Noter fra kundeopkald og workshops, uden en bot i mødet

Det korte svar

Til et kundeopkald i Google Meet, Zoom-webklienten eller Teams på nettet optager du browserfanen på web.sozai.app i Chrome eller Edge; til et opkald i en desktopapp på en Mac bruger du Meeting-tilstanden i SozAI til Mac, som transskriberer på selve Mac'en. Til en workshop på kundens kontor optager du på en iPhone eller Android-telefon. Ingen bot tilføjes til opkaldet, og SozAI rører aldrig din kalender. Optagelser lavet i browseren eller på telefonen kommer tilbage som transskriptioner med talere og tidsstempler på 99 sprog, med noter der opregner beslutninger og opgaver. En freelancer betaler $9.99 om måneden eller $79.99 om året for Pro; et bureau køber pladser til $12.99 om måneden eller $99.99 om året pr. stk.

Vælg vejen efter, hvor kunden er

Et hul, du skal kende: på Windows hører SozAI kun et opkald, når det kører i browseren. Hvis kundens opkald er i desktopappen Teams eller Zoom på en Windows-bærbar, så åbn i stedet mødelinket i Chrome eller Edge.

Sådan optager du et browseropkald, trin for trin

1. Åbn kundeopkaldet i Chrome eller Edge.
2. Åbn web.sozai.app/record i en anden fane. Sæt „Recording type“ til „Meeting“.
3. Vælg „Both“ under „Audio source“, som optager dig gennem mikrofonen og kunden gennem fanen.
4. Tryk på „Start recording“, vælg fanen med opkaldet, og slå „Also share tab audio“ til.
5. Tryk på „Mark as important“ (eller M på tastaturet), når kunden siger noget, du får brug for senere.
6. Tryk til sidst på „Done — transcribe“, og hold fanen åben, til uploaden er færdig.

Hvis du stopper delingen af fanen ved en fejl, fortsætter optagelsen med din mikrofon, og det, der allerede er optaget, bevares. Du får en advarsel 2 minutter, før en optagelse når 3 timer, eller før dine minutter løber ud.

Fra opkaldet til opfølgningsmailen

Noterne til et optaget møde samler beslutningerne, opgaverne med deres ansvarlige og de åbne spørgsmål ét sted, ved siden af transskriptionen, sammen med et udkast til opfølgningsmailen. På et godt opkald er det det meste af referatet, der allerede er skrevet.

Læs det, før det går til kunden. AI-noter kan tillægge en opgave den forkerte person eller runde et tal af, som kunden var præcis omkring, og kunden vil lægge mærke til det. Tjek navne og tal mod transskriptionen, og lyt til lyden, hvor transskriptionen og din hukommelse er uenige. Send det derefter som dit referat, i din stemme.

Opgaverne kommer også ind i appens opgaveliste, grupperet efter møde. Hvis du følger arbejdet et andet sted, så kopiér dem over; SozAI synkroniserer ikke med CRM-systemer eller projektværktøjer.

Kunder, der arbejder på et andet sprog

SozAI finder selv sproget i hver optagelse blandt 99 sprog, så et opkald med en kunde i Madrid eller Warszawa kræver ingen indstilling. Transskriptionen og dens noter kan oversættes, hvilket hjælper, når en kollega, der ikke var med på opkaldet, har brug for hovedindholdet.

Send først et oversat referat til kunden, når en, der taler kundens sprog, har læst det. Vores offentliggjorte nøjagtighedstest fandt 1,8 % ordfejl på spansk, men 19,6 % på arabisk på korte oplæste sætninger, og et opkald, hvor folk skifter sprog, er slet ikke målt.

Kundens fortrolighed

Se jeres kundeaftaler igennem, før du optager. Nogle fortrolighedsaftaler begrænser, hvilke tredjeparter der må behandle kundeoplysninger, og en AI-transskriptionstjeneste er en.

Fakta at holde dem op mod: filer og browseroptagelser gemmes på vores servere i Tyskland (Hetzner); talegenkendelsen for dem kører hos AssemblyAI i USA; resuméer og noter går til udbydere af AI-modeller. Hver virksomhed, der behandler dem, er nævnt på listen over underdatabehandlere. Vores kode sender aldrig optagelser ind i modeltræning.

Til de mest følsomme opkald holder Mac'ens Meeting-tilstand lyden på din Mac. Kun teksten gemmes på din konto. Du kan når som helst slette en optagelse eller hele kontoen; krypterede backups gemmer data i op til 12 måneder. Detaljerne står på sikkerhedssiden.

Og fortæl kunden, at du optager, når opkaldet begynder. Ingen bot melder det for dig, så det må være dig. Reglerne om samtykke til optagelse er forskellige fra land til land; følg dem, der gælder for dig og for dem.

Hvad det koster en freelancer eller et bureau

En enkelt konsulent er bedst tjent med Pro på nettet: $9.99 om måneden eller $79.99 om året, med op til 700 timers transskription. Et bureau køber Team-pladser til $12.99 om måneden eller $99.99 om året pr. person, så én person betaler, fakturaen bærer bureauets navn og skattenummer, og pladserne flyttes, når folk kommer og går. Fem konsulenter på årlige pladser bliver til $499.95 om året før moms.

Hver persons optagelser forbliver private for vedkommende, også over for den, der betaler. Det passer til kundearbejde, hvor ikke alle kolleger skal høre hvert opkald, men det betyder, at der ikke er nogen fælles kundemappe. Sådan køber du, med moms og refusion: sådan køber du til et team.

Når SozAI ikke passer

• Du vil have noter fra hvert kalendermøde uden at trykke på noget. Det er, hvad mødebots gør, og SozAI har ingen.
• Du har brug for, at noterne bliver skubbet ind i et CRM eller et projektværktøj automatisk.
• Bureauet vil have ét fælles bibliotek pr. kunde, med adgangsstyring.
• De fleste af dine opkald kører i desktopapps på Windows, og du kan ikke åbne dem i browseren.

Den generelle guide til mødenoter ligger på mødenoter. Teams, der interviewer folk for at leve, har egne sider om rekruttering og nyhedsredaktioner, og overblikket er på SozAI til teams.