Noter fra dine 1:1-møder og coachingsessioner, gemt i din egen konto

Det korte svar

Til 1:1-møder, coaching og mentoring optager du med den anden persons accept og lader SozAI skrive transskriptionen og derefter noter med, hvad der blev besluttet, og hvem der gør hvad som det næste. Optag på stedet med telefonappen, et browseropkald med webversionen i Chrome eller Edge, eller et hvilket som helst opkald på en Mac med Mac-appen, hvis mødetilstand transskriberer på Mac'en, så lyden aldrig forlader den. Optagelserne bliver i din egen konto, gemt på vores servere i Tyskland, og du kan selv slette hver af dem, når som helst. De første 30 minutters transskription er gratis, én gang.

Spørg først, og sig hvad optagelsen skal bruges til

Et 1:1-møde er som regel en samtale mellem to personer, der ikke er ligestillede, for eksempel en leder og den, der refererer til vedkommende. En anmodning om at optage kan føles som en ordre. Så spørg før sessionen frem for med fingeren på knappen, sig hvad noterne skal bruges til („så jeg ikke glemmer, hvad jeg lovede dig“), og gør et „nej“ nemt at sige.

To vaner hjælper. Tilbyd at sende den anden person noterne. Og hold pause, når der er noget, vedkommende hellere vil have uden for protokollen; webversionen har en pauseknap, og apperne lader dig stoppe og starte en ny optagelse. Reglerne for optagelse af samtaler er forskellige fra land til land og somme tider fra stat til stat. Følg dem, der gælder for jer begge; vi giver ikke juridisk rådgivning.

Tre måder at optage et 1:1-møde på

Til de fleste 1:1-møder ville vi vælge en af de to første rækker. To stemmer er det nemme tilfælde for talerbetegnelser, og noterne er pointen. Mac-rækken er til sessioner, hvor det er et problem, at lyden forlader computeren, for eksempel når den anden person har bedt om det; du får en tidsstemplet transskription og skriver selv opfølgningen. Detaljerne for hver findes på siderne om fysiske møder, opkald uden bot og Mac-appen.

Efter sessionen

1. Omdøb de to talerbetegnelser til rigtige navne i telefonappen eller på nettet. På nettet tilbyder SozAI så at bygge noterne om med navnene, så opgaverne viser, hvem der ejer dem.
2. Læs noterne. Til et møde indeholder de et kort resumé og beslutningerne, derefter opgaver med en ansvarlig og en frist, når nogen har sagt en. Så de åbne spørgsmål og et udkast til en opfølgende e-mail.
3. Ret det, der er forkert. Transskriptionens tekst kan rettes i appen til iPhone og Android; alle andre steder redigerer du noterne, efter du har kopieret dem ud.
4. Flyt optagelsen ind i en mappe for den pågældende person.

Noterne kender kun det, der blev sagt højt. Hvis I blev enige ved at nikke, eller hvis den mest nyttige del af en coachingsession var en stilhed, står det ikke i dem.

At finde det igen tre måneder senere

Et 1:1-møde er en serie, og værdien viser sig, når du kan se tilbage. Mødes du med den samme person hver anden uge, så hav én mappe pr. person i appen eller på nettet. Før næste session læser du de seneste noter i den mappe, især de åbne spørgsmål og de opgaver, du tog på dig.

Til noget ældre kan du søge. På nettet finder Ctrl K en optagelse på titlen, og inde i en optagelse søger Ctrl F i teksten. Assistenten i appen svarer på spørgsmål på tværs af dine optagelser, så „hvad lovede jeg Dana om uddannelsesbudgettet?“ har et sted at gå hen. Hver optagelse har også sin egen chat til spørgsmål om netop den session.

Privatliv, i almindeligt sprog

• Optagelser sendes over HTTPS og gemmes på vores servere i Tyskland (Hetzner).
• Lyden fra uploadede optagelser går til AssemblyAI i USA til talegenkendelse; AI-funktionerne (noter, chat, oversættelse) sender transskriptionens tekst til AI-partnerne på vores liste over underdatabehandlere.
• Et møde optaget med Mac-appens mødetilstand transskriberes på Mac'en; kun teksten gemmes på din konto.
• Optagelser ligger i din egen konto. Der er ingen fælles teammapper, så en kollega på samme teamabonnement ser dem ikke.
• Du kan selv slette en optagelse eller hele din konto i appen eller på nettet. Det fjerner lyden og alt, der er lavet ud fra den, fra vores servere. Krypterede databasebackups gemmes i op til 12 måneder, og sletning sender endnu ikke en sletteanmodning til talegenkendelsespartneren, hvis kopi følger partnerens egne regler for opbevaring.

Den fulde redegørelse findes på sikkerhedssiden.

Når SozAI ikke passer

• Terapi eller enhver klinisk session. SozAI er ikke bygget til sundhedsjournaler; vores søsterapp notavik beholder lyden på enheden.
• Den anden person sagde nej, eller sagde kun ja, fordi du er vedkommendes leder.
• HR- eller disciplinærmøder, hvor protokollen skal godkendes formelt af begge sider. SozAI giver et udkast, ikke en underskrevet protokol.
• Du vil have, at begge personer redigerer ét fælles sæt noter. I dag beholder hver konto sine egne optagelser.

Hvordan noter fra møder af enhver størrelse fungerer, står på siden om AI-mødenoter.