Anotações de entrevistas para recrutadores e gestores de contratação

A resposta curta

Com o consentimento do candidato, grave a entrevista num celular na sala, ou grave uma videochamada no Chrome ou no Edge em web.sozai.app sem que nenhum bot entre na chamada. O SozAI devolve uma transcrição com falantes e uma marcação de tempo em cada linha, em 99 idiomas, além de anotações, para que cada entrevistador preencha sua ficha de avaliação com as palavras do próprio candidato. O SozAI não pontua, não classifica nem recomenda candidatos, e não deve ser usado para tomar decisões de contratação automaticamente: quem decide são pessoas. Uma equipe de recrutamento compra vagas a US$ 12,99 por mês ou US$ 99,99 por ano cada, e as gravações de cada entrevistador ficam privadas para ele.

O que uma transcrição muda num processo seletivo

As anotações de entrevista costumam ser escritas de memória uma hora depois, e a memória guarda os momentos que confirmam a primeira impressão. Depois, quatro entrevistadores discutem no debriefing o que o candidato “basicamente disse”. Uma transcrição encerra essa discussão. Qualquer pessoa pode achar a resposta à pergunta de design de sistemas e lê-la como foi dada.

Ela também torna as anotações comparáveis. Quando todo entrevistador faz as perguntas combinadas e escreve a ficha de avaliação a partir de uma transcrição, as diferenças entre candidatos vêm das respostas, não de quem anotou melhor.

Há uma armadilha, porém. As anotações de IA são curtas e fluentes, e dá vontade de colá-las na ficha de avaliação. Não faça isso. Um resumo decide o que foi importante; esse julgamento é trabalho do entrevistador.

Um processo consistente, passo a passo

1. Combine a lista de perguntas para a vaga antes da primeira entrevista e entregue a mesma lista a todos os entrevistadores.
2. Avise o candidato no convite de que as entrevistas são gravadas e transcritas, e por quê. Ofereça um jeito de recusar.
3. No início, pergunte de novo na gravação (“Tudo bem se eu gravar isto?”) para que o consentimento fique registrado.
4. Grave. Na sala: o SozAI num celular sobre a mesa. Numa videochamada aberta no Chrome ou no Edge: web.sozai.app, Gravar, fonte de áudio “Ambos”, depois escolha a aba da chamada e ative “Compartilhar também o áudio da aba”.
5. Renomeie os falantes para “Candidato” e “Entrevistador” na web ou no app de celular.
6. Preencha você mesmo a sua ficha de avaliação no mesmo dia, citando a transcrição com marcações de tempo quando uma resposta foi forte ou fraca.
7. No debriefing, leia em voz alta a resposta em disputa. Leva trinta segundos.
8. Apague a gravação quando a sua política de retenção mandar. A configuração de áudio da conta pode remover o áudio por você (30 dias depois da transcrição, ou logo depois dela); a transcrição fica até você apagá-la.

O que dizer ao candidato

Algo assim funciona num convite, adaptado ao vocabulário da sua empresa:

Gravamos nossas entrevistas e as transformamos em uma transcrição escrita, para que quem decide trabalhe com o que você realmente disse, e não com anotações. A gravação e a transcrição são usadas apenas neste processo seletivo e apagadas após [prazo]. Uma pessoa toma cada decisão; nenhum software pontua a sua entrevista. Se você preferir não ser gravado, avise-nos e faremos anotações à mão.

Mantenha essa última frase. Um candidato que recusa não deve perder nada, e a entrevista deve seguir normalmente.

O que o SozAI faz e não faz na contratação

Se alguém da equipe usa as anotações ou o chat para responder “quem devemos contratar?”, a resposta é um palpite de um modelo de linguagem baseado num resumo. Trate-a como ruído.

As regras sobre gravar entrevistas diferem entre países e estados dos EUA. As regras sobre o uso de ferramentas de IA na contratação também, e algumas são rígidas. Consulte o seu jurídico ou o RH antes de começar; não damos aconselhamento jurídico.

Entrevistas em outro idioma

O SozAI detecta sozinho o idioma de cada gravação, entre 99 idiomas, e a transcrição pode ser traduzida para um gestor de contratação que não fale o idioma. Use essa tradução para acompanhar a conversa, não para julgar o quanto alguém fala ou argumenta bem. Uma tradução automática pode achatar uma resposta cuidadosa ou fazer uma resposta desajeitada parecer fluida. Se o domínio do idioma faz parte da vaga, peça a alguém que o fale para avaliar o áudio original.

A qualidade do reconhecimento também varia conforme o idioma. Nosso teste publicado, com frases curtas lidas, mediu 3,6% de erros de palavras em inglês e 4,9% em francês, mas 19,6% em árabe. Uma sala barulhenta piora todos os idiomas.

Para onde vão os dados dos candidatos

As gravações de entrevistas são dados pessoais, então saiba para onde elas vão. Arquivos e gravações ficam armazenados em nossos servidores na Alemanha (Hetzner); o reconhecimento de fala deles roda na AssemblyAI, nos EUA, e todas as empresas que os processam estão na nossa lista de subprocessadores. Nosso código nunca envia gravações para treinamento de modelos.

Quando um candidato pedir que você apague a entrevista dele, apague a gravação no SozAI. Isso remove dos nossos servidores o áudio e tudo o que foi feito a partir dele. Dois limites a conhecer: os backups criptografados do banco de dados guardam dados por até 12 meses, e a cópia do parceiro de reconhecimento de fala não é removida ao apagar no SozAI. Mais detalhes na página de segurança.

Vagas para uma equipe de recrutamento

Muitas vezes só os recrutadores precisam de vagas: eles gravam, e os gestores de contratação leem a transcrição exportada. Um recrutador ou o chefe de talentos compra as vagas em web.sozai.app, convida a equipe por e-mail, e cada pessoa recebe o Premium, com até 700 horas de transcrição, na própria conta. Quem compra vê vagas e convites, nunca as gravações, então as entrevistas não se acumulam numa pasta compartilhada que qualquer um pode consultar. As faturas com o número fiscal da empresa estão em como comprar para uma equipe.

Quando o SozAI não serve

• Você quer pontuação estruturada e um ATS num só produto. Use uma plataforma de contratação; o SozAI só registra a entrevista por escrito.
• Você quer uma ferramenta que entre sozinha em toda entrevista agendada. O SozAI nunca é adicionado a uma chamada, e alguém precisa apertar gravar.
• Sua empresa exige SSO para toda ferramenta, ou um arquivo compartilhado de todas as entrevistas com controles de acesso.
• A entrevista é num app de desktop do Zoom ou do Teams no Windows. Abra a chamada no navegador, ou use um Mac.

Mais sobre transcrições de entrevistas em geral: transcrição de entrevistas. As reuniões com clientes estão em SozAI para consultores, e as entrevistas de pesquisa em SozAI para equipes de pesquisa. A visão geral do uso em equipe está em SozAI para equipes.