Notes d'entretien pour recruteurs et responsables du recrutement

La réponse courte

Avec le consentement du candidat, enregistrez l'entretien sur un téléphone dans la salle, ou enregistrez un appel vidéo dans Chrome ou Edge sur web.sozai.app sans qu'aucun bot entre dans l'appel. SozAI renvoie une transcription avec les intervenants et un horodatage sur chaque ligne, en 99 langues, plus des notes, pour que chaque recruteur puisse remplir sa grille d'évaluation à partir des propres mots du candidat. SozAI ne note pas, ne classe pas et ne recommande pas de candidats, et il ne doit pas servir à prendre des décisions de recrutement automatiquement : ce sont des personnes qui décident. Une équipe de recrutement achète des places à $12.99 par mois ou $99.99 par an chacune, et les enregistrements de chaque recruteur lui restent privés.

Ce qu'une transcription change dans un processus de recrutement

Les notes d'entretien s'écrivent d'ordinaire de mémoire une heure plus tard, et la mémoire retient les moments qui confirment une première impression. Quatre recruteurs se disputent ensuite lors du débriefing sur ce que le candidat a « en gros dit ». Une transcription met fin à la dispute. Chacun peut retrouver la réponse à la question de conception de systèmes et la lire telle qu'elle a été donnée.

Elle rend aussi les notes comparables. Quand chaque recruteur pose les questions convenues et remplit sa grille d'après une transcription, les différences entre candidats viennent de leurs réponses, pas de celui qui a pris les meilleures notes.

Il y a pourtant un piège. Les notes d'IA sont courtes et fluides, et on est tenté de les coller dans la grille d'évaluation. Ne le faites pas. Un résumé décide de ce qui était important ; ce jugement est le travail du recruteur.

Un processus cohérent, pas à pas

1. Convenez de la liste de questions pour le poste avant le premier entretien, et donnez la même liste à tous les recruteurs.
2. Dites au candidat dans l'invitation que les entretiens sont enregistrés et transcrits, et pourquoi. Proposez un moyen de refuser.
3. Au début, demandez à nouveau sur l'enregistrement (« Êtes-vous d'accord pour que j'enregistre ? ») afin que le consentement figure sur la bande.
4. Enregistrez. Dans la salle : SozAI sur un téléphone posé sur la table. Pour un appel vidéo ouvert dans Chrome ou Edge : web.sozai.app, Enregistrer, source audio « Les deux », puis choisissez l'onglet de l'appel et activez « Partager aussi l’audio de l’onglet ».
5. Renommez les intervenants en « Candidat » et « Recruteur » sur le web ou dans l'app mobile.
6. Remplissez vous-même votre grille d'évaluation le jour même, en citant la transcription avec les horodatages là où une réponse était forte ou faible.
7. Lors du débriefing, lisez à voix haute la réponse contestée. Cela prend trente secondes.
8. Supprimez l'enregistrement quand votre politique de conservation le prévoit. Le réglage d'audio du compte peut supprimer l'audio pour vous (30 jours après la transcription, ou aussitôt après) ; la transcription reste jusqu'à ce que vous la supprimiez.

Que dire au candidat

Quelque chose comme ceci convient dans une invitation, à adapter aux termes de votre entreprise :

Nous enregistrons nos entretiens et les transformons en transcription écrite, afin que les personnes qui décident travaillent à partir de ce que vous avez réellement dit plutôt qu'à partir de notes. L'enregistrement et la transcription ne servent qu'à ce processus de recrutement et sont supprimés après [durée]. Une personne prend chaque décision ; aucun logiciel ne note votre entretien. Si vous préférez ne pas être enregistré, dites-le-nous et nous prendrons des notes à la main à la place.

Gardez cette dernière phrase. Un candidat qui refuse ne doit rien perdre, et l'entretien doit se dérouler normalement.

Ce que SozAI fait et ne fait pas dans le recrutement

Si quelqu'un dans l'équipe utilise les notes ou le chat pour répondre à « qui devrions-nous embaucher ? », la réponse est une supposition d'un modèle de langage fondée sur un résumé. Considérez-la comme du bruit.

Les règles sur l'enregistrement des entretiens diffèrent d'un pays à l'autre et d'un État américain à l'autre. Il en va de même des règles sur l'usage d'outils d'IA dans le recrutement, dont certaines sont strictes. Vérifiez auprès de votre service juridique ou RH avant de commencer ; nous ne donnons pas de conseils juridiques.

Des entretiens dans une autre langue

SozAI détecte tout seul la langue de chaque enregistrement, parmi 99 langues, et la transcription peut être traduite pour un responsable du recrutement qui ne la parle pas. Servez-vous de cette traduction pour suivre la conversation, pas pour juger la qualité d'expression ou d'argumentation de quelqu'un. Une traduction automatique peut aplatir une réponse soignée ou faire paraître fluide une réponse maladroite. Si la maîtrise de la langue fait partie du poste, faites évaluer l'audio d'origine par quelqu'un qui la parle.

La qualité de la reconnaissance varie aussi selon la langue. Notre test publié sur de courtes phrases lues a mesuré 3,6 % d'erreurs de mots en anglais et 4,9 % en français, mais 19,6 % en arabe. Une salle bruyante dégrade toutes les langues.

Où vont les données des candidats

Les enregistrements d'entretien sont des données personnelles : sachez donc où ils vont. Les fichiers et les enregistrements sont stockés sur nos serveurs en Allemagne (Hetzner) ; la reconnaissance vocale qui les traite tourne chez AssemblyAI, aux États-Unis, et chaque entreprise qui les traite figure dans notre liste des sous-traitants ultérieurs. Notre code n'envoie jamais d'enregistrements vers un entraînement de modèles.

Quand un candidat vous demande de supprimer son entretien, supprimez l'enregistrement dans SozAI. Cela retire de nos serveurs l'audio et tout ce qui en a été tiré. Deux limites à connaître : les sauvegardes chiffrées de la base conservent les données jusqu'à 12 mois, et la copie du partenaire de reconnaissance vocale n'est pas supprimée par la suppression dans SozAI. Plus de détails sur la page de sécurité.

Des places pour une équipe de recrutement

Souvent, seuls les recruteurs ont besoin de places : ils enregistrent, et les responsables du recrutement lisent la transcription exportée. Un recruteur ou la direction des talents achète des places sur web.sozai.app, invite l'équipe par e-mail, et chaque personne reçoit Premium, avec jusqu'à 700 heures de transcription, sur son propre compte. L'acheteur voit les places et les invitations, jamais les enregistrements : les entretiens ne s'accumulent donc pas dans un dossier partagé que tout le monde pourrait parcourir. Les factures avec le numéro fiscal de votre entreprise sont expliquées dans comment acheter pour une équipe.

Quand SozAI ne convient pas

• Vous voulez une notation structurée et un logiciel de suivi des candidatures dans un seul produit. Prenez une plateforme de recrutement ; SozAI ne fait que mettre l'entretien par écrit.
• Vous voulez un outil qui rejoint seul chaque entretien planifié. SozAI n'est jamais ajouté à un appel, et quelqu'un doit lancer l'enregistrement.
• Votre entreprise exige le SSO pour chaque outil, ou une archive partagée de tous les entretiens avec des contrôles d'accès.
• L'entretien se déroule dans l'application de bureau Zoom ou Teams sous Windows. Ouvrez plutôt l'appel dans le navigateur, ou utilisez un Mac.

Plus sur les transcriptions d'entretiens en général : la transcription d'entretiens. Les réunions avec des clients sont traitées sur SozAI pour les consultants, et les entretiens de recherche sur SozAI pour les équipes de recherche. La vue d'ensemble de l'usage en équipe est sur SozAI pour les équipes.