Notes de votre appel Google Meet, Zoom ou Teams, sans bot dans la réunion

La réponse courte

SozAI enregistre l'appel sur votre propre ordinateur : aucun bot n'entre dans la réunion et rien ne demande l'accès à votre agenda. Dans Chrome ou Edge, la version web sur web.sozai.app enregistre l'onglet du navigateur qui contient un appel Google Meet, Zoom ou Teams (« Audio de l’onglet »), ou cet onglet plus votre micro (« Les deux »), puis écrit une transcription avec étiquettes d'intervenants et des notes avec décisions et tâches. Sur un Mac sous macOS 14 ou ultérieur, l'app SozAI enregistre le son du Mac : elle entend donc aussi les applications de bureau Zoom et Teams, et transcrit sur le Mac lui-même, sans notes automatiques. Les 30 premières minutes de transcription sont gratuites, une seule fois ; le revers, c'est que quelqu'un doit lancer l'enregistrement.

Quelle voie convient à votre appel

Ce qui décide, c'est l'endroit où l'appel tourne sur votre ordinateur, pas le service de réunion que vous utilisez.

Un appel qui a déjà eu lieu n'a besoin d'aucun enregistreur. Si l'outil de réunion a sauvegardé un enregistrement, importez ce fichier (jusqu'à 500 Mo) ; voici où Zoom garde ses enregistrements.

Enregistrer un appel du navigateur avec la version web

C'est la voie à prendre quand l'appel est dans un navigateur et que vous voulez des notes ensuite.

1. Ouvrez web.sozai.app dans Chrome ou Edge sur un ordinateur et connectez-vous avec le compte que vous utilisez dans l'app.
2. Allez dans Enregistrer. Sous « Source audio », choisissez « Les deux » pour vous avoir, vous et les autres, ou « Audio de l’onglet » pour n'avoir que l'appel.
3. Réglez « Type d’enregistrement » sur « Réunion » si vous savez que c'en est une ; « Auto » convient aussi.
4. Appuyez sur « Démarrer l’enregistrement ». Le navigateur demande quoi partager : choisissez l'onglet de l'appel et activez « Partager aussi l’audio de l’onglet ». Le navigateur propose aussi l'image, mais SozAI ne garde que le son.
5. Gardez l'onglet SozAI ouvert pendant que vous parlez. Il affiche un point rouge.
6. Quand la réunion se termine, appuyez sur « Terminer — transcrire ».

Si vous appuyez sur « Arrêter le partage » en cours d'enregistrement « Les deux », celui-ci continue avec votre micro. En mode « Audio de l’onglet », il s'arrête, et ce qui a été enregistré est conservé. Un enregistrement s'arrête tout seul après 3 heures, ou plus tôt si vos minutes de transcription sont épuisées, avec un avertissement 2 minutes avant. Tant que vous n'avez pas appuyé sur « Terminer », l'enregistrement reste dans cet onglet, et si l'envoi échoue, un bouton « Enregistrer le fichier » est là.

Après l'envoi, l'enregistrement est transcrit sur nos serveurs avec étiquettes d'intervenants et horodatages. Un fichier d'une heure est en général prêt 1 à 2 minutes après son envoi. Viennent ensuite les notes de réunion. Elles contiennent un résumé et les décisions, plus les tâches avec un responsable quand quelqu'un en a nommé un, les questions ouvertes et un brouillon d'e-mail de suivi. Les notes demandent votre consentement unique au traitement par IA, que l'app demande à la première connexion.

Enregistrer une application de bureau avec l'app Mac

Le navigateur ne peut entendre que ses propres onglets. Sur un Mac, le mode Réunion de l'app SozAI écoute à la place tout le Mac : l'appel peut donc se passer dans n'importe quel programme.

1. Installez SozAI pour Mac (macOS 14 ou ultérieur) et connectez-vous avec le même compte que partout ailleurs.
2. Démarrez une nouvelle réunion. La première fois, SozAI télécharge une fois sa reconnaissance vocale.
3. Choisissez ce qu'il faut enregistrer : « Vous et les autres » pour un appel, « Micro seul » pour une salle, « Son du Mac seul » pour un webinaire que vous ne faites qu'écouter.
4. macOS demande deux fois la permission : pour le Micro et pour l'Enregistrement de l'écran et de l'audio système. Sans la seconde, seul votre micro est enregistré.
5. Appuyez sur « Démarrer l’enregistrement ». Le texte apparaît à l'écran pendant la réunion, avec quelques secondes de retard sur la parole.
6. Appuyez sur « Arrêter », puis sur « Terminer ». Le texte est enregistré dans votre compte et s'ouvre sur vos autres appareils.

Ici, la transcription se fait sur le Mac. L'audio n'est pas envoyé, et ces réunions n'utilisent pas vos minutes de transcription. Deux choses manquent par rapport à la version web : la transcription n'a pas d'étiquettes d'intervenants, et aucune note d'IA n'est faite automatiquement. Si vous avez besoin des notes et que l'appel peut tourner dans un navigateur, utilisez la version web pour cet appel.

Les bots de prise de notes et l'enregistrement de votre côté

La plupart des outils de prise de notes par IA envoient un bot dans la réunion. C'est une conception raisonnable, avec ses propres coûts. Le tableau compare les deux approches comme des catégories, pas produit par produit ; les outils diffèrent, et certains offrent plus d'une façon d'enregistrer : consultez donc la page de chaque éditeur.

Notre avis : si presque toutes vos réunions sont des appels vidéo planifiés et que vous ne voulez jamais penser à enregistrer, un bot vous servira mieux, car oublier de lancer l'enregistrement est la façon habituelle dont un enregistrement de votre côté échoue. L'enregistrement de votre côté l'emporte quand un bot serait malvenu, par exemple lors d'un appel client ou d'une réunion organisée par une autre entreprise, ou quand certaines de vos réunions se tiennent dans une salle. La page des comptes rendus de réunion montre à quoi ressemblent les notes.

Prévenez les personnes de l'appel

Un bot s'annonce en apparaissant dans la liste. L'enregistrement de votre côté n'annonce rien : c'est donc à vous de le faire. Dites au début que vous enregistrez et à quoi serviront les notes, et arrêtez si quelqu'un s'y oppose. Les règles sur l'enregistrement des conversations diffèrent d'un pays à l'autre, et dans certains pays d'un État à l'autre, et l'endroit qui compte peut être celui où se trouve l'autre personne. Respectez les règles qui s'appliquent à vous et à elle ; nous ne donnons pas de conseils juridiques et ne pouvons pas vous dire quelle loi s'applique à votre appel.

Ce qui ne marche pas, et quoi faire à la place

• Un appel Zoom ou Teams de bureau avec la version web. Le navigateur ne peut pas entendre un autre programme. Rejoignez plutôt la réunion depuis le navigateur. Ou utilisez l'app Mac, ou laissez l'application de réunion enregistrer et importez son fichier.
• « Audio de l’onglet » dans Safari ou Firefox. Ces navigateurs ne partagent pas le son d'un onglet : l'option est donc affichée inactive avec « Fonctionne dans Chrome et Edge ». Ouvrez l'appel et SozAI dans Chrome ou Edge.
• Les téléphones et les tablettes. Ils ne peuvent pas capter l'audio d'un appel dans une autre app, et un navigateur mobile n'a pas d'audio d'onglet. Si l'appel passe par un haut-parleur dans la salle, un téléphone posé sur la table peut enregistrer la salle, avec une qualité moindre pour les voix à distance.
• Un Mac qui se met en veille arrête l'enregistrement de la réunion. Le texte jusqu'à ce moment est conservé.
• Les réunions de plus de 3 heures dans la version web. L'enregistrement s'arrête et part en transcription ; démarrez-en un second.

Quand SozAI ne convient pas

• Vous voulez que chaque réunion de votre agenda soit captée sans que personne ne touche à rien. C'est à cela que servent les bots.
• Vous avez besoin de notes d'un appel tenu entièrement sur votre téléphone.
• Quelqu'un dans l'appel n'a pas accepté d'être enregistré.
• Votre entreprise exige une connexion par son propre fournisseur d'identité ou une certification de sécurité ; nous n'avons ni l'un ni l'autre. La page de sécurité liste ce que nous avons.

Où va l'enregistrement

Un enregistrement web transite en HTTPS et est stocké sur nos serveurs en Allemagne (Hetzner) ; la reconnaissance vocale et les fonctions d'IA sont assurées par des partenaires, et chacun figure dans notre liste des sous-traitants ultérieurs. Une réunion du Mac reste sur le Mac jusqu'à ce qu'elle soit transformée en texte ; seul ce texte est enregistré dans votre compte. Vous pouvez supprimer vous-même n'importe quel enregistrement dans l'app ou sur le web.