אחד על אחד
הערות משיחות 1:1 ומפגשי קואצ'ינג, בחשבון שלכם
מקליטים את המפגש בהסכמת האדם השני. SozAI כותבת את התמלול ואת ההמשך: מה החלטתם, מי עושה מה, ומה עדיין פתוח.
התשובה הקצרה
לשיחות 1:1, לקואצ'ינג ולמפגשי הנחיה, מקליטים בהסכמת האדם השני ונותנים ל-SozAI לכתוב את התמלול, ואחריו הערות עם מה שהוחלט ומי עושה מה בהמשך. מקליטים פנים אל פנים עם אפליקציית הטלפון, שיחת דפדפן עם הגרסה באינטרנט ב-Chrome או ב-Edge, או כל שיחה ב-Mac עם אפליקציית ה-Mac, שמצב הישיבה שלה מתמלל ב-Mac כך שהשמע אף פעם לא עוזב אותו. ההקלטות נשארות בחשבון שלכם, נשמרות בשרתים שלנו בגרמניה, ואפשר למחוק כל אחת מהן בעצמכם בכל עת. 30 הדקות הראשונות של התמלול בחינם, פעם אחת.
שואלים קודם, ואומרים למה ההקלטה
שיחת 1:1 היא בדרך כלל שיחה בין שני אנשים שאינם שווים, כמו מנהל ומי שכפוף לו. בקשה להקליט יכולה להרגיש כמו פקודה. לכן שואלים לפני המפגש ולא עם האצבע על הכפתור, אומרים למה ההערות ("כדי שלא אשכח מה הבטחתי לך"), והופכים את ה"לא" לתשובה קלה.
שני הרגלים עוזרים. מציעים לשלוח לאדם השני את ההערות. ועוצרים לכל דבר שהוא מעדיף להשאיר מחוץ לרשומה; לגרסה באינטרנט יש כפתור Pause, ובאפליקציות אפשר לעצור ולהתחיל הקלטה חדשה. כללים על הקלטת שיחות שונים ממדינה למדינה ולפעמים ממדינה במדינה. פעלו לפי אלה שחלים על שניכם; אנחנו לא נותנים ייעוץ משפטי.
שלוש דרכים להקליט שיחת 1:1
| איפה המפגש מתקיים | מקליטים עם | השמע עוזב את המכשיר | תוויות דוברים | הערות נוצרות אוטומטית |
|---|---|---|---|---|
| אותו חדר | SozAI ב-iPhone או ב-Android, הטלפון על השולחן | כן, מועלה לתמלול | כן | כן |
| שיחת וידאו ב-Chrome או ב-Edge | הגרסה באינטרנט, מקור "Both" | כן | כן | כן |
| שיחה בכל אפליקציה ב-Mac | SozAI ל-Mac, מצב ישיבה | לא, רק הטקסט נשמר | לא | לא |
לרוב שיחות ה-1:1 היינו לוקחים אחת משתי השורות הראשונות. שני קולות הם המקרה הקל לתוויות דוברים, וההערות הן העיקר. שורת ה-Mac היא למפגשים ששמע שעוזב את המחשב הוא הבעיה בהם, למשל כשהאדם השני ביקש זאת; מקבלים תמלול עם חותמות זמן וכותבים את ההמשך בעצמכם. הפרטים על כל אחת נמצאים בישיבות פנים אל פנים, בשיחות בלי בוט ובאפליקציית ה-Mac.
אחרי המפגש
- משנים את שתי תוויות הדוברים לשמות אמיתיים, באפליקציית הטלפון או באינטרנט. באינטרנט, SozAI מציעה אז לבנות מחדש את ההערות עם השמות, כך שהמשימות אומרות של מי הן.
- קוראים את ההערות. לישיבה הן כוללות סיכום קצר והחלטות, ואז משימות עם אחראי ותאריך יעד כשמישהו אמר אותו. אחר כך השאלות הפתוחות, וטיוטת מייל המשך.
- מתקנים מה שלא נכון. אפשר לתקן טקסט תמלול באפליקציית ה-iPhone וה-Android; בכל מקום אחר, עורכים את ההערות אחרי שמעתיקים אותן.
- מעבירים את ההקלטה לתיקייה של אותו אדם.
ההערות יודעות רק מה שנאמר בקול. אם הסכמתם על משהו בהנהון, או שהחלק השימושי ביותר במפגש קואצ'ינג היה שתיקה, זה לא שם.
למצוא את זה שוב אחרי שלושה חודשים
שיחת 1:1 היא סדרה, והערך מופיע כשאפשר להסתכל אחורה. אם אתם נפגשים עם אותו אדם כל שבועיים, שמרו תיקייה אחת לכל אדם באפליקציה או באינטרנט. לפני המפגש הבא, קראו את ההערות האחרונות בתיקייה הזו, במיוחד את השאלות הפתוחות ואת המשימות שלקחתם על עצמכם.
למשהו ישן יותר, מחפשים. באינטרנט, Ctrl K מוצא הקלטה לפי הכותרת שלה, ובתוך הקלטה Ctrl F מחפש בטקסט. העוזר באפליקציה עונה על שאלות על פני ההקלטות שלכם, כך שלשאלה "מה הבטחתי ל-Dana לגבי תקציב ההכשרה?" יש לאן ללכת. לכל הקלטה יש גם צ'אט משלה, לשאלות על אותו מפגש.
פרטיות, במילים פשוטות
- הקלטות עוברות ב-HTTPS ונשמרות בשרתים שלנו בגרמניה (Hetzner).
- השמע של הקלטות שהועלו עובר ל-AssemblyAI בארה״ב לזיהוי דיבור; פיצ'רי ה-AI (הערות, צ'אט, תרגום) שולחים טקסט תמלול לשותפי ה-AI שברשימת מעבדי המשנה שלנו.
- ישיבה שהוקלטה במצב הישיבה של אפליקציית ה-Mac מתומללת ב-Mac; רק הטקסט נשמר בחשבון שלכם.
- ההקלטות נמצאות בחשבון שלכם. אין תיקיות צוות משותפות, ולכן עמית באותה תוכנית צוות לא רואה אותן.
- אפשר למחוק הקלטה או את החשבון כולו בעצמכם באפליקציה או באינטרנט. זה מסיר מהשרתים שלנו את השמע ואת כל מה שנוצר ממנו. גיבויים מוצפנים של מסד הנתונים נשמרים עד 12 חודשים, ומחיקה עדיין לא שולחת בקשת מחיקה לשותף זיהוי הדיבור, שהעותק שלו כפוף לתנאי השמירה שלו.
התמונה המלאה נמצאת בעמוד האבטחה.
מתי SozAI לא מתאימה
- טיפול נפשי או כל מפגש קליני. SozAI לא נבנתה לרשומות בריאות; אפליקציית האחות שלנו notavik שומרת את השמע על המכשיר.
- האדם השני אמר לא, או אמר כן רק כי אתם המנהל שלו.
- ישיבות משאבי אנוש או משמעת שבהן הרשומה חייבת להיות מוסכמת רשמית על שני הצדדים. SozAI נותנת טיוטה, לא רשומה חתומה.
- אתם רוצים ששני האנשים יערכו סט הערות משותף אחד. היום כל חשבון שומר את ההקלטות שלו.
איך עובדות הערות מישיבות בכל גודל נמצא בעמוד הערות הישיבה של ה-AI.
תשובות
שאלות נפוצות
אפשר להקליט את שיחות ה-1:1 שלי עם AI?
כן, בהסכמת האדם השני. מקליטים בחדר עם אפליקציית הטלפון של SozAI, או מקליטים שיחת דפדפן עם הגרסה באינטרנט ב-Chrome או ב-Edge. מקבלים תמלול עם שני הדוברים מסומנים והערות עם החלטות ומשימות.
האם חוקי להקליט שיחת 1:1 עם העובד שלי?
זה תלוי במדינה ולפעמים במדינה בתוך המדינה, ובמדיניות החברה שלכם. אנחנו לא נותנים ייעוץ משפטי. שאלו לפני המפגש, אמרו למה ההערות, וקבלו "לא".
אפשר להקליט מפגש קואצ'ינג בלי שהשמע יעזוב את המחשב שלי?
כן, ב-Mac. מצב הישיבה של SozAI ל-Mac מתמלל ב-Mac ושומר בחשבון שלכם רק את הטקסט. הוא לא מסמן דוברים ולא יוצר הערות אוטומטית.
מי יכול לראות את הקלטות ה-1:1 שלי?
הן בחשבון שלכם, ואין תיקיות צוות משותפות. השרתים שלנו ושותפי העיבוד שברשימת מעבדי המשנה מטפלים בהן כדי להפיק את התמלול וההערות; SozAI לא מראה אותן למשתמשים אחרים.
אפשר למחוק הקלטה אחרי הישיבה?
כן. עושים זאת בעצמכם באפליקציה או באינטרנט, בכל עת. השמע וכל מה שנוצר ממנו מוסרים מהשרתים שלנו; גיבויים מוצפנים של מסד הנתונים נשמרים עד 12 חודשים.
SozAI עוקבת אחרי משימות מפעולות המשך בשיחות 1:1?
כן. הערות ישיבה מפרטות משימות עם אחראי ותאריך יעד כשמישהו אמר אותו, ו-SozAI ל-Mac ול-iPad אוספת משימות מהישיבות שלכם ברשימה אחת. שנו קודם את שמות הדוברים, כך שהמשימות נושאות שמות אמיתיים.
מהי הדרך הטובה ביותר לשמור הערות לשיחות 1:1 חוזרות?
שמרו תיקייה אחת לכל אדם וקראו את השאלות הפתוחות והמשימות של המפגש האחרון לפני הבא. מפגשים ישנים יותר הכי קל למצוא בחיפוש לפי כותרות, או בשאלת העוזר על פני ההקלטות שלכם.
הפכו את ההקלטה הבאה שלכם לטקסט
הקליטו, העלו קובץ או הדביקו קישור. תקבלו את התמלול, את הדוברים ואת הסיכום.
חינם ב-iOS וב-Android. לתמלול סרטוני YouTube אין צורך בחשבון.