Notities van je 1:1-gesprekken en coachingsessies, bewaard in je eigen account

Het korte antwoord

Voor 1:1-gesprekken, coaching en mentorsessies neem je op met instemming van de ander en laat je SozAI het transcript schrijven, daarna notities met wat er is besloten en wie wat daarna doet. Neem persoonlijk op met de telefoon-app, een gesprek in de browser met de webversie in Chrome of Edge, of elk gesprek op een Mac met de Mac-app, waarvan de vergadermodus op de Mac transcribeert zodat de audio hem nooit verlaat. Opnames blijven in je eigen account, opgeslagen op onze servers in Duitsland, en je kunt ze op elk moment zelf verwijderen. De eerste 30 minuten transcriptie zijn gratis, eenmalig.

Vraag het eerst, en zeg waarvoor de opname dient

Een 1:1 is meestal een gesprek tussen twee mensen die niet gelijk zijn, zoals een leidinggevende en degene die aan hem rapporteert. Een verzoek om op te nemen kan als een bevel voelen. Vraag het dus vóór de sessie in plaats van met je vinger op de knop, zeg waarvoor de notities dienen (“zodat ik niet vergeet wat ik je beloofde”) en maak “nee” een makkelijk antwoord.

Twee gewoonten helpen. Bied aan de notities naar de ander te sturen. En pauzeer voor alles wat de ander liever buiten de opname houdt; de webversie heeft een pauzeknop, en in de apps kun je stoppen en een nieuwe opname starten. De regels voor het opnemen van gesprekken verschillen per land en soms per staat. Volg de regels die voor jullie beiden gelden; we geven geen juridisch advies.

Drie manieren om een 1:1 op te nemen

Voor de meeste 1:1's zouden we een van de eerste twee rijen nemen. Twee stemmen zijn het makkelijke geval voor sprekerlabels, en de notities zijn het doel. De Mac-rij is voor sessies waar het probleem is dat audio de computer verlaat, bijvoorbeeld wanneer de ander daarom heeft gevraagd; je krijgt een transcript met tijdstempels en schrijft de opvolging zelf. De details van elk staan op vergaderingen op locatie, gesprekken zonder bot en de Mac-app.

Na de sessie

1. Hernoem de twee sprekerlabels naar echte namen, in de telefoon-app of op het web. Op het web biedt SozAI dan aan de notities met de namen opnieuw op te bouwen, zodat de taken zeggen wie de eigenaar is.
2. Lees de notities. Bij een vergadering bevatten ze een korte samenvatting en de besluiten, dan taken met een eigenaar en een deadline als iemand die noemde. Daarna de openstaande vragen en een concept voor een opvolgmail.
3. Corrigeer wat fout is. Transcripttekst kun je corrigeren in de iPhone- en Android-app; overal elders bewerk je de notities nadat je ze hebt gekopieerd.
4. Verplaats de opname naar een map voor die persoon.

De notities weten alleen wat hardop is gezegd. Als je iets met een knik hebt afgesproken, of het nuttigste deel van een coachingsessie een stilte was, staat het er niet in.

Drie maanden later terugvinden

Een 1:1 is een reeks, en de waarde komt als je terug kunt kijken. Als je dezelfde persoon elke twee weken ziet, houd dan één map per persoon bij in de app of op het web. Lees vóór de volgende sessie de laatste notities in die map, vooral de openstaande vragen en de taken die je op je nam.

Voor iets ouders: zoek. Op het web vindt Ctrl K een opname op titel, en binnen een opname doorzoekt Ctrl F de tekst. De assistent in de app beantwoordt vragen over al je opnames, dus “wat heb ik Dana beloofd over het opleidingsbudget?” heeft een plek om heen te gaan. Elke opname heeft ook een eigen chat, voor vragen over die ene sessie.

Privacy, in gewone woorden

• Opnames gaan via HTTPS en worden opgeslagen op onze servers in Duitsland (Hetzner).
• De audio van geüploade opnames gaat voor spraakherkenning naar AssemblyAI in de VS; de AI-functies (notities, chat, vertaling) sturen transcripttekst naar de AI-partners op onze lijst met subverwerkers.
• Een vergadering die met de vergadermodus van de Mac-app is opgenomen wordt op de Mac getranscribeerd; alleen de tekst wordt in je account opgeslagen.
• Opnames staan in je eigen account. Er zijn geen gedeelde teammappen, dus een collega in hetzelfde teamabonnement ziet ze niet.
• Je kunt een opname of je hele account zelf verwijderen in de app of op het web. Dat haalt de audio en alles wat ervan gemaakt is van onze servers. Versleutelde databaseback-ups blijven tot 12 maanden bewaard, en verwijderen stuurt nog geen verwijderverzoek naar de partner voor spraakherkenning, wiens kopie zijn eigen bewaarvoorwaarden volgt.

Het volledige verhaal staat op de beveiligingspagina.

Wanneer SozAI niet past

• Therapie of een klinische sessie. SozAI is niet gebouwd voor patiëntdossiers; onze zusterapp notavik houdt de audio op het apparaat.
• De ander zei nee, of zei alleen ja omdat jij zijn leidinggevende bent.
• HR- of tuchtgesprekken waar het verslag formeel door beide partijen moet worden goedgekeurd. SozAI geeft je een concept, geen ondertekend verslag.
• Je wilt dat beide mensen één gedeelde set notities bewerken. Nu bewaart elk account zijn eigen opnames.

Hoe notities van vergaderingen van elke omvang werken staat op de pagina over AI-vergadernotities.