Нотатки з ваших 1:1 і коучингових сесій у вашому власному обліковому записі

Коротка відповідь

Для зустрічей 1:1, коучингових і менторських сесій записуйте за згодою другої людини й дозвольте SozAI написати транскрипт, а далі нотатки з тим, що вирішили і хто що робить далі. Записувати можна наживо в застосунку на телефоні, дзвінок у браузері у веб-версії в Chrome чи Edge або будь-який дзвінок на Mac у застосунку для Mac, режим наради якого транскрибує на самому Mac, тож аудіо його не залишає. Записи лишаються у вашому обліковому записі, зберігаються на наших серверах у Німеччині, і ви в будь-який момент можете самі видалити будь-який із них. Перші 30 хвилин транскрибації безкоштовні, один раз.

Спершу запитайте і скажіть, для чого запис

Зустріч 1:1 — зазвичай розмова двох людей, які не рівні, наприклад керівника й підлеглого. Прохання записати може прозвучати як наказ. Тому питайте до сесії, а не з пальцем на кнопці, скажіть, для чого нотатки («щоб не забути, що я вам пообіцяв»), і зробіть так, щоб «ні» було легко сказати.

Допомагають дві звички. Запропонуйте надіслати другій людині нотатки. І ставте запис на паузу для всього, що вона хотіла б лишити поза записом; у веб-версії є кнопка Pause, а в застосунках можна зупинити запис і почати новий. Правила запису розмов різняться залежно від країни, а подекуди й від штату. Дотримуйтеся тих, що стосуються вас обох; юридичних порад ми не даємо.

Три способи записати 1:1

Для більшості 1:1 ми обрали б один із перших двох рядків. Два голоси — найпростіший випадок для міток мовців, а нотатки — головне. Рядок про Mac призначено для сесій, де проблема саме в тому, що аудіо залишає комп’ютер, наприклад коли про це попросила друга людина; ви отримуєте транскрипт із позначками часу і самі пишете підсумок. Подробиці кожного способу є на сторінках про наради наживо, дзвінки без бота і застосунок для Mac.

Після сесії

1. Замініть дві мітки мовців справжніми іменами в застосунку на телефоні чи у вебі. У вебі SozAI тоді пропонує перебудувати нотатки з іменами, щоб у завданнях було видно, хто за що відповідає.
2. Прочитайте нотатки. Для наради в них є короткий підсумок і рішення, потім завдання з виконавцем і строком, якщо хтось його назвав. Далі відкриті питання та чернетка листа-підсумку.
3. Виправте те, що не так. Текст транскрипту можна виправляти в застосунку на iPhone та Android; в інших місцях редагуйте нотатки після того, як їх скопіюєте.
4. Перенесіть запис у папку цієї людини.

Нотатки знають лише те, що було сказано вголос. Якщо ви про щось домовилися кивком або найкориснішою частиною коучингової сесії була тиша, у них цього немає.

Знайти це через три місяці

1:1 — це серія, і користь видно, коли можна озирнутися назад. Якщо ви зустрічаєтеся з тією самою людиною раз на два тижні, тримайте по одній папці на людину в застосунку чи у вебі. Перед наступною сесією перечитайте останні нотатки з цієї папки, особливо відкриті питання та завдання, які ви взяли на себе.

Щоб знайти щось давніше, скористайтеся пошуком. У вебі Ctrl K знаходить запис за назвою, а всередині запису Ctrl F шукає в тексті. Асистент у застосунку відповідає на запитання по всіх ваших записах, тож «що я пообіцяв Дані щодо бюджету на навчання?» має куди піти. У кожного запису також є власний чат для запитань саме про цю сесію.

Приватність простими словами

• Записи передаються через HTTPS і зберігаються на наших серверах у Німеччині (Hetzner).
• Аудіо завантажених записів іде до AssemblyAI в США для розпізнавання мовлення; ШІ-функції (нотатки, чат, переклад) надсилають текст транскрипту ШІ-партнерам з нашого переліку субпроцесорів.
• Нарада, записана в режимі наради застосунку для Mac, транскрибується на Mac; до вашого облікового запису зберігається лише текст.
• Записи лежать у вашому власному обліковому записі. Спільних командних папок немає, тож колега з того самого командного тарифу їх не бачить.
• Видалити запис або весь обліковий запис можна самостійно в застосунку чи у вебі. Це прибирає з наших серверів аудіо й усе створене з нього. Зашифровані резервні копії бази даних зберігаються до 12 місяців, а видалення поки що не надсилає запит на видалення партнерові з розпізнавання мовлення, чия копія підпорядковується його власним умовам зберігання.

Повний виклад є на сторінці безпеки.

Коли SozAI не підійде

• Терапія чи будь-яка клінічна сесія. SozAI не призначений для медичних записів; наш споріднений застосунок notavik тримає аудіо на пристрої.
• Друга людина відмовилась або погодилась лише тому, що ви її керівник.
• Кадрові чи дисциплінарні розмови, де запис мають офіційно погодити обидві сторони. SozAI дає чернетку, а не підписаний запис.
• Ви хочете, щоб обоє редагували один спільний набір нотаток. Нині кожен обліковий запис тримає власні записи.

Як працюють нотатки нарад будь-якого розміру, описано на сторінці ШІ-нотатки нарад.