Notatki z rozmów z klientami i warsztatów, bez bota na spotkaniu

Krótka odpowiedź

Rozmowę z klientem w Google Meet, w kliencie webowym Zooma albo w Teams w przeglądarce nagrasz z karty przeglądarki na web.sozai.app w Chrome lub Edge; rozmowę w aplikacji desktopowej na Macu – w trybie Meeting w SozAI dla Maca, który transkrybuje na samym Macu. Warsztat w biurze klienta nagrasz na iPhonie lub telefonie z Androidem. Do rozmowy nie jest dodawany żaden bot, a SozAI nigdy nie sięga do Twojego kalendarza. Nagrania zrobione w przeglądarce lub na telefonie wracają jako transkrypcje z mówcami i znacznikami czasu w 99 językach, z notatkami wymieniającymi decyzje i zadania. Freelancer płaci za Pro $9.99 miesięcznie lub $79.99 rocznie; agencja kupuje miejsca po $12.99 miesięcznie lub $99.99 rocznie za sztukę.

Wybierz sposób według tego, gdzie jest klient

Jedna luka, którą warto znać: w Windows SozAI słyszy rozmowę tylko wtedy, gdy działa ona w przeglądarce. Jeśli rozmowa klienta odbywa się w aplikacji desktopowej Teams lub Zoom na laptopie z Windows, otwórz zamiast tego link do spotkania w Chrome lub Edge.

Nagrywanie rozmowy w przeglądarce krok po kroku

1. Otwórz rozmowę z klientem w Chrome lub Edge.
2. W drugiej karcie otwórz web.sozai.app/record. Ustaw „Recording type” na „Meeting”.
3. W „Audio source” wybierz „Both”, co nagrywa Ciebie przez mikrofon, a klienta przez kartę.
4. Naciśnij „Start recording”, wybierz kartę z rozmową i włącz „Also share tab audio”.
5. Naciśnij „Mark as important” (albo M na klawiaturze), gdy klient powie coś, co przyda Ci się później.
6. Na końcu naciśnij „Done — transcribe” i zostaw kartę otwartą, aż wgrywanie się zakończy.

Jeśli przez pomyłkę przestaniesz udostępniać kartę, nagrywanie trwa dalej z Twoim mikrofonem, a to, co już zarejestrowano, zostaje zachowane. Ostrzeżenie dostaniesz na 2 minuty przed osiągnięciem przez nagranie 3 godzin albo przed wyczerpaniem Twoich minut.

Od rozmowy do e-maila z podsumowaniem

Notatki z nagranego spotkania zbierają w jednym miejscu decyzje, zadania z osobami odpowiedzialnymi i otwarte pytania, obok transkrypcji, razem ze szkicem e-maila z podsumowaniem. Przy dobrej rozmowie to już większość podsumowania.

Przeczytaj to, zanim trafi do klienta. Notatki AI mogą przypisać zadanie niewłaściwej osobie albo zaokrąglić liczbę, którą klient podał dokładnie, a klient to zauważy. Sprawdź imiona i liczby z transkrypcją, a tam, gdzie transkrypcja i Twoja pamięć się różnią, posłuchaj dźwięku. Potem wyślij to jako własne podsumowanie, własnym głosem.

Zadania trafiają też na listę zadań w aplikacji, pogrupowane według spotkań. Jeśli pracę śledzisz gdzie indziej, skopiuj je; SozAI nie synchronizuje się z CRM-ami ani narzędziami do zarządzania projektami.

Klienci pracujący w innym języku

SozAI sam rozpoznaje język każdego nagrania, spośród 99 języków, więc rozmowa z klientem w Madrycie czy Warszawie nie wymaga żadnych ustawień. Transkrypcję i notatki można przetłumaczyć, co pomaga, gdy współpracownik, który nie był na rozmowie, potrzebuje sedna.

Przetłumaczone podsumowanie wysyłaj klientowi dopiero po tym, jak przeczyta je ktoś, kto zna jego język. Nasz opublikowany test dokładności wykazał 1,8% błędów słów w hiszpańskim, ale 19,6% w arabskim na krótkich czytanych zdaniach, a rozmowy, w których ludzie przełączają języki, w ogóle nie były mierzone.

Poufność klienta

Zanim zaczniesz nagrywać, sprawdź umowy z klientami. Niektóre NDA ograniczają, które podmioty trzecie mogą przetwarzać informacje klienta, a usługa transkrypcji AI jest takim podmiotem.

Fakty, z którymi to porównasz: pliki i nagrania z przeglądarki są przechowywane na naszych serwerach w Niemczech (Hetzner); rozpoznawanie mowy dla nich działa w AssemblyAI w USA; podsumowania i notatki trafiają do dostawców modeli AI. Każda firma, która je przetwarza, jest wymieniona na liście podmiotów przetwarzających. Nasz kod nigdy nie przesyła nagrań do trenowania modeli.

Przy najbardziej wrażliwych rozmowach tryb Meeting na Macu zostawia dźwięk na Twoim Macu. Na konto zapisywany jest tylko tekst. Nagranie albo całe konto możesz usunąć w dowolnej chwili; szyfrowane kopie zapasowe przechowują dane do 12 miesięcy. Szczegóły są na stronie o bezpieczeństwie.

I powiedz klientowi na początku rozmowy, że nagrywasz. Żaden bot nie ogłosi tego za Ciebie, więc musisz to zrobić Ty. Zasady zgody na nagrywanie różnią się w zależności od kraju; przestrzegaj tych, które dotyczą Ciebie i klienta.

Ile to kosztuje freelancera lub agencję

Samodzielnemu konsultantowi najlepiej służy Pro w wersji webowej: $9.99 miesięcznie lub $79.99 rocznie, z limitem do 700 godzin transkrypcji. Agencja kupuje miejsca Team, po $12.99 miesięcznie lub $99.99 rocznie za osobę, więc płaci jedna osoba, faktura zawiera nazwę agencji i numer podatkowy, a miejsca przechodzą na nowych ludzi, gdy ktoś przychodzi lub odchodzi. Pięciu konsultantów na miejscach rocznych to $499.95 rocznie przed podatkiem.

Nagrania każdej osoby są prywatne dla niej, także wobec tego, kto płaci. Pasuje to do pracy z klientami, gdzie nie każdy współpracownik powinien słyszeć każdą rozmowę, ale oznacza brak wspólnego folderu klienta. Jak kupić, z VAT-em i zwrotami: jak kupić dla zespołu.

Kiedy SozAI się nie nadaje

• Chcesz notatek z każdego spotkania w kalendarzu bez naciskania czegokolwiek. Tak działają boty do spotkań, a SozAI go nie ma.
• Potrzebujesz, by notatki trafiały automatycznie do CRM-a lub narzędzia do projektów.
• Agencja chce jednej wspólnej biblioteki na klienta, z kontrolą dostępu.
• Większość Twoich rozmów odbywa się w aplikacjach desktopowych w Windows i nie możesz otwierać ich w przeglądarce.

Ogólny poradnik o notatkach ze spotkań jest na stronie notatki ze spotkań. Zespoły, które z zawodu przeprowadzają rozmowy, mają osobne strony: rekrutacja i redakcje, a przegląd jest na SozAI dla zespołów.