Anteckningar från dina 1:1-möten och coachningssessioner, kvar på ditt eget konto

Det korta svaret

För 1:1-möten, coachning och mentorskap spelar du in med den andra personens medgivande och låter SozAI skriva transkriptionen och sedan anteckningar med vad som beslutades och vem som gör vad härnäst. Spela in på plats med telefonappen, ett webbläsarsamtal med webbversionen i Chrome eller Edge, eller vilket samtal som helst på en Mac med Mac-appen, vars Meeting-läge transkriberar på Macen så att ljudet aldrig lämnar den. Inspelningarna stannar på ditt eget konto, lagrade på våra servrar i Tyskland, och du kan själv radera vilken som helst när du vill. De första 30 minuterna av transkribering är gratis, en gång.

Fråga först, och säg vad inspelningen ska användas till

Ett 1:1-möte är oftast ett samtal mellan två personer som inte är jämlikar, till exempel en chef och den som rapporterar till chefen. En fråga om att få spela in kan kännas som en order. Fråga därför före sessionen i stället för med fingret på knappen, säg vad anteckningarna ska användas till (”så att jag inte glömmer vad jag lovade dig”) och gör det lätt att svara nej.

Två vanor hjälper. Erbjud dig att skicka anteckningarna till den andra personen. Och pausa för allt som den hellre vill hålla utanför protokollet; webbversionen har en Pause-knapp, och i apparna kan du stoppa och starta en ny inspelning. Reglerna för att spela in samtal skiljer sig mellan länder och ibland mellan delstater. Följ de som gäller er båda; vi ger ingen juridisk rådgivning.

Tre sätt att spela in ett 1:1-möte

För de flesta 1:1-möten skulle vi välja någon av de två första raderna. Två röster är det enkla fallet för talaretiketter, och anteckningarna är poängen. Mac-raden är för sessioner där det är ljudet som lämnar datorn som är problemet, till exempel när den andra personen har bett om det; du får en transkription med tidsstämplar och skriver själv uppföljningen. Detaljerna för varje finns på sidorna om möten på plats, samtal utan bot och Mac-appen.

Efter sessionen

1. Döp om de två talaretiketterna till riktiga namn, i telefonappen eller på webben. På webben erbjuder SozAI sedan att bygga om anteckningarna med namnen, så att uppgifterna anger vem som äger dem.
2. Läs anteckningarna. För ett möte innehåller de en kort sammanfattning och besluten, sedan uppgifter med en ansvarig och ett förfallodatum när någon nämnde ett. Därefter de öppna frågorna och ett utkast till ett uppföljningsmejl.
3. Rätta det som är fel. Transkriptionens text kan rättas i iPhone- och Android-appen; på andra ställen redigerar du anteckningarna efter att du kopierat ut dem.
4. Flytta inspelningen till en mapp för den personen.

Anteckningarna vet bara det som sades högt. Om ni kom överens om något med en nick, eller om den mest användbara delen av en coachningssession var en tystnad, finns det inte med.

Hitta det igen tre månader senare

Ett 1:1-möte är en serie, och värdet visar sig när du kan se tillbaka. Om du träffar samma person varannan vecka, ha en mapp per person i appen eller på webben. Läs de senaste anteckningarna i den mappen före nästa session, särskilt de öppna frågorna och uppgifterna du tog på dig.

För något äldre söker du. På webben hittar Ctrl K en inspelning på dess titel, och inne i en inspelning söker Ctrl F i texten. Assistenten i appen svarar på frågor över dina inspelningar, så ”vad lovade jag Dana om utbildningsbudgeten?” har någonstans att ta vägen. Varje inspelning har också sin egen chatt, för frågor om just den sessionen.

Integritet, på vanlig svenska

• Inspelningar skickas över HTTPS och lagras på våra servrar i Tyskland (Hetzner).
• Ljudet från uppladdade inspelningar går till AssemblyAI i USA för taligenkänning; AI-funktionerna (anteckningar, chatt, översättning) skickar transkriptionens text till AI-partnerna på vår lista över underbiträden.
• Ett möte som spelas in med Mac-appens Meeting-läge transkriberas på Macen; bara texten sparas på ditt konto.
• Inspelningarna ligger på ditt eget konto. Det finns inga delade teammappar, så en kollega på samma teamplan ser dem inte.
• Du kan själv radera en inspelning eller hela ditt konto i appen eller på webben. Då tas ljudet och allt som gjorts av det bort från våra servrar. Krypterade databassäkerhetskopior sparas i upp till 12 månader, och en radering skickar ännu inte någon raderingsbegäran till taligenkänningspartnern, vars kopia följer partnerns egna lagringsvillkor.

Hela redogörelsen finns på säkerhetssidan.

När SozAI inte passar

• Terapi eller någon klinisk session. SozAI är inte byggt för journaler; vår systerapp notavik behåller ljudet på enheten.
• Den andra personen sa nej, eller sa ja bara för att du är dennes chef.
• HR- eller disciplinmöten där protokollet formellt måste godkännas av båda sidor. SozAI ger dig ett utkast, inte ett undertecknat protokoll.
• Du vill att båda ska redigera en gemensam uppsättning anteckningar. I dag behåller varje konto sina egna inspelningar.

Hur anteckningar från möten av alla storlekar fungerar finns på sidan AI-mötesanteckningar.