Interviewnotities voor recruiters en leidinggevenden

Het korte antwoord

Neem het interview met toestemming van de kandidaat op met een telefoon in de ruimte, of neem een videogesprek in Chrome of Edge op op web.sozai.app zonder dat er een bot in het gesprek komt. SozAI levert een transcript met sprekers en een tijdstempel op elke regel, in 99 talen, plus notities, zodat elke interviewer zijn beoordelingsformulier kan invullen met de eigen woorden van de kandidaat. SozAI scoort, rangschikt of beveelt geen kandidaten aan en mag niet worden gebruikt om wervingsbeslissingen automatisch te nemen: mensen beslissen. Een wervingsteam koopt plekken voor $12.99 per maand of $99.99 per jaar per stuk, en de opnames van elke interviewer blijven privé voor die interviewer.

Wat een transcript verandert in een wervingsronde

Interviewnotities worden meestal een uur later uit het geheugen geschreven, en het geheugen houdt de momenten vast die een eerste indruk bevestigen. Vier interviewers redetwisten dan in de nabespreking wat de kandidaat "eigenlijk zei". Een transcript maakt een eind aan die discussie. Iedereen kan het antwoord op de vraag over systeemontwerp vinden en lezen zoals het is gegeven.

Het maakt notities ook vergelijkbaar. Als elke interviewer de afgesproken vragen stelt en het beoordelingsformulier uit een transcript schrijft, komen de verschillen tussen kandidaten uit hun antwoorden, niet uit wie betere notities maakte.

Er is wel een valkuil. AI-notities zijn kort en vloeiend, en het is verleidelijk ze in het beoordelingsformulier te plakken. Doe dat niet. Een samenvatting bepaalt wat belangrijk was; dat oordeel is de taak van de interviewer.

Een consistente ronde, stap voor stap

1. Spreek vóór het eerste interview de vragenlijst voor de functie af en geef dezelfde lijst aan elke interviewer.
2. Vertel de kandidaat in de uitnodiging dat interviews worden opgenomen en getranscribeerd, en waarom. Bied een manier om te weigeren.
3. Vraag het aan het begin nog een keer op de opname ("Is het goed als ik dit opneem?"), zodat de toestemming op de band staat.
4. Neem op. In de ruimte: SozAI op een telefoon op tafel. Bij een videogesprek dat in Chrome of Edge is geopend: web.sozai.app, Record, audiobron "Both", kies dan het tabblad met het gesprek en zet "Also share tab audio" aan.
5. Hernoem de sprekers naar "Kandidaat" en "Interviewer" op het web of in de telefoon-app.
6. Vul je beoordelingsformulier dezelfde dag zelf in en citeer het transcript met tijdstempels waar een antwoord sterk of zwak was.
7. Lees in de nabespreking het betwiste antwoord voor. Het kost dertig seconden.
8. Verwijder de opname als jullie bewaarbeleid dat zegt. De audio-instelling van het account kan de audio voor je verwijderen (30 dagen na de transcriptie, of direct erna); het transcript blijft staan tot je het verwijdert.

Wat je tegen de kandidaat zegt

Zoiets werkt in een uitnodiging, aangepast aan de formulering van jullie bedrijf:

We nemen onze interviews op en zetten ze om in een geschreven transcript, zodat de mensen die beslissen werken met wat je werkelijk zei in plaats van met notities. De opname en het transcript worden alleen voor dit wervingsproces gebruikt en na [periode] verwijderd. Een mens neemt elke beslissing; geen enkele software scoort je interview. Als je liever niet wordt opgenomen, laat het ons weten, dan maken we in plaats daarvan met de hand notities.

Houd die laatste zin. Een kandidaat die weigert mag niets verliezen, en het interview moet gewoon doorgaan.

Wat SozAI in werving wel en niet doet

Als iemand in het team de notities of de chat gebruikt om "wie moeten we aannemen?" te beantwoorden, is het antwoord de gok van een taalmodel op basis van een samenvatting. Behandel het als ruis.

De regels voor het opnemen van interviews verschillen per land en per Amerikaanse staat. Dat geldt ook voor de regels over het gebruik van AI-tools bij werving, en sommige zijn streng. Overleg met je juridische of HR-afdeling voordat je begint; we geven geen juridisch advies.

Interviews in een andere taal

SozAI detecteert zelf de taal van elke opname, uit 99 talen, en het transcript kan worden vertaald voor een leidinggevende die de taal niet spreekt. Gebruik die vertaling om het gesprek te volgen, niet om te beoordelen hoe goed iemand spreekt of argumenteert. Een machinevertaling kan een zorgvuldig antwoord platslaan of een onhandig antwoord vloeiend laten klinken. Als taalvaardigheid deel uitmaakt van de functie, laat dan iemand die de taal spreekt de originele audio beoordelen.

De herkenningskwaliteit varieert ook per taal. Onze gepubliceerde test op korte voorgelezen zinnen mat 3.6% woordfouten in het Engels en 4.9% in het Frans, maar 19.6% in het Arabisch. Een rumoerige ruimte maakt elke taal slechter.

Waar kandidaatgegevens heen gaan

Interviewopnames zijn persoonsgegevens, dus weet waar ze heen gaan. Bestanden en opnames worden opgeslagen op onze servers in Duitsland (Hetzner); de spraakherkenning ervoor draait bij AssemblyAI in de VS, en elk bedrijf dat ze verwerkt staat op onze lijst met subverwerkers. Onze code stuurt opnames nooit naar modeltraining.

Als een kandidaat je vraagt zijn interview te verwijderen, verwijder dan de opname in SozAI. Dat haalt de audio en alles wat ervan gemaakt is van onze servers. Twee grenzen om te kennen: versleutelde databaseback-ups bewaren gegevens tot 12 maanden, en de kopie van de partner voor spraakherkenning wordt niet verwijderd door in SozAI te verwijderen. Meer op de beveiligingspagina.

Plekken voor een wervingsteam

Vaak hebben alleen de recruiters plekken nodig: zij nemen op, en leidinggevenden lezen het geëxporteerde transcript. Een recruiter of het hoofd talent koopt plekken op web.sozai.app, nodigt het team per e-mail uit, en elke persoon krijgt Premium met tot 700 uur transcriptie op het eigen account. De koper ziet plekken en uitnodigingen, nooit de opnames, dus interviews stapelen zich niet op in een gedeelde map waar iedereen in kan bladeren. Facturen met het btw-nummer van je bedrijf staan in hoe je voor een team koopt.

Wanneer SozAI niet past

• Je wilt gestructureerd scoren en een sollicitatiesysteem in één product. Gebruik een wervingsplatform; SozAI schrijft het interview alleen op.
• Je wilt een tool die zelf aan elk gepland interview deelneemt. SozAI wordt nooit aan een gesprek toegevoegd, en iemand moet op opnemen drukken.
• Je bedrijf heeft SSO nodig voor elke tool, of een gedeeld archief van alle interviews met toegangsbeheer.
• Het interview vindt plaats in een desktop-app van Zoom of Teams op Windows. Open het gesprek in plaats daarvan in de browser, of gebruik een Mac.

Meer over interviewtranscripten in het algemeen: interviews transcriberen. Klantgesprekken staan op SozAI voor consultants, en onderzoeksinterviews op SozAI voor onderzoeksteams. Het overzicht van teamgebruik staat op SozAI voor teams.