Appunti di chiamate con i clienti e workshop, senza un bot nella riunione

La risposta breve

Per una chiamata con un cliente in Google Meet, nel client web di Zoom o in Teams sul web, registra la scheda del browser su web.sozai.app in Chrome o Edge; per una chiamata in un’app desktop su un Mac, usa la modalità riunione di SozAI per Mac, che trascrive sul Mac stesso. Per un workshop nell’ufficio del cliente, registra con un telefono iPhone o Android. Non viene aggiunto nessun bot alla chiamata e SozAI non tocca mai il tuo calendario. Le registrazioni fatte nel browser o sul telefono tornano come trascrizioni con interlocutori e marcatori temporali in 99 lingue, con appunti che elencano decisioni e attività. Un freelance paga $9.99 al mese o $79.99 l’anno per Pro; un’agenzia acquista postazioni a $12.99 al mese o $99.99 l’anno ciascuna.

Scegli il percorso in base a dove si trova il cliente

Una lacuna da conoscere: su Windows, SozAI sente una chiamata solo se gira nel browser. Se la chiamata del cliente è nell’app desktop di Teams o Zoom su un portatile Windows, apri invece il link della riunione in Chrome o Edge.

Registrare una chiamata nel browser, passo per passo

1. Apri la chiamata con il cliente in Chrome o Edge.
2. In una seconda scheda, apri web.sozai.app/record. Imposta «Recording type» su «Meeting».
3. In «Audio source» scegli «Both», che registra te tramite il microfono e il cliente tramite la scheda.
4. Premi «Start recording», scegli la scheda con la chiamata e attiva «Also share tab audio».
5. Premi «Mark as important» (o M sulla tastiera) quando il cliente dice qualcosa che ti servirà più tardi.
6. Alla fine premi «Done — transcribe» e tieni aperta la scheda finché il caricamento non termina.

Se interrompi per errore la condivisione della scheda, la registrazione continua con il tuo microfono, e ciò che era già stato catturato viene conservato. Ricevi un avviso 2 minuti prima che una registrazione arrivi a 3 ore o prima che finiscano i tuoi minuti.

Dalla chiamata all’e-mail di seguito

Gli appunti di una riunione registrata mettono in un unico posto le decisioni, le attività con i loro responsabili e le questioni aperte, accanto alla trascrizione, insieme a una bozza dell’e-mail di seguito. In una buona chiamata è già scritta gran parte del riepilogo.

Leggilo prima che vada al cliente. Gli appunti dell’IA possono attribuire un’attività alla persona sbagliata o arrotondare un numero su cui il cliente era stato preciso, e il cliente se ne accorgerà. Controlla nomi e cifre sulla trascrizione, e riascolta l’audio dove trascrizione e memoria non coincidono. Poi invialo come tuo riepilogo, con la tua voce.

Le attività vanno anche nell’elenco delle attività dell’app, raggruppate per riunione. Se tieni traccia del lavoro altrove, copiale; SozAI non si sincronizza con CRM o strumenti di progetto.

Clienti che lavorano in un’altra lingua

SozAI rileva da solo la lingua di ogni registrazione, tra 99 lingue, quindi una chiamata con un cliente a Madrid o a Varsavia non richiede nessuna impostazione. La trascrizione e i suoi appunti si possono tradurre, il che aiuta quando un collega che non era alla chiamata ne ha bisogno in sintesi.

Invia al cliente un riepilogo tradotto solo dopo che qualcuno che parla la sua lingua lo ha letto. Il nostro test di accuratezza pubblicato ha rilevato l’1,8% di errori sulle parole in spagnolo ma il 19,6% in arabo, su brevi frasi lette, e una chiamata in cui le persone cambiano lingua non è stata misurata affatto.

Riservatezza verso il cliente

Guarda i tuoi accordi con i clienti prima di registrare. Alcuni NDA limitano quali terzi possono trattare le informazioni del cliente, e un servizio di trascrizione con IA è uno di questi.

I fatti con cui confrontarli: file e registrazioni dal browser sono archiviati sui nostri server in Germania (Hetzner); il riconoscimento vocale per essi gira presso AssemblyAI, negli USA; riassunti e appunti vanno a fornitori di modelli di IA. Ogni azienda che li elabora è nominata nell’elenco dei sub-responsabili del trattamento. Il nostro codice non invia mai registrazioni all’addestramento di modelli.

Per le chiamate più sensibili, la modalità riunione del Mac tiene l’audio sul tuo Mac. Nel tuo account viene salvato solo il testo. Puoi eliminare una registrazione, o l’intero account, in qualsiasi momento; i backup cifrati conservano i dati fino a 12 mesi. I dettagli sono nella pagina sulla sicurezza.

E di’ al cliente che stai registrando, all’inizio della chiamata. Nessun bot lo annuncia al posto tuo, quindi devi farlo tu. Le regole sul consenso alla registrazione cambiano da paese a paese; segui quelle che valgono per te e per loro.

Quanto costa a un freelance o a un’agenzia

Un consulente che lavora da solo è servito al meglio da Pro sul web: $9.99 al mese o $79.99 l’anno, con fino a 700 ore di trascrizione. Un’agenzia acquista postazioni Team, a $12.99 al mese o $99.99 l’anno a persona, così paga una persona, la fattura riporta il nome dell’agenzia e la partita IVA, e le postazioni si spostano quando le persone vanno e vengono. Cinque consulenti con postazioni annuali fanno $499.95 l’anno, tasse escluse.

Le registrazioni di ciascuno restano private per quella persona, anche per chi paga. Questo si adatta al lavoro con i clienti, dove non tutti i colleghi devono sentire ogni chiamata, ma significa che non c’è una cartella cliente condivisa. Come acquistare, con IVA e rimborsi: come acquistare per un team.

Quando SozAI non fa al caso tuo

• Vuoi gli appunti di ogni riunione del calendario senza premere nulla. È ciò che fanno i bot per riunioni, e SozAI non ne ha uno.
• Ti serve che gli appunti vengano inviati automaticamente a un CRM o a uno strumento di progetto.
• L’agenzia vuole una libreria condivisa per ogni cliente, con controllo degli accessi.
• La maggior parte delle tue chiamate gira in app desktop su Windows e non puoi aprirle nel browser.

La guida generale agli appunti di riunione è in appunti di riunione. I team che intervistano persone per mestiere hanno pagine proprie per selezione del personale e redazioni, e il quadro generale è in SozAI per i team.