Gli appunti dei tuoi colloqui individuali e di coaching, nel tuo account

La risposta breve

Per i colloqui 1:1, il coaching e il mentoring, registra con il consenso dell’altra persona e lascia che SozAI scriva la trascrizione, poi gli appunti con ciò che è stato deciso e chi fa cosa. Registra di persona con l’app per telefono, una chiamata nel browser con la versione web in Chrome o Edge, oppure qualsiasi chiamata su un Mac con l’app per Mac, la cui modalità riunione trascrive sul Mac, così l’audio non lo lascia mai. Le registrazioni restano nel tuo account, archiviate sui nostri server in Germania, e puoi eliminarne una qualsiasi in qualunque momento. I primi 30 minuti di trascrizione sono gratis, una sola volta.

Chiedi prima e spiega a cosa serve la registrazione

Un 1:1 è di solito una conversazione tra due persone che non sono sullo stesso piano, per esempio un responsabile e chi risponde a lui. Una richiesta di registrare può sembrare un ordine. Quindi chiedi prima della sessione, non con il dito già sul pulsante, di’ a cosa servono gli appunti («per non dimenticare ciò che ti ho promesso») e rendi facile rispondere di no.

Aiutano due abitudini. Offri all’altra persona di inviarle gli appunti. E metti in pausa per tutto ciò che preferisce tenere fuori registro: la versione web ha un pulsante Pausa, e nelle app puoi fermare la registrazione e avviarne una nuova. Le regole sulla registrazione delle conversazioni cambiano da paese a paese e talvolta da stato a stato. Segui quelle che valgono per entrambi; non diamo consulenza legale.

Tre modi per registrare un 1:1

Per la maggior parte dei 1:1 sceglieremmo una delle prime due righe. Con due voci le etichette degli interlocutori funzionano al meglio, e gli appunti sono lo scopo. La riga del Mac è per le sessioni in cui il problema è proprio che l’audio lasci il computer, per esempio perché l’altra persona lo ha chiesto: ottieni una trascrizione con marcatori temporali e scrivi tu il seguito. I dettagli di ciascuna sono nelle pagine su riunioni di persona, chiamate senza bot e l’app per Mac.

Dopo la sessione

1. Rinomina le due etichette degli interlocutori con i nomi veri, nell’app per telefono o sul web. Sul web, SozAI ti propone poi di rifare gli appunti con i nomi, così le attività indicano chi se ne occupa.
2. Leggi gli appunti. Per una riunione contengono un breve riassunto e le decisioni, poi le attività con un responsabile e una scadenza quando qualcuno l’ha detta. Poi le questioni aperte e una bozza di e-mail di seguito.
3. Correggi ciò che è sbagliato. Il testo della trascrizione si può correggere nell’app per iPhone e Android; altrove, modifica gli appunti dopo averli copiati.
4. Sposta la registrazione in una cartella dedicata a quella persona.

Gli appunti conoscono solo ciò che è stato detto ad alta voce. Se avete concordato qualcosa con un cenno del capo, o se la parte più utile di una sessione di coaching è stata un silenzio, non c’è scritto.

Ritrovarlo dopo tre mesi

Un 1:1 è una serie, e il valore si vede quando puoi guardare indietro. Se incontri la stessa persona ogni due settimane, tieni una cartella per persona nell’app o sul web. Prima della sessione successiva, leggi gli ultimi appunti di quella cartella, soprattutto le questioni aperte e le attività che ti sei assunto.

Per qualcosa di più vecchio, cerca. Sul web, Ctrl K trova una registrazione dal titolo, e dentro una registrazione Ctrl F cerca nel testo. L’assistente nell’app risponde a domande su tutte le tue registrazioni, quindi «che cosa ho promesso a Dana sul budget per la formazione?» ha un posto dove andare a finire. Ogni registrazione ha anche una sua chat, per le domande su quella singola sessione.

Privacy, in parole semplici

• Le registrazioni viaggiano su HTTPS e sono archiviate sui nostri server in Germania (Hetzner).
• L’audio delle registrazioni caricate va ad AssemblyAI, negli USA, per il riconoscimento vocale; le funzioni di IA (appunti, chat, traduzione) inviano il testo della trascrizione ai partner di IA indicati nel nostro elenco dei sub-responsabili del trattamento.
• Una riunione registrata con la modalità riunione dell’app per Mac viene trascritta sul Mac; nel tuo account viene salvato solo il testo.
• Le registrazioni stanno nel tuo account. Non ci sono cartelle condivise del team, quindi un collega con lo stesso piano team non le vede.
• Puoi eliminare una registrazione o l’intero account da solo, nell’app o sul web. Questo rimuove dai nostri server l’audio e tutto ciò che ne deriva. I backup cifrati del database vengono conservati fino a 12 mesi, e l’eliminazione non invia ancora una richiesta di cancellazione al partner di riconoscimento vocale, la cui copia segue le sue condizioni di conservazione.

Il quadro completo è nella pagina sulla sicurezza.

Quando SozAI non fa al caso tuo

• Terapia o qualsiasi sessione clinica. SozAI non è pensato per le cartelle cliniche; la nostra app gemella notavik tiene l’audio sul dispositivo.
• L’altra persona ha detto di no, o ha detto sì solo perché sei il suo responsabile.
• Riunioni HR o disciplinari in cui il verbale deve essere concordato formalmente da entrambe le parti. SozAI ti dà una bozza, non un verbale firmato.
• Vuoi che due persone modifichino un unico insieme di appunti condiviso. Oggi ogni account conserva le proprie registrazioni.

Come funzionano gli appunti per riunioni di qualsiasi dimensione è spiegato nella pagina sugli appunti di riunione con IA.