Appunti dei colloqui per selezionatori e responsabili di assunzione

La risposta breve

Con il consenso del candidato, registra il colloquio con un telefono in sala, oppure registra una videochiamata in Chrome o Edge su web.sozai.app senza che nessun bot entri nella chiamata. SozAI restituisce una trascrizione con interlocutori e un marcatore temporale su ogni riga, in 99 lingue, più gli appunti, così ogni selezionatore può compilare la propria scheda di valutazione con le parole stesse del candidato. SozAI non assegna punteggi, non classifica e non raccomanda candidati, e non va usato per prendere decisioni di assunzione in automatico: decidono le persone. Un team di selezione acquista postazioni a $12.99 al mese o $99.99 l’anno ciascuna, e le registrazioni di ogni selezionatore restano private per lui.

Cosa cambia una trascrizione in un ciclo di selezione

Gli appunti di un colloquio di solito si scrivono a memoria un’ora dopo, e la memoria tiene i momenti che confermano la prima impressione. Poi quattro selezionatori discutono nel debriefing su ciò che il candidato avrebbe «in sostanza detto». Una trascrizione chiude la discussione. Chiunque può trovare la risposta alla domanda di progettazione di sistema e leggerla com’è stata data.

Rende anche gli appunti confrontabili. Quando ogni selezionatore pone le domande concordate e scrive la scheda da una trascrizione, le differenze tra i candidati vengono dalle loro risposte, non da chi ha preso appunti migliori.

C’è però una trappola. Gli appunti dell’IA sono brevi e scorrevoli, ed è facile incollarli nella scheda. Non farlo. Un riassunto decide cosa era importante; quel giudizio spetta al selezionatore.

Un ciclo coerente, passo per passo

1. Concorda l’elenco delle domande per il ruolo prima del primo colloquio, e dai lo stesso elenco a ogni selezionatore.
2. Di’ al candidato nell’invito che i colloqui vengono registrati e trascritti, e perché. Offri un modo per rifiutare.
3. All’inizio, chiedi di nuovo sulla registrazione («Va bene se registro?») così il consenso resta sul nastro.
4. Registra. In sala: SozAI su un telefono sul tavolo. In una videochiamata aperta in Chrome o Edge: web.sozai.app, Record, sorgente audio «Both», poi scegli la scheda con la chiamata e attiva «Also share tab audio».
5. Rinomina gli interlocutori in «Candidato» e «Selezionatore» sul web o nell’app per telefono.
6. Compila tu la scheda lo stesso giorno, citando la trascrizione con i marcatori temporali dove una risposta è stata forte o debole.
7. Nel debriefing, leggi ad alta voce la risposta contestata. Richiede trenta secondi.
8. Elimina la registrazione quando lo dice la tua politica di conservazione. L’impostazione dell’audio dell’account può eliminare l’audio al posto tuo (30 giorni dopo la trascrizione, o subito dopo); la trascrizione resta finché non la elimini.

Cosa dire al candidato

Qualcosa come questo funziona in un invito, adattato alle parole della tua azienda:

Registriamo i nostri colloqui e li trasformiamo in una trascrizione scritta, così chi decide lavora su ciò che hai davvero detto invece che su appunti. La registrazione e la trascrizione sono usate solo per questo processo di selezione ed eliminate dopo [periodo]. Ogni decisione la prende una persona; nessun software dà un punteggio al tuo colloquio. Se preferisci non essere registrato, diccelo e prenderemo appunti a mano.

Tieni quell’ultima frase. Un candidato che rifiuta non deve perdere nulla, e il colloquio deve svolgersi normalmente.

Cosa fa e non fa SozAI nella selezione

Se qualcuno del team usa gli appunti o la chat per rispondere a «chi dovremmo assumere?», la risposta è un’ipotesi di un modello linguistico basata su un riassunto. Trattala come rumore.

Le regole sulla registrazione dei colloqui cambiano tra paesi e stati degli USA. Lo stesso vale per le regole sull’uso di strumenti di IA nella selezione, e alcune sono severe. Verifica con il tuo ufficio legale o HR prima di iniziare; non diamo consulenza legale.

Colloqui in un’altra lingua

SozAI rileva da solo la lingua di ogni registrazione, tra 99 lingue, e la trascrizione si può tradurre per un responsabile di selezione che non la parla. Usa quella traduzione per seguire la conversazione, non per giudicare quanto bene qualcuno parla o argomenta. Una traduzione automatica può appiattire una risposta ponderata o far sembrare scorrevole una goffa. Se la competenza linguistica fa parte del ruolo, fai valutare l’audio originale a qualcuno che la parla.

Anche la qualità del riconoscimento varia per lingua. Il nostro test pubblicato su brevi frasi lette ha misurato il 3,6% di errori sulle parole in inglese e il 4,9% in francese, ma il 19,6% in arabo. Una stanza rumorosa peggiora ogni lingua.

Dove vanno i dati dei candidati

Le registrazioni dei colloqui sono dati personali, quindi sappi dove vanno. File e registrazioni sono archiviati sui nostri server in Germania (Hetzner); il riconoscimento vocale per essi gira presso AssemblyAI, negli USA, e ogni azienda che li elabora è nel nostro elenco dei sub-responsabili del trattamento. Il nostro codice non invia mai registrazioni all’addestramento di modelli.

Quando un candidato ti chiede di eliminare il suo colloquio, elimina la registrazione in SozAI. Questo rimuove dai nostri server l’audio e tutto ciò che ne deriva. Due limiti da conoscere: i backup cifrati del database conservano i dati fino a 12 mesi, e la copia del partner di riconoscimento vocale non viene rimossa eliminando in SozAI. Di più nella pagina sulla sicurezza.

Postazioni per un team di selezione

Spesso servono postazioni solo ai selezionatori: registrano loro, e i responsabili di assunzione leggono la trascrizione esportata. Un selezionatore o il responsabile dei talenti acquista postazioni su web.sozai.app, invita il team via e-mail, e ogni persona ottiene Premium con fino a 700 ore di trascrizione sul proprio account. Chi acquista vede postazioni e inviti, mai le registrazioni, quindi i colloqui non si accumulano in una cartella condivisa che chiunque possa sfogliare. Le fatture con la partita IVA della tua azienda sono trattate in come acquistare per un team.

Quando SozAI non fa al caso tuo

• Vuoi valutazione strutturata e un sistema di gestione delle candidature in un unico prodotto. Usa una piattaforma di selezione; SozAI si limita a mettere per iscritto il colloquio.
• Vuoi uno strumento che entri da solo in ogni colloquio programmato. SozAI non viene mai aggiunto a una chiamata, e qualcuno deve premere registra.
• La tua azienda richiede l’SSO per ogni strumento, o un archivio condiviso di tutti i colloqui con controllo degli accessi.
• Il colloquio è su un’app desktop di Zoom o Teams su Windows. Apri invece la chiamata nel browser, oppure usa un Mac.

Di più sulle trascrizioni dei colloqui in generale: trascrizione di interviste. Le riunioni con i clienti sono trattate in SozAI per consulenti, e le interviste di ricerca in SozAI per team di ricerca. Il quadro dell’uso nei team è in SozAI per i team.