Gesprächsnotizen für Recruiter und Führungskräfte

Die kurze Antwort

Nehmen Sie das Gespräch mit Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers auf einem Handy im Raum auf, oder nehmen Sie ein Videogespräch in Chrome oder Edge unter web.sozai.app auf, ohne dass ein Bot dem Call beitritt. SozAI liefert ein Transkript mit Sprechern und einem Zeitstempel in jeder Zeile, in 99 Sprachen, dazu Notizen, sodass jede interviewende Person ihren Bewertungsbogen anhand der eigenen Worte der Kandidatin oder des Kandidaten ausfüllen kann. SozAI bewertet, reiht und empfiehlt keine Bewerbenden und sollte nicht genutzt werden, um Einstellungen automatisch zu entscheiden: Menschen entscheiden. Ein Recruiting-Team kauft Plätze für je $12.99 im Monat oder $99.99 im Jahr, und die Aufnahmen jeder interviewenden Person bleiben für sie privat.

Was ein Transkript in einem Auswahlverfahren ändert

Gesprächsnotizen werden meist eine Stunde später aus dem Gedächtnis geschrieben, und das Gedächtnis behält die Momente, die den ersten Eindruck bestätigen. Vier Interviewende streiten dann in der Nachbesprechung darüber, was der Kandidat „im Grunde gesagt“ hat. Ein Transkript beendet diesen Streit. Jede und jeder findet die Antwort auf die Frage zum Systemdesign und liest sie so, wie sie gegeben wurde.

Es macht Notizen außerdem vergleichbar. Wenn alle Interviewenden die vereinbarten Fragen stellen und den Bewertungsbogen aus einem Transkript schreiben, kommen die Unterschiede zwischen Bewerbenden aus ihren Antworten und nicht daher, wer die besseren Notizen gemacht hat.

Es gibt allerdings eine Falle. KI-Notizen sind kurz und flüssig, und es ist verlockend, sie in den Bewertungsbogen einzufügen. Tun Sie es nicht. Eine Zusammenfassung entscheidet, was wichtig war; dieses Urteil ist Aufgabe der interviewenden Person.

Ein einheitliches Verfahren, Schritt für Schritt

1. Vereinbaren Sie vor dem ersten Gespräch die Fragenliste für die Stelle und geben Sie allen Interviewenden dieselbe Liste.
2. Sagen Sie der Kandidatin oder dem Kandidaten in der Einladung, dass Gespräche aufgenommen und transkribiert werden, und warum. Bieten Sie eine Möglichkeit, abzulehnen.
3. Fragen Sie zu Beginn noch einmal auf der Aufnahme („Ist es in Ordnung, wenn ich das aufnehme?“), damit die Einwilligung auf dem Band ist.
4. Nehmen Sie auf. Im Raum: SozAI auf einem Handy auf dem Tisch. Bei einem Videocall, der in Chrome oder Edge geöffnet ist: web.sozai.app, Record, Audioquelle „Both“, dann den Tab mit dem Call wählen und „Also share tab audio“ aktivieren.
5. Benennen Sie die Sprecher im Web oder in der Handy-App in „Kandidat“ und „Interviewer“ um.
6. Füllen Sie Ihren Bewertungsbogen am selben Tag selbst aus und zitieren Sie das Transkript mit Zeitstempeln, wo eine Antwort stark oder schwach war.
7. Lesen Sie in der Nachbesprechung die strittige Antwort laut vor. Das dauert dreißig Sekunden.
8. Löschen Sie die Aufnahme, wenn Ihre Aufbewahrungsrichtlinie es verlangt. Die Audio-Einstellung des Kontos kann das Audio für Sie entfernen (30 Tage nach der Transkription oder direkt danach); das Transkript bleibt, bis Sie es löschen.

Was Sie der Kandidatin oder dem Kandidaten sagen

So etwas funktioniert in einer Einladung, angepasst an die Formulierungen Ihres Unternehmens:

Wir nehmen unsere Gespräche auf und machen daraus ein schriftliches Transkript, damit die Personen, die entscheiden, mit dem arbeiten, was Sie tatsächlich gesagt haben, und nicht mit Notizen. Aufnahme und Transkript werden nur für dieses Auswahlverfahren verwendet und nach [Zeitraum] gelöscht. Jede Entscheidung trifft ein Mensch; keine Software bewertet Ihr Gespräch. Wenn Sie lieber nicht aufgenommen werden möchten, sagen Sie es uns, dann machen wir stattdessen handschriftliche Notizen.

Behalten Sie diesen letzten Satz. Wer ablehnt, sollte nichts verlieren, und das Gespräch sollte wie gewohnt stattfinden.

Was SozAI im Recruiting tut und was nicht

Wenn jemand im Team die Notizen oder den Chat nutzt, um „Wen sollen wir einstellen?“ zu beantworten, ist die Antwort die Vermutung eines Sprachmodells auf Basis einer Zusammenfassung. Behandeln Sie sie als Rauschen.

Die Regeln zur Aufnahme von Vorstellungsgesprächen unterscheiden sich zwischen Ländern und US-Bundesstaaten. Ebenso die Regeln zum Einsatz von KI-Tools im Recruiting, und manche sind streng. Klären Sie es vor dem Start mit Ihrer Rechts- oder Personalabteilung; wir geben keine Rechtsberatung.

Gespräche in einer anderen Sprache

SozAI erkennt die Sprache jeder Aufnahme selbst, in 99 Sprachen, und das Transkript lässt sich für eine Führungskraft übersetzen, die sie nicht spricht. Nutzen Sie diese Übersetzung, um dem Gespräch zu folgen, nicht um zu beurteilen, wie gut jemand spricht oder argumentiert. Eine maschinelle Übersetzung kann eine sorgfältige Antwort glätten oder eine holprige geschmeidig klingen lassen. Gehört Sprachkompetenz zur Stelle, lassen Sie jemanden, der die Sprache spricht, das Originalaudio beurteilen.

Auch die Erkennungsqualität schwankt je nach Sprache. Unser veröffentlichter Test mit kurzen vorgelesenen Sätzen maß 3,6 % Wortfehler bei Englisch und 4,9 % bei Französisch, aber 19,6 % bei Arabisch. Ein lauter Raum verschlechtert jede Sprache.

Wohin die Bewerberdaten gehen

Aufnahmen von Gesprächen sind personenbezogene Daten, wissen Sie also, wohin sie gehen. Dateien und Aufnahmen liegen auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner); die Spracherkennung dafür läuft bei AssemblyAI in den USA, und jedes Unternehmen, das sie verarbeitet, steht auf unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter. Unser Code schickt Aufnahmen nie ins Modelltraining.

Wenn eine Bewerberin Sie bittet, ihr Gespräch zu löschen, löschen Sie die Aufnahme in SozAI. Das entfernt das Audio und alles, was daraus entstanden ist, von unseren Servern. Zwei Grenzen sollten Sie kennen: Verschlüsselte Datenbank-Backups halten Daten bis zu 12 Monate, und die Kopie beim Partner der Spracherkennung wird durch das Löschen in SozAI nicht entfernt. Mehr auf der Sicherheitsseite.

Plätze für ein Recruiting-Team

Oft brauchen nur die Recruiter Plätze: Sie nehmen auf, und die Führungskräfte lesen das exportierte Transkript. Ein Recruiter oder die Leitung Talent Acquisition kauft Plätze auf web.sozai.app, lädt das Team per E-Mail ein, und jede Person erhält Premium mit bis zu 700 Stunden Transkription auf ihrem eigenen Konto. Die kaufende Person sieht Plätze und Einladungen, nie die Aufnahmen, sodass sich Gespräche nicht in einem gemeinsamen Ordner sammeln, den jeder durchsuchen kann. Rechnungen mit der Steuernummer Ihres Unternehmens behandelt So kaufen Sie für ein Team.

Wann SozAI nicht passt

• Sie wollen strukturierte Bewertung und ein Bewerbermanagementsystem in einem Produkt. Nutzen Sie eine Recruiting-Plattform; SozAI schreibt das Gespräch nur auf.
• Sie wollen ein Tool, das jedem angesetzten Gespräch von selbst beitritt. SozAI wird nie einem Call hinzugefügt, und jemand muss auf Aufnahme drücken.
• Ihr Unternehmen braucht SSO für jedes Tool oder ein gemeinsames Archiv aller Gespräche mit Zugriffskontrolle.
• Das Gespräch findet in der Desktop-App von Zoom oder Teams unter Windows statt. Öffnen Sie den Call stattdessen im Browser oder nutzen Sie einen Mac.

Mehr zu Interview-Transkripten im Allgemeinen: Interviews transkribieren. Kundenmeetings behandelt SozAI für Beratungen, Forschungsinterviews SozAI für Forschungsteams. Der Überblick zur Nutzung im Team steht unter SozAI für Unternehmen.