフォルダーを使ってください。次のセッションの前に、そのフォルダーにある前回のノート、特に未解決の質問と、ご自身が引き受けたタスクを読みます。

さらに古いものは、検索で探します。WebではCtrl Kでタイトルから録音を探せ、録音の中ではCtrl Fでテキストを検索できます。アプリのアシスタントは録音をまたいだ質問に答えるので、「トレーニング予算についてDanaに何を約束したか」といった問いにも行き先があります。各録音には専用のチャットもあり、そのセッションだけについて質問できます。

プライバシーを、わかりやすく

• 録音はHTTPSで送信され、ドイツ(Hetzner)にある当社のサーバーに保存されます。
• アップロードした録音の音声は、音声認識のために米国のAssemblyAIへ送られます。AI機能(ノート、チャット、翻訳)は、サブプロセッサー一覧に記載のAIパートナーへ、文字起こしのテキストを送ります。
• Macアプリの会議モードで録音した会議は、Mac上で文字起こしされ、テキストだけがアカウントに保存されます。
• 録音はご自身のアカウントに置かれます。共有のチームフォルダーはないので、同じチームプランの同僚には見えません。
• アプリまたはWebで、録音やアカウント全体をご自身で削除できます。これにより、音声とそこから作られたものがすべて当社のサーバーから消えます。暗号化されたデータベースのバックアップは最長12か月保持され、削除しても、音声認識パートナーに削除依頼はまだ送られません。パートナー側のコピーは、そのパートナー自身の保存条件に従います。

詳しい説明はセキュリティのページにあります。

SozAIが向かない場合

• セラピーなど、診療にあたるセッション。SozAIは健康に関する記録向けには作られていません。姉妹アプリのnotavikは、音声を端末内に残します。
• 相手が断った、または、あなたが上司だからという理由で同意しただけの場合。
• 人事や懲戒の面談など、記録を双方が正式に合意する必要があるもの。SozAIが出すのは下書きで、署名済みの記録ではありません。
• 二人で一つのノートを共同編集したい。現在は、アカウントごとに自分の録音を保管します。

あらゆる規模の会議のノートがどう作られるかは、AI議事録のページにあります。