Заметки со встреч 1:1 и коучинговых сессий, которые хранятся в вашем аккаунте

Коротко

Встречи 1:1, сессии коучинга и менторства записывайте с согласия другого человека и поручайте SozAI расшифровку, а затем заметки о том, что решено и кто что делает дальше. Лично записывайте в приложении на телефоне, звонок в браузере — в веб-версии в Chrome или Edge, а любой звонок на Mac — в приложении для Mac, чей режим встречи расшифровывает прямо на Mac, так что аудио его не покидает. Записи остаются в вашем аккаунте, хранятся на наших серверах в Германии, и любую из них вы можете удалить сами в любой момент. Первые 30 минут расшифровки бесплатны, один раз.

Сначала спросите и скажите, зачем запись

Встреча 1:1 — обычно разговор двух неравных людей, например руководителя и подчинённого. Просьба записать может прозвучать как приказ. Поэтому спрашивайте до сессии, а не с пальцем на кнопке, говорите, для чего нужны заметки («чтобы не забыть, что я вам обещал»), и пусть «нет» будет лёгким ответом.

Помогают две привычки. Предложите отправить другому человеку заметки. И ставьте запись на паузу, когда он хотел бы сказать что-то не для записи; в веб-версии есть кнопка «Пауза», а в приложениях можно остановить запись и начать новую. Правила записи разговоров различаются по странам, а иногда и по штатам. Соблюдайте те, что относятся к вам обоим; юридических советов мы не даём.

Три способа записать 1:1

Для большинства встреч 1:1 мы бы выбрали одну из первых двух строк. Два голоса — лёгкий случай для меток спикеров, а заметки — самое главное. Строка про Mac — для сессий, где проблема в том, что аудио покидает компьютер, например когда об этом попросил собеседник; вы получаете расшифровку с таймкодами и пишете итоги сами. Подробности о каждом способе — на страницах очных встреч, звонков без бота и приложения для Mac.

После сессии

1. Переименуйте две метки спикеров в настоящие имена, в приложении на телефоне или в вебе. В вебе SozAI после этого предложит пересобрать заметки с именами, и в задачах будет видно, чьи они.
2. Прочитайте заметки. Для встречи в них есть краткое содержание и решения, затем задачи с исполнителем и сроком, если кто-то его назвал. Затем открытые вопросы и черновик итогового письма.
3. Исправьте неверное. Текст расшифровки можно править в приложении на iPhone и Android; в остальных местах правьте заметки после того, как скопируете их.
4. Переместите запись в папку этого человека.

Заметки знают только то, что было сказано вслух. Если вы о чём-то договорились кивком или самым полезным в коучинговой сессии было молчание, этого в них нет.

Как найти запись через три месяца

Встречи 1:1 — это серия, и польза проявляется, когда можно оглянуться назад. Если вы встречаетесь с одним и тем же человеком раз в две недели, заведите по одной папке на человека в приложении или в вебе. Перед следующей сессией прочитайте последние заметки в этой папке, особенно открытые вопросы и задачи, которые вы взяли на себя.

Для более старого используйте поиск. В вебе Ctrl K находит запись по названию, а внутри записи Ctrl F ищет по тексту. Ассистент в приложении отвечает на вопросы по всем вашим записям, так что у вопроса «что я пообещал Дане насчёт бюджета на обучение?» есть куда прийти. У каждой записи есть и собственный чат — для вопросов именно об этой сессии.

Конфиденциальность простыми словами

• Записи передаются по HTTPS и хранятся на наших серверах в Германии (Hetzner).
• Аудио загруженных записей отправляется в AssemblyAI в США для распознавания речи; ИИ-функции (заметки, чат, перевод) отправляют текст расшифровки ИИ-партнёрам из нашего списка субпроцессоров.
• Встреча, записанная в режиме встречи приложения для Mac, расшифровывается на Mac; в ваш аккаунт сохраняется только текст.
• Записи лежат в вашем собственном аккаунте. Общих командных папок нет, так что коллега по тому же командному тарифу их не видит.
• Запись или весь аккаунт вы можете удалить сами в приложении или в вебе. Это убирает с наших серверов аудио и всё, что из него сделано. Зашифрованные резервные копии базы данных хранятся до 12 месяцев, а удаление пока не отправляет запрос на удаление партнёру по распознаванию речи, чья копия подчиняется его собственным условиям хранения.

Полное описание — на странице о безопасности.

Когда SozAI не подходит

• Психотерапия или любая клиническая сессия. SozAI не создан для медицинских записей; наше родственное приложение notavik хранит аудио на устройстве.
• Другой человек ответил «нет» или согласился только потому, что вы его руководитель.
• Встречи HR или дисциплинарные, где запись должна быть официально согласована обеими сторонами. SozAI даёт черновик, а не подписанный документ.
• Вы хотите, чтобы двое вместе правили один общий набор заметок. Сегодня у каждого аккаунта свои записи.

Как работают заметки о встречах любого размера, описано на странице ИИ-заметок о встречах.