Anteckningar från klientsamtal och workshops, utan bot i mötet

Det korta svaret

För ett klientsamtal i Google Meet, Zooms webbklient eller Teams i webbläsaren spelar du in webbläsarfliken på web.sozai.app i Chrome eller Edge; för ett samtal i en skrivbordsapp på en Mac använder du Meeting-läget i SozAI för Mac, som transkriberar på själva Macen. För en workshop på klientens kontor spelar du in med en iPhone- eller Android-telefon. Ingen bot läggs till i samtalet och SozAI rör aldrig din kalender. Inspelningar som görs i webbläsaren eller på telefonen kommer tillbaka som transkriptioner med talare och tidsstämplar på 99 språk, med anteckningar som listar beslut och uppgifter. En frilansare betalar $9.99 i månaden eller $79.99 om året för Pro; en byrå köper platser för $12.99 i månaden eller $99.99 om året per person.

Välj väg efter var klienten finns

En lucka att känna till: i Windows hör SozAI ett samtal bara när det körs i webbläsaren. Om klientens samtal sker i skrivbordsappen för Teams eller Zoom på en Windows-laptop öppnar du i stället mötets länk i Chrome eller Edge.

Spela in ett webbläsarsamtal, steg för steg

1. Öppna klientsamtalet i Chrome eller Edge.
2. Öppna web.sozai.app/record i en andra flik. Ställ in ”Recording type” på ”Meeting”.
3. Välj ”Both” under ”Audio source”, som spelar in dig via mikrofonen och klienten via fliken.
4. Tryck på ”Start recording”, välj fliken med samtalet och slå på ”Also share tab audio”.
5. Tryck på ”Mark as important” (eller M på tangentbordet) när klienten säger något du kommer att behöva senare.
6. Tryck på ”Done — transcribe” när samtalet är slut och låt fliken vara öppen tills uppladdningen är klar.

Om du av misstag slutar dela fliken fortsätter inspelningen med din mikrofon, och det som redan fångats sparas. Du får en varning 2 minuter innan en inspelning når 3 timmar eller innan dina minuter tar slut.

Från samtalet till uppföljningsmejlet

Anteckningarna för ett inspelat möte samlar besluten, uppgifterna med sina ansvariga och de öppna frågorna på ett ställe, bredvid transkriptionen, tillsammans med ett utkast till uppföljningsmejlet. Efter ett bra samtal är det mesta av sammanfattningen redan skriven.

Läs igenom den innan den går till klienten. AI-anteckningar kan lägga en uppgift på fel person eller runda av ett tal som klienten var noga med, och klienten märker det. Kontrollera namn och siffror mot transkriptionen, och lyssna på ljudet där transkriptionen och ditt minne går isär. Skicka den sedan som din sammanfattning, med din röst.

Uppgifterna hamnar också i appens uppgiftslista, grupperade per möte. Om du följer upp arbete någon annanstans kopierar du över dem; SozAI synkroniserar inte med CRM- eller projektverktyg.

Klienter som arbetar på ett annat språk

SozAI identifierar språket i varje inspelning själv, bland 99 språk, så ett samtal med en klient i Madrid eller Warszawa kräver ingen inställning. Transkriptionen och dess anteckningar kan översättas, vilket hjälper när en kollega som inte var med behöver huvuddragen.

Skicka en översatt sammanfattning till klienten först när någon som talar klientens språk har läst den. Vårt publicerade noggrannhetstest gav 1.8 % ordfel på spanska men 19.6 % på arabiska på korta upplästa meningar, och ett samtal där man byter språk har inte mätts alls.

Sekretess gentemot klienten

Titta på era klientavtal innan du spelar in. Vissa sekretessavtal begränsar vilka tredje parter som får behandla klientuppgifter, och en AI-transkriptionstjänst är en sådan.

Fakta att jämföra med: filer och webbinspelningar lagras på våra servrar i Tyskland (Hetzner); taligenkänningen för dem körs hos AssemblyAI i USA; sammanfattningar och anteckningar går till leverantörer av AI-modeller. Varje företag som behandlar dem namnges i listan över underbiträden. Vår kod skickar aldrig inspelningar till modellträning.

För de känsligaste samtalen håller Meeting-läget på Macen ljudet kvar på din Mac. Bara texten sparas i ditt konto. Du kan radera en inspelning, eller hela kontot, när som helst; krypterade säkerhetskopior behåller data i upp till 12 månader. Detaljerna finns på säkerhetssidan.

Och tala om för klienten att du spelar in, i början av samtalet. Ingen bot meddelar det åt dig, så det måste du göra själv. Reglerna om samtycke till inspelning skiljer sig mellan länder; följ de som gäller dig och dem.

Vad det kostar en frilansare eller en byrå

En ensam konsult har mest nytta av Pro på webben: $9.99 i månaden eller $79.99 om året, med upp till 700 timmars transkription. En byrå köper Team-platser, för $12.99 i månaden eller $99.99 om året per person, så att en person betalar, fakturan har byråns namn och momsregistreringsnummer och platser flyttas när folk kommer och går. Fem konsulter på årsplatser kostar $499.95 om året före skatt.

Varje persons inspelningar är privata för just den personen, även gentemot den som betalar. Det passar klientarbete, där inte varje kollega ska höra varje samtal, men det betyder att det inte finns någon delad klientmapp. Så köper du, med moms och återbetalning: så köper du för ett team.

När SozAI inte passar

• Du vill ha anteckningar från varje kalendermöte utan att trycka på något. Det är vad mötesbotar gör, och SozAI har ingen.
• Du behöver att anteckningarna skickas automatiskt till ett CRM eller ett projektverktyg.
• Byrån vill ha ett delat bibliotek per klient, med åtkomstkontroll.
• De flesta av dina samtal körs i skrivbordsappar på Windows och du kan inte öppna dem i webbläsaren.

Den allmänna guiden till mötesanteckningar finns under mötesanteckningar. Team som intervjuar människor för sitt uppehälle har egna sidor för rekrytering och redaktioner, och översikten finns på SozAI för team.