Notatki z rozmów 1:1 i sesji coachingowych, trzymane na Twoim własnym koncie

Krótka odpowiedź

Rozmowy 1:1, sesje coachingowe i mentoringowe nagrywaj za zgodą drugiej osoby, a SozAI napisze transkrypcję, a potem notatki z tym, co ustalono i kto co robi dalej. Nagrywaj na żywo aplikacją na telefon, rozmowę w przeglądarce wersją webową w Chrome lub Edge, a dowolną rozmowę na Macu aplikacją na Maca, której tryb spotkania transkrybuje na Macu, więc dźwięk go nie opuszcza. Nagrania zostają na Twoim własnym koncie, przechowywane na naszych serwerach w Niemczech, a każde z nich możesz w dowolnej chwili usunąć sam. Pierwsze 30 minut transkrypcji jest za darmo, jednorazowo.

Najpierw zapytaj i powiedz, do czego służy nagranie

Rozmowa 1:1 to zwykle rozmowa dwóch osób, które nie są równe, na przykład przełożonego i osoby, która mu podlega. Prośba o nagrywanie może zabrzmieć jak polecenie. Zapytaj więc przed sesją, a nie z palcem na przycisku, powiedz, do czego posłużą notatki („żeby nie zapomnieć, co Ci obiecałem”), i spraw, żeby „nie” było łatwą odpowiedzią.

Pomagają dwa nawyki. Zaproponuj, że wyślesz drugiej osobie notatki. I wstrzymaj nagrywanie przy wszystkim, co wolałaby zostawić poza zapisem; wersja webowa ma przycisk Pause, a w aplikacjach możesz zatrzymać i zacząć nowe nagranie. Przepisy o nagrywaniu rozmów różnią się w zależności od kraju, a czasem stanu. Stosuj te, które obowiązują was oboje; nie udzielamy porad prawnych.

Trzy sposoby nagrania rozmowy 1:1

Przy większości rozmów 1:1 wzięlibyśmy jeden z dwóch pierwszych wierszy. Dwa głosy to łatwy przypadek dla etykiet mówców, a o notatki właśnie chodzi. Wiersz z Makiem jest na sesje, w których problemem jest dźwięk opuszczający komputer, na przykład gdy druga osoba o to poprosiła; dostajesz transkrypcję ze znacznikami czasu, a ciąg dalszy piszesz sam. Szczegóły każdego sposobu są na stronach o spotkaniach na żywo, rozmowach bez bota i aplikacji na Maca.

Po sesji

1. Zmień dwie etykiety mówców na prawdziwe imiona, w aplikacji na telefon albo w wersji webowej. W wersji webowej SozAI zaproponuje potem odbudowanie notatek z imionami, żeby zadania mówiły, kto za nie odpowiada.
2. Przeczytaj notatki. Dla spotkania zawierają krótkie podsumowanie i decyzje, potem zadania z osobą odpowiedzialną i terminem, jeśli ktoś go podał. Potem otwarte pytania i szkic e-maila z podsumowaniem.
3. Popraw to, co jest błędne. Tekst transkrypcji można poprawiać w aplikacji na iPhone’a i Androida; gdzie indziej edytuj notatki po skopiowaniu.
4. Przenieś nagranie do folderu tej osoby.

Notatki znają tylko to, co powiedziano na głos. Jeśli coś ustaliliście skinieniem głowy albo najcenniejszą częścią sesji coachingowej była cisza, nie ma tego w notatkach.

Znalezienie tego po trzech miesiącach

Rozmowy 1:1 tworzą serię, a wartość widać, gdy można spojrzeć wstecz. Jeśli spotykasz się z tą samą osobą co dwa tygodnie, trzymaj jeden folder na osobę w aplikacji lub w wersji webowej. Przed następną sesją przeczytaj ostatnie notatki w tym folderze, zwłaszcza otwarte pytania i zadania, które wzięłaś lub wziąłeś na siebie.

Starsze rzeczy wyszukaj. W wersji webowej Ctrl K znajduje nagranie po tytule, a wewnątrz nagrania Ctrl F przeszukuje tekst. Asystent w aplikacji odpowiada na pytania z całych Twoich nagrań, więc „co obiecałem Danie w sprawie budżetu na szkolenia?” ma dokąd trafić. Każde nagranie ma też własny czat, na pytania o tę jedną sesję.

Prywatność, po ludzku

• Nagrania podróżują przez HTTPS i są przechowywane na naszych serwerach w Niemczech (Hetzner).
• Dźwięk przesłanych nagrań trafia do AssemblyAI w USA w celu rozpoznania mowy; funkcje AI (notatki, czat, tłumaczenie) wysyłają tekst transkrypcji do partnerów AI z naszej listy podmiotów przetwarzających.
• Spotkanie nagrane trybem spotkania w aplikacji na Maca jest transkrybowane na Macu; na Twoje konto zapisywany jest tylko tekst.
• Nagrania leżą na Twoim własnym koncie. Nie ma wspólnych folderów zespołu, więc współpracownik z tego samego planu zespołowego ich nie widzi.
• Nagranie albo całe konto usuniesz sam w aplikacji lub w wersji webowej. To usuwa z naszych serwerów dźwięk i wszystko, co z niego powstało. Zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych są trzymane do 12 miesięcy, a usunięcie nie wysyła jeszcze żądania usunięcia do partnera od rozpoznawania mowy, którego kopia podlega jego własnym zasadom przechowywania.

Pełny opis jest na stronie o bezpieczeństwie.

Kiedy SozAI się nie sprawdzi

• Terapia lub jakakolwiek sesja kliniczna. SozAI nie jest zbudowany do dokumentacji medycznej; nasza siostrzana aplikacja notavik trzyma dźwięk na urządzeniu.
• Druga osoba odmówiła albo zgodziła się tylko dlatego, że jesteś jej przełożonym.
• Spotkania HR lub dyscyplinarne, na których zapis musi być formalnie uzgodniony przez obie strony. SozAI daje szkic, a nie podpisany zapis.
• Chcecie, żeby obie osoby edytowały jeden wspólny zestaw notatek. Dziś każde konto trzyma własne nagrania.

Jak działają notatki ze spotkań o dowolnej wielkości, jest na stronie notatek AI ze spotkań.