Notatki z rozmów rekrutacyjnych dla rekruterów i menedżerów

Krótka odpowiedź

Za zgodą kandydata nagraj rozmowę telefonem leżącym na stole albo nagraj rozmowę wideo w Chrome lub Edge na web.sozai.app, bez żadnego bota wchodzącego do rozmowy. SozAI zwraca transkrypcję z mówcami i znacznikiem czasu przy każdej linijce, w 99 językach, oraz notatki, dzięki czemu każdy rozmówca może wypełnić swoją kartę oceny słowami samego kandydata. SozAI nie ocenia, nie szereguje ani nie rekomenduje kandydatów i nie należy go używać do automatycznego podejmowania decyzji o zatrudnieniu: decydują ludzie. Zespół rekrutacyjny kupuje miejsca po $12.99 miesięcznie lub $99.99 rocznie za sztukę, a nagrania każdego rozmówcy są prywatne dla niego.

Co transkrypcja zmienia w procesie rekrutacji

Notatki z rozmów zwykle pisze się z pamięci godzinę później, a pamięć zachowuje momenty potwierdzające pierwsze wrażenie. Potem czterech rozmówców kłóci się na odprawie o to, co kandydat „w zasadzie powiedział”. Transkrypcja kończy ten spór. Każdy może znaleźć odpowiedź na pytanie o projektowanie systemu i przeczytać ją tak, jak została udzielona.

Dzięki niej notatki stają się też porównywalne. Gdy każdy rozmówca zadaje uzgodnione pytania i pisze kartę oceny z transkrypcji, różnice między kandydatami wynikają z ich odpowiedzi, a nie z tego, kto robił lepsze notatki.

Jest jednak pułapka. Notatki AI są krótkie i płynne, więc kusi, żeby wkleić je do karty oceny. Nie rób tego. Podsumowanie decyduje, co było ważne, a ta ocena należy do rozmówcy.

Spójny proces krok po kroku

1. Uzgodnij listę pytań na dane stanowisko przed pierwszą rozmową i daj tę samą listę każdemu rozmówcy.
2. W zaproszeniu poinformuj kandydata, że rozmowy są nagrywane i transkrybowane, oraz po co. Daj mu możliwość odmowy.
3. Na początku zapytaj jeszcze raz na nagraniu („Czy mogę to nagrywać?”), żeby zgoda była na taśmie.
4. Nagrywaj. Na sali: SozAI na telefonie na stole. Przy rozmowie wideo otwartej w Chrome lub Edge: web.sozai.app, Record, źródło dźwięku „Both”, potem wybierz kartę z rozmową i włącz „Also share tab audio”.
5. Zmień nazwy mówców na „Kandydat” i „Rozmówca” w wersji webowej lub w aplikacji na telefon.
6. Wypełnij kartę oceny samodzielnie tego samego dnia, cytując transkrypcję ze znacznikami czasu tam, gdzie odpowiedź była mocna lub słaba.
7. Na odprawie odczytaj sporną odpowiedź na głos. Zajmuje to pół minuty.
8. Usuń nagranie, gdy tak stanowi Wasza polityka przechowywania. Ustawienie audio w koncie może usunąć dźwięk za Ciebie (30 dni po transkrypcji albo zaraz po niej); transkrypcja zostaje, dopóki jej nie usuniesz.

Co powiedzieć kandydatowi

Coś takiego sprawdza się w zaproszeniu, dostosowane do sformułowań Waszej firmy:

Nagrywamy nasze rozmowy rekrutacyjne i zamieniamy je w pisemną transkrypcję, żeby osoby podejmujące decyzję pracowały na tym, co faktycznie powiedziałeś, a nie na notatkach. Nagranie i transkrypcja są używane wyłącznie w tym procesie rekrutacyjnym i usuwane po [okres]. Każdą decyzję podejmuje człowiek; żadne oprogramowanie nie ocenia Twojej rozmowy. Jeśli wolisz nie być nagrywany, powiedz nam, a zamiast tego zrobimy notatki ręcznie.

Zachowaj to ostatnie zdanie. Kandydat, który odmawia, nic na tym nie traci, a rozmowa przebiega normalnie.

Co SozAI robi, a czego nie robi w rekrutacji

Jeśli ktoś w zespole używa notatek lub czatu, by odpowiedzieć na pytanie „kogo zatrudnić?”, odpowiedź jest zgadywaniem modelu językowego opartym na podsumowaniu. Traktuj ją jak szum.

Przepisy dotyczące nagrywania rozmów rekrutacyjnych różnią się między krajami i stanami USA. Podobnie przepisy o używaniu narzędzi AI w rekrutacji, a niektóre są surowe. Zanim zaczniesz, skonsultuj się z działem prawnym lub HR; nie udzielamy porad prawnych.

Rozmowy w innym języku

SozAI sam rozpoznaje język każdego nagrania, spośród 99 języków, a transkrypcję można przetłumaczyć dla menedżera, który tego języka nie zna. Użyj tłumaczenia, by śledzić rozmowę, a nie by oceniać, jak dobrze ktoś mówi lub argumentuje. Tłumaczenie maszynowe potrafi spłaszczyć staranną odpowiedź albo sprawić, że niezgrabna zabrzmi gładko. Jeśli znajomość języka jest częścią stanowiska, niech oryginalny dźwięk oceni ktoś, kto go zna.

Jakość rozpoznawania też zależy od języka. Nasz opublikowany test na krótkich czytanych zdaniach wykazał 3,6% błędów słów w angielskim i 4,9% we francuskim, ale 19,6% w arabskim. Głośna sala pogarsza każdy język.

Dokąd trafiają dane kandydata

Nagrania rozmów to dane osobowe, więc wiedz, dokąd trafiają. Pliki i nagrania są przechowywane na naszych serwerach w Niemczech (Hetzner); rozpoznawanie mowy dla nich działa w AssemblyAI w USA, a każda firma, która je przetwarza, jest na naszej liście podmiotów przetwarzających. Nasz kod nigdy nie przesyła nagrań do trenowania modeli.

Gdy kandydat prosi o usunięcie jego rozmowy, usuń nagranie w SozAI. To usuwa z naszych serwerów dźwięk i wszystko, co z niego powstało. Dwa ograniczenia, które warto znać: szyfrowane kopie zapasowe bazy danych przechowują dane do 12 miesięcy, a kopia u partnera od rozpoznawania mowy nie jest usuwana przez skasowanie w SozAI. Więcej na stronie o bezpieczeństwie.

Miejsce dla zespołu rekrutacyjnego

Często miejsc potrzebują tylko rekruterzy: oni nagrywają, a menedżerowie rekrutujący czytają wyeksportowaną transkrypcję. Rekruter lub szef działu talentów kupuje miejsca na web.sozai.app, zaprasza zespół e-mailem, a każda osoba dostaje na własnym koncie Premium z limitem do 700 godzin transkrypcji. Kupujący widzi miejsca i zaproszenia, nigdy nagrania, więc rozmowy nie gromadzą się we wspólnym folderze, który każdy może przeglądać. Faktury z numerem podatkowym Waszej firmy opisano w jak kupić dla zespołu.

Kiedy SozAI się nie nadaje

• Chcesz ustrukturyzowanej oceny punktowej i systemu ATS w jednym produkcie. Użyj platformy rekrutacyjnej; SozAI tylko zapisuje rozmowę.
• Chcesz narzędzia, które samo dołącza do każdej zaplanowanej rozmowy. SozAI nigdy nie jest dodawany do rozmowy, a ktoś musi nacisnąć nagrywanie.
• Twoja firma wymaga SSO dla każdego narzędzia albo wspólnego archiwum wszystkich rozmów z kontrolą dostępu.
• Rozmowa odbywa się w aplikacji desktopowej Zoom lub Teams w Windows. Otwórz zamiast tego rozmowę w przeglądarce albo użyj Maca.

Więcej o transkrypcjach rozmów w ogóle: transkrypcja wywiadów. Spotkania z klientami opisano na stronie SozAI dla konsultantów, a wywiady badawcze na SozAI dla zespołów badawczych. Przegląd użycia w zespołach jest na SozAI dla zespołów.