Notas de entrevistas para reclutadores y responsables de contratación

La respuesta corta

Con el consentimiento del candidato, graba la entrevista con un móvil en la sala, o graba una videollamada en Chrome o Edge en web.sozai.app sin que ningún bot entre en la llamada. SozAI devuelve una transcripción con interlocutores y una marca de tiempo en cada línea, en 99 idiomas, además de notas, para que cada entrevistador pueda rellenar su ficha de evaluación con las palabras del propio candidato. SozAI no puntúa, ordena ni recomienda candidatos, y no debe usarse para tomar decisiones de contratación de forma automática: deciden las personas. Un equipo de selección compra puestos a $12.99 al mes o $99.99 al año cada uno, y las grabaciones de cada entrevistador son privadas para él.

Qué cambia una transcripción en un proceso de selección

Las notas de una entrevista suelen escribirse de memoria una hora después, y la memoria se queda con los momentos que confirman la primera impresión. Después, cuatro entrevistadores discuten en la puesta en común sobre lo que el candidato «más o menos dijo». Una transcripción acaba con esa discusión. Cualquiera puede buscar la respuesta a la pregunta de diseño de sistemas y leerla tal como se dio.

También hace comparables las notas. Cuando todos los entrevistadores hacen las preguntas acordadas y rellenan la ficha a partir de una transcripción, las diferencias entre candidatos vienen de sus respuestas y no de quién tomó mejores notas.

Hay una trampa, eso sí. Las notas de IA son cortas y fluidas, y resulta tentador pegarlas en la ficha de evaluación. No lo hagas. Un resumen decide qué era importante; ese juicio es trabajo del entrevistador.

Un proceso coherente, paso a paso

1. Acordad la lista de preguntas para el puesto antes de la primera entrevista y dad la misma lista a todos los entrevistadores.
2. Dile al candidato en la invitación que las entrevistas se graban y se transcriben, y por qué. Ofrécele una forma de rechazarlo.
3. Al empezar, vuelve a preguntarlo en la grabación («¿Te parece bien que grabe esto?») para que el consentimiento quede registrado.
4. Graba. En la sala: SozAI en un móvil sobre la mesa. En una videollamada abierta en Chrome o Edge: web.sozai.app, Grabar, fuente de audio «Ambos», y después elige la pestaña de la llamada y activa «Compartir también el audio de la pestaña».
5. Cambia el nombre de los interlocutores a «Candidato» y «Entrevistador» en la web o en la app del teléfono.
6. Rellena tú mismo la ficha de evaluación ese mismo día, citando la transcripción con marcas de tiempo cuando una respuesta fuera sólida o floja.
7. En la puesta en común, lee en voz alta la respuesta en disputa. Lleva treinta segundos.
8. Elimina la grabación cuando lo indique tu política de conservación. El ajuste de audio de la cuenta puede eliminar el audio por ti (30 días después de la transcripción, o justo después); la transcripción permanece hasta que la elimines.

Qué decirle al candidato

Algo así funciona en una invitación, adaptado a las palabras de tu empresa:

Grabamos nuestras entrevistas y las convertimos en una transcripción escrita, para que quienes deciden trabajen con lo que has dicho de verdad y no con unas notas. La grabación y la transcripción se usan solo para este proceso de selección y se eliminan después de [periodo]. Cada decisión la toma una persona; ningún software puntúa tu entrevista. Si prefieres que no te grabemos, dínoslo y tomaremos notas a mano.

Conserva esa última frase. Un candidato que rechaza la grabación no debe perder nada, y la entrevista debe seguir con normalidad.

Lo que SozAI hace y no hace en selección

Si alguien del equipo usa las notas o el chat para responder a «¿a quién deberíamos contratar?», la respuesta es la conjetura de un modelo de lenguaje a partir de un resumen. Trátala como ruido.

Las normas sobre grabar entrevistas varían entre países y entre estados de EE. UU. También las que regulan el uso de herramientas de IA en la selección, y algunas son estrictas. Consulta con tu equipo jurídico o de recursos humanos antes de empezar; no damos asesoramiento jurídico.

Entrevistas en otro idioma

SozAI detecta por sí solo el idioma de cada grabación, entre 99 idiomas, y la transcripción se puede traducir para un responsable de contratación que no lo hable. Usa esa traducción para seguir la conversación, no para juzgar lo bien que alguien habla o argumenta. Una traducción automática puede aplanar una respuesta cuidada o hacer que una torpe suene fluida. Si el dominio de un idioma forma parte del puesto, haz que lo evalúe sobre el audio original alguien que lo hable.

La calidad del reconocimiento también varía según el idioma. Nuestra prueba publicada, con frases cortas leídas, midió un 3,6 % de errores de palabras en inglés y un 4,9 % en francés, pero un 19,6 % en árabe. Una sala con ruido empeora todos los idiomas.

Adónde van los datos de los candidatos

Las grabaciones de entrevistas son datos personales, así que conviene saber adónde van. Los archivos y las grabaciones se guardan en nuestros servidores en Alemania (Hetzner); el reconocimiento de voz de esos archivos se ejecuta en AssemblyAI, en EE. UU., y todas las empresas que los procesan figuran en nuestra lista de subencargados del tratamiento. Nuestro código nunca envía grabaciones a entrenar modelos.

Cuando un candidato te pide que elimines su entrevista, elimina la grabación en SozAI. Eso borra de nuestros servidores el audio y todo lo generado a partir de él. Dos límites que conviene conocer: las copias de seguridad cifradas de la base de datos conservan los datos hasta 12 meses, y la copia del socio de reconocimiento de voz no se elimina al eliminar en SozAI. Más en la página de seguridad.

Puestos para un equipo de selección

A menudo solo necesitan puesto los reclutadores: ellos graban, y los responsables de contratación leen la transcripción exportada. Un reclutador o la dirección de talento compra puestos en web.sozai.app, invita al equipo por correo y cada persona recibe Premium, con hasta 700 horas de transcripción, en su propia cuenta. Quien compra ve los puestos y las invitaciones, nunca las grabaciones, de modo que las entrevistas no se acumulan en una carpeta compartida por la que cualquiera pueda navegar. Las facturas con el número de identificación fiscal de tu empresa se explican en cómo comprar para un equipo.

Cuándo SozAI no es lo que buscas

• Quieres evaluación estructurada y un sistema de seguimiento de candidatos en un solo producto. Usa una plataforma de selección; SozAI solo pone por escrito la entrevista.
• Quieres una herramienta que se una sola a cada entrevista programada. SozAI nunca se añade a una llamada, y alguien tiene que pulsar grabar.
• Tu empresa necesita SSO para cada herramienta, o un archivo compartido de todas las entrevistas con controles de acceso.
• La entrevista es en la app de escritorio de Zoom o Teams en Windows. Abre mejor la llamada en el navegador, o usa un Mac.

Más sobre las transcripciones de entrevistas en general: transcripción de entrevistas. Las reuniones con clientes se tratan en SozAI para consultores, y las entrevistas de investigación, en SozAI para equipos de investigación. La visión general del uso en equipo está en SozAI para equipos.