Notizen aus Ihren 1:1-Gesprächen und Coachings, in Ihrem eigenen Konto

Die kurze Antwort

Nehmen Sie 1:1-Gespräche, Coachings und Mentorings mit Einverständnis des Gegenübers auf und lassen Sie SozAI das Transkript schreiben, dann Notizen mit dem, was beschlossen wurde und wer als Nächstes was tut. Nehmen Sie vor Ort mit der Handy-App auf, einen Browser-Call mit der Web-Version in Chrome oder Edge oder jeden Call auf einem Mac mit der Mac-App, deren Meeting-Modus auf dem Mac transkribiert, sodass das Audio ihn nie verlässt. Aufnahmen bleiben in Ihrem eigenen Konto, gespeichert auf unseren Servern in Deutschland, und Sie können jede jederzeit selbst löschen. Die ersten 30 Minuten Transkription sind einmalig kostenlos.

Erst fragen, und sagen, wofür die Aufnahme ist

Ein 1:1 ist meist ein Gespräch zwischen zwei Menschen, die nicht auf Augenhöhe sind, etwa einer Führungskraft und der Person, die ihr berichtet. Die Bitte um eine Aufnahme kann sich wie ein Befehl anfühlen. Fragen Sie also vor dem Gespräch statt mit dem Finger auf der Taste, sagen Sie, wofür die Notizen sind („damit ich nicht vergesse, was ich dir versprochen habe“), und machen Sie ein Nein leicht.

Zwei Gewohnheiten helfen. Bieten Sie an, dem Gegenüber die Notizen zu schicken. Und pausieren Sie bei allem, was es lieber nicht aufgezeichnet hätte; die Web-Version hat eine Pause-Taste, und in den Apps beenden Sie die Aufnahme und starten eine neue. Die Regeln zur Aufnahme von Gesprächen unterscheiden sich je nach Land und manchmal nach Bundesstaat. Befolgen Sie die, die für Sie beide gelten; wir geben keine Rechtsberatung.

Drei Wege, ein 1:1 aufzunehmen

Für die meisten 1:1-Gespräche würden wir eine der ersten beiden Zeilen nehmen. Zwei Stimmen sind für Sprecher-Labels der leichte Fall, und auf die Notizen kommt es an. Die Mac-Zeile ist für Gespräche, bei denen es das Problem ist, dass Audio den Computer verlässt, zum Beispiel weil das Gegenüber darum gebeten hat; Sie erhalten ein Transkript mit Zeitstempeln und schreiben das Follow-up selbst. Die Einzelheiten zu jedem Weg stehen unter Präsenz-Meetings, Calls ohne Bot und die Mac-App.

Nach dem Gespräch

1. Benennen Sie die beiden Sprecher-Labels in der Handy-App oder im Web in echte Namen um. Im Web bietet SozAI dann an, die Notizen mit den Namen neu zu erstellen, sodass bei den Aufgaben steht, wem sie gehören.
2. Lesen Sie die Notizen. Bei einem Meeting enthalten sie eine kurze Zusammenfassung und die Beschlüsse, dann Aufgaben mit Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum, wenn jemand eines genannt hat. Dann die offenen Fragen und den Entwurf einer Follow-up-Mail.
3. Korrigieren Sie, was falsch ist. Den Text des Transkripts können Sie in der iPhone- und Android-App korrigieren; überall sonst bearbeiten Sie die Notizen, nachdem Sie sie herauskopiert haben.
4. Verschieben Sie die Aufnahme in einen Ordner für diese Person.

Die Notizen kennen nur, was laut gesagt wurde. Wenn Sie etwas durch Nicken vereinbart haben oder der nützlichste Teil eines Coachings eine Stille war, steht es nicht darin.

Drei Monate später wiederfinden

Ein 1:1 ist eine Serie, und der Wert zeigt sich, wenn Sie zurückschauen können. Wenn Sie dieselbe Person alle zwei Wochen treffen, legen Sie in der App oder im Web einen Ordner pro Person an. Lesen Sie vor dem nächsten Gespräch die letzten Notizen in diesem Ordner, besonders die offenen Fragen und die Aufgaben, die Sie übernommen haben.

Für Älteres suchen Sie. Im Web findet Ctrl K eine Aufnahme anhand ihres Titels, und innerhalb einer Aufnahme durchsucht Ctrl F den Text. Der Assistent in der App beantwortet Fragen über alle Ihre Aufnahmen, sodass „Was habe ich Dana zum Weiterbildungsbudget versprochen?“ eine Anlaufstelle hat. Jede Aufnahme hat außerdem einen eigenen Chat für Fragen zu genau diesem Gespräch.

Datenschutz in einfachen Worten

• Aufnahmen werden über HTTPS übertragen und liegen auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner).
• Das Audio hochgeladener Aufnahmen geht zur Spracherkennung an AssemblyAI in den USA; die KI-Funktionen (Notizen, Chat, Übersetzung) schicken Transkripttext an die KI-Partner auf unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter.
• Ein Meeting, das im Meeting-Modus der Mac-App aufgenommen wird, wird auf dem Mac transkribiert; nur der Text wird in Ihrem Konto gespeichert.
• Aufnahmen liegen in Ihrem eigenen Konto. Es gibt keine gemeinsamen Team-Ordner, eine Kollegin im selben Team-Tarif sieht sie also nicht.
• Sie können eine Aufnahme oder Ihr ganzes Konto selbst in der App oder im Web löschen. Das entfernt das Audio und alles, was daraus entstanden ist, von unseren Servern. Verschlüsselte Datenbank-Backups bleiben bis zu 12 Monate bestehen, und das Löschen schickt noch keine Löschanfrage an den Partner der Spracherkennung, dessen Kopie seinen eigenen Aufbewahrungsbedingungen folgt.

Die ganze Darstellung steht auf der Sicherheitsseite.

Wann SozAI nicht passt

• Therapie oder jede klinische Sitzung. SozAI ist nicht für Gesundheitsakten gebaut; unsere Schwester-App notavik hält das Audio auf dem Gerät.
• Das Gegenüber hat Nein gesagt oder nur Ja, weil Sie die Führungskraft sind.
• HR- oder Disziplinargespräche, bei denen das Protokoll von beiden Seiten förmlich bestätigt werden muss. SozAI liefert einen Entwurf, kein unterschriebenes Protokoll.
• Sie wollen, dass beide Personen einen gemeinsamen Satz Notizen bearbeiten. Heute behält jedes Konto seine eigenen Aufnahmen.

Wie Notizen aus Meetings jeder Größe funktionieren, steht auf der Seite zu KI-Meeting-Notizen.