Ghi chú từ các buổi họp 1:1 và coaching, lưu trong tài khoản của riêng bạn

Trả lời ngắn gọn

Với họp 1:1, coaching và mentoring, hãy ghi âm khi người kia đồng ý và để SozAI viết bản ghi văn bản, rồi ghi chú nêu những gì đã quyết định và ai làm gì tiếp theo. Gặp trực tiếp thì ghi bằng ứng dụng điện thoại; cuộc gọi trong trình duyệt thì dùng bản web trong Chrome hoặc Edge; cuộc gọi trong ứng dụng bất kỳ trên Mac thì dùng ứng dụng Mac, có chế độ Cuộc họp chuyển văn bản ngay trên Mac nên âm thanh không rời khỏi máy. Các bản ghi nằm trong tài khoản của riêng bạn, được lưu trên máy chủ của chúng tôi tại Đức, và bạn có thể tự xóa bất kỳ bản nào vào bất cứ lúc nào. 30 phút chuyển giọng nói thành văn bản đầu tiên miễn phí, một lần.

Hỏi trước, và nói rõ ghi âm để làm gì

Một buổi 1:1 thường là cuộc trò chuyện giữa hai người không ngang vai, chẳng hạn quản lý và người báo cáo cho họ. Lời đề nghị ghi âm có thể nghe như một mệnh lệnh. Vì vậy hãy hỏi trước buổi gặp chứ đừng hỏi khi tay đã đặt trên nút ghi, nói rõ ghi chú để làm gì (“để tôi không quên những gì đã hứa với bạn”), và để câu trả lời “không” dễ nói ra.

Hai thói quen giúp ích. Đề nghị gửi ghi chú cho người kia. Và tạm dừng với bất cứ điều gì họ muốn không đưa vào bản ghi; bản web có nút Pause, còn các ứng dụng cho phép bạn dừng và bắt đầu một bản ghi mới. Quy định về ghi âm hội thoại khác nhau theo quốc gia và đôi khi theo bang. Hãy theo quy định áp dụng cho cả hai người; chúng tôi không tư vấn pháp lý.

Ba cách ghi một buổi 1:1

Với phần lớn các buổi 1:1, chúng tôi sẽ chọn một trong hai hàng đầu. Hai giọng nói là trường hợp dễ nhất cho nhãn người nói, và ghi chú mới là mục đích chính. Hàng Mac dành cho những buổi mà việc âm thanh rời khỏi máy tính là vấn đề, chẳng hạn khi người kia đã yêu cầu như vậy; bạn nhận được bản ghi văn bản có mốc thời gian và tự viết phần theo dõi. Chi tiết từng cách có trên các trang họp trực tiếp, cuộc gọi không cần bot và ứng dụng Mac.

Sau buổi gặp

1. Đổi hai nhãn người nói thành tên thật, trong ứng dụng điện thoại hoặc trên web. Trên web, SozAI sau đó đề nghị tạo lại ghi chú kèm tên, để các công việc ghi rõ ai phụ trách.
2. Đọc ghi chú. Với một cuộc họp, ghi chú có phần tóm tắt ngắn và các quyết định, rồi các công việc có người phụ trách và hạn nếu có người đã nêu. Sau đó là các câu hỏi còn mở và một bản nháp email theo dõi.
3. Sửa chỗ sai. Văn bản bản ghi có thể sửa trong ứng dụng iPhone và Android; ở nơi khác, hãy chỉnh ghi chú sau khi sao chép ra.
4. Chuyển bản ghi vào thư mục dành cho người đó.

Ghi chú chỉ biết những gì đã được nói thành lời. Nếu hai người thỏa thuận bằng cái gật đầu, hoặc phần hữu ích nhất của buổi coaching là một khoảng lặng, thì nó không có trong đó.

Tìm lại sau ba tháng

Một buổi 1:1 là cả một chuỗi, và giá trị hiện ra khi bạn xem lại được. Nếu bạn gặp cùng một người hai tuần một lần, hãy giữ mỗi người một thư mục trong ứng dụng hoặc trên web. Trước buổi tiếp theo, đọc ghi chú gần nhất trong thư mục đó, nhất là các câu hỏi còn mở và những công việc bạn nhận.

Với những buổi cũ hơn, hãy tìm kiếm. Trên web, Ctrl K tìm một bản ghi theo tiêu đề, và trong một bản ghi, Ctrl F tìm trong văn bản. Trợ lý trong ứng dụng trả lời câu hỏi trên toàn bộ các bản ghi của bạn, nên câu như “tôi đã hứa gì với Dana về ngân sách đào tạo?” có chỗ để hỏi. Mỗi bản ghi cũng có khung trò chuyện riêng cho các câu hỏi về đúng buổi đó.

Quyền riêng tư, nói đơn giản

• Các bản ghi truyền qua HTTPS và được lưu trên máy chủ của chúng tôi tại Đức (Hetzner).
• Âm thanh của các bản ghi được tải lên đi đến AssemblyAI ở Mỹ để nhận dạng giọng nói; các tính năng AI (ghi chú, trò chuyện, dịch) gửi văn bản bản ghi đến các đối tác AI có tên trong danh sách bên xử lý phụ của chúng tôi.
• Cuộc họp ghi bằng chế độ Cuộc họp của ứng dụng Mac được chuyển văn bản ngay trên Mac; chỉ văn bản được lưu vào tài khoản của bạn.
• Các bản ghi nằm trong tài khoản của riêng bạn. Không có thư mục nhóm dùng chung, nên đồng nghiệp trong cùng gói nhóm không nhìn thấy chúng.
• Bạn có thể tự xóa một bản ghi hoặc toàn bộ tài khoản trong ứng dụng hoặc trên web. Việc đó xóa âm thanh và mọi thứ được tạo từ nó khỏi máy chủ của chúng tôi. Bản sao lưu cơ sở dữ liệu được mã hóa được giữ tối đa 12 tháng, và việc xóa hiện chưa gửi yêu cầu xóa đến đối tác nhận dạng giọng nói, bản sao ở đó theo điều khoản lưu giữ riêng của họ.

Mô tả đầy đủ có trên trang bảo mật.

Khi nào SozAI không phù hợp

• Trị liệu hoặc bất kỳ buổi khám lâm sàng nào. SozAI không được xây dựng cho hồ sơ sức khỏe; ứng dụng chị em của chúng tôi notavik giữ âm thanh trên thiết bị.
• Người kia đã nói không, hoặc chỉ nói đồng ý vì bạn là quản lý của họ.
• Các cuộc họp nhân sự hoặc kỷ luật, nơi biên bản phải được cả hai bên chính thức thống nhất. SozAI cho bạn bản nháp, không phải biên bản có chữ ký.
• Bạn muốn cả hai người cùng sửa một bộ ghi chú chung. Hiện nay mỗi tài khoản giữ các bản ghi riêng của mình.

Cách ghi chú hoạt động với các cuộc họp mọi quy mô có trên trang biên bản cuộc họp AI.