Notes de vos 1:1 et séances de coaching, gardées dans votre propre compte

La réponse courte

Pour les entretiens 1:1, les séances de coaching et de mentorat, enregistrez avec l'accord de l'autre personne et laissez SozAI écrire la transcription, puis des notes avec ce qui a été décidé et qui fait quoi ensuite. Enregistrez en présentiel avec l'app mobile, un appel dans le navigateur avec la version web dans Chrome ou Edge, ou n'importe quel appel sur un Mac avec l'app Mac, dont le mode Réunion transcrit sur le Mac pour que l'audio ne le quitte jamais. Les enregistrements restent dans votre propre compte, stockés sur nos serveurs en Allemagne, et vous pouvez supprimer n'importe lequel vous-même à tout moment. Les 30 premières minutes de transcription sont gratuites, une seule fois.

Demandez d'abord, et dites à quoi sert l'enregistrement

Un 1:1 est en général une conversation entre deux personnes qui ne sont pas égales, comme un responsable et la personne qui dépend de lui. Une demande d'enregistrer peut ressembler à un ordre. Demandez donc avant la séance plutôt que le doigt sur le bouton, dites à quoi servent les notes (« pour ne pas oublier ce que je t'ai promis »), et faites en sorte que « non » soit une réponse facile.

Deux habitudes aident. Proposez d'envoyer les notes à l'autre personne. Et mettez en pause pour tout ce qu'elle préfère garder hors enregistrement ; la version web a un bouton Pause, et les apps permettent d'arrêter puis de démarrer un nouvel enregistrement. Les règles sur l'enregistrement des conversations diffèrent selon les pays et parfois selon les États. Respectez celles qui s'appliquent à vous deux ; nous ne donnons pas de conseils juridiques.

Trois façons d'enregistrer un 1:1

Pour la plupart des 1:1, nous prendrions l'une des deux premières lignes. Deux voix, c'est le cas facile pour les étiquettes d'intervenants, et les notes sont l'objectif. La ligne du Mac est pour les séances où le départ de l'audio hors de l'ordinateur pose problème, par exemple quand l'autre personne l'a demandé ; vous obtenez une transcription horodatée et vous rédigez vous-même le suivi. Les détails de chacune sont sur les réunions en présentiel, les appels sans bot et l'app Mac.

Après la séance

1. Renommez les deux étiquettes d'intervenants avec de vrais noms, dans l'app mobile ou sur le web. Sur le web, SozAI propose alors de refaire les notes avec les noms, pour que les tâches disent à qui elles reviennent.
2. Lisez les notes. Pour une réunion, elles contiennent un court résumé et les décisions, puis les tâches avec un responsable et une échéance quand quelqu'un en a donné une. Viennent ensuite les questions ouvertes et un brouillon d'e-mail de suivi.
3. Corrigez ce qui est faux. Le texte de la transcription peut être corrigé dans l'app iPhone et Android ; partout ailleurs, modifiez les notes après les avoir copiées.
4. Rangez l'enregistrement dans un dossier au nom de cette personne.

Les notes ne connaissent que ce qui a été dit à voix haute. Si vous avez convenu de quelque chose d'un hochement de tête, ou si la partie la plus utile d'une séance de coaching était un silence, cela n'y figure pas.

Le retrouver trois mois plus tard

Un 1:1 est une série, et la valeur apparaît quand on peut revenir en arrière. Si vous voyez la même personne toutes les deux semaines, gardez un dossier par personne dans l'app ou sur le web. Avant la séance suivante, relisez les dernières notes de ce dossier, surtout les questions ouvertes et les tâches que vous avez prises.

Pour quelque chose de plus ancien, cherchez. Sur le web, Ctrl K trouve un enregistrement par son titre, et dans un enregistrement Ctrl F cherche dans le texte. L'assistant de l'app répond à des questions sur l'ensemble de vos enregistrements : « qu'ai-je promis à Dana au sujet du budget de formation ? » a donc un endroit où aller. Chaque enregistrement a aussi son propre chat, pour les questions sur cette seule séance.

La confidentialité, en termes simples

• Les enregistrements transitent en HTTPS et sont stockés sur nos serveurs en Allemagne (Hetzner).
• L'audio des enregistrements envoyés va chez AssemblyAI, aux États-Unis, pour la reconnaissance vocale ; les fonctions d'IA (notes, chat, traduction) envoient le texte de la transcription aux partenaires d'IA de notre liste des sous-traitants ultérieurs.
• Une réunion enregistrée avec le mode Réunion de l'app Mac est transcrite sur le Mac ; seul le texte est enregistré dans votre compte.
• Les enregistrements sont dans votre propre compte. Il n'y a pas de dossiers d'équipe partagés : un collègue de la même formule d'équipe ne les voit donc pas.
• Vous pouvez supprimer vous-même un enregistrement ou tout votre compte dans l'app ou sur le web. Cela retire de nos serveurs l'audio et tout ce qui en a été tiré. Les sauvegardes chiffrées de la base sont conservées jusqu'à 12 mois, et la suppression n'envoie pas encore de demande de suppression au partenaire de reconnaissance vocale, dont la copie suit ses propres conditions de conservation.

Le tableau complet est sur la page de sécurité.

Quand SozAI ne convient pas

• Une thérapie ou toute séance clinique. SozAI n'est pas conçu pour les dossiers de santé ; notre app sœur notavik garde l'audio sur l'appareil.
• L'autre personne a dit non, ou n'a dit oui que parce que vous êtes son responsable.
• Les réunions RH ou disciplinaires où le compte rendu doit être formellement accepté par les deux parties. SozAI vous donne un brouillon, pas un document signé.
• Vous voulez que deux personnes modifient un même jeu de notes partagé. Aujourd'hui, chaque compte garde ses propres enregistrements.

Le fonctionnement des notes pour des réunions de toute taille est sur la page des comptes rendus de réunion par IA.