Ce qu’il faut retenir
Un enregistrement Zoom local est écrit sur l’ordinateur qui a cliqué sur Enregistrer, dans un dossier Zoom situé par défaut dans le dossier Documents de cet utilisateur, avec un sous-dossier par réunion nommé selon la date et le sujet. On y trouve normalement un fichier vidéo et un fichier audio séparé au format M4A. Un enregistrement cloud, lui, ne se trouve pas du tout sur l’ordinateur : il reste dans le portail web Zoom, sous Enregistrements, et peut être supprimé automatiquement une fois écoulée la durée de conservation fixée par votre administrateur. Téléchargez-le avant cette échéance, et conservez le fichier audio.
Deux choses très différentes portent le même nom d’« enregistrement Zoom », et le premier réflexe consiste à déterminer laquelle vous concerne. Si vous avez enregistré en local, les fichiers sont sur un disque dur et y resteront jusqu’à ce que vous les supprimiez. Si vous avez enregistré dans le cloud, les fichiers sont sur les serveurs de Zoom, ils appartiennent au compte plutôt qu’à vous, et c’est quelqu’un d’autre qui décide de leur durée de vie.
La suite explique où chercher dans chaque cas, quoi faire quand un enregistrement se termine sans rien laisser derrière lui, et lequel des deux fichiers vaut la peine d’être conservé quand on veut en extraire du texte.
Enregistrements locaux : le dossier Documents de l’ordinateur qui a enregistré
Par défaut, Zoom crée un dossier appelé Zoom à l’intérieur de votre dossier Documents et y écrit chaque enregistrement local. Chaque réunion obtient son propre sous-dossier, nommé avec la date et le sujet de la réunion, ce qui permet de le retrouver des mois plus tard même si vous ne vous souvenez plus exactement de la date de l’appel.
Deux détails piègent régulièrement les utilisateurs. Le premier, c’est que l’enregistrement se trouve sur l’ordinateur qui a appuyé sur Enregistrer, pas sur celui de l’hôte ou de la personne qui en a fait la demande. Si un collègue a lancé l’enregistrement et que vous fouillez votre propre disque, vous ne le trouverez jamais. Le second, c’est que l’emplacement par défaut n’est qu’un défaut. Si quelqu’un a modifié le chemin d’enregistrement dans les paramètres à un moment donné, le dossier se trouve là où cette personne l’a redirigé, et rien dans la réunion ne vous l’indiquera. Chercher sur tout le disque le sujet de la réunion, ou les fichiers M4A récents, permet en général de le retrouver plus vite qu’en naviguant de dossier en dossier.
À l’intérieur du sous-dossier de la réunion, vous verrez normalement un fichier vidéo et un fichier audio séparé, au format M4A, de la même conversation. Zoom écrit les deux. La plupart des gens ne remarquent que la vidéo, parce qu’elle est plus grosse et que c’est elle qui se lance quand on double-clique sur un fichier.
L’enregistrement est terminé mais il n’y a aucun fichier
C’est la version la plus courante du « mon enregistrement a disparu », et il ne s’agit presque jamais d’une véritable disparition.
Quand une réunion enregistrée en local se termine, Zoom convertit la capture brute en fichiers vidéo et audio finalisés. Cette conversion prend du temps, elle a lieu après l’appel, et elle nécessite que l’application soit ouverte et que l’ordinateur reste éveillé. Fermer l’ordinateur portable à la fin de la réunion, quitter Zoom parce que la journée est terminée, laisser la machine se mettre en veille pendant que la conversion est encore en cours : dans tous ces cas, le processus s’arrête en plein milieu. Ce qui reste dans le dossier de la réunion est alors un fichier non converti plutôt qu’une vidéo lisible.
La solution est sans surprise. Ouvrez ce fichier et Zoom reprendra généralement la conversion là où elle s’était arrêtée pour la terminer. Donc, avant de conclure qu’un enregistrement a disparu, ouvrez le dossier Zoom et regardez ce qui se trouve réellement dans le sous-dossier de la réunion. Un fichier que vous ne reconnaissez pas et que vous ne parvenez pas à lire est plutôt bon signe. Un dossier vide, en revanche, est le pire des cas : c’est là qu’il faut vérifier si l’enregistrement n’est pas plutôt parti dans le cloud.
Les enregistrements cloud vivent dans le portail web, pas sur votre ordinateur
Si l’enregistrement est allé dans le cloud, il n’y a rien à trouver sur le disque dur, et fouiller le dossier Documents ne mènera à rien. Les enregistrements cloud se trouvent dans le portail web Zoom, sous Enregistrements, et il faut se connecter avec le compte qui a hébergé la réunion pour les consulter.
L’enregistrement cloud est une fonctionnalité réservée aux comptes payants. Sur un compte gratuit, la seule option est l’enregistrement local, ce qui signifie que les fichiers atterrissent dans ce dossier Documents et que la question de savoir où ils sont partis a une réponse simple. Sur un compte professionnel, l’enregistrement cloud est souvent activé par défaut, avec une conséquence pratique : vos enregistrements ne vous appartiennent pas vraiment. Ils appartiennent au compte, sont visibles par quiconque l’administre, et leur durée de vie est fixée par une politique interne plutôt que par vous.
Quand vous téléchargez un enregistrement cloud, vous récupérez la même paire de fichiers que vous auriez obtenue en local : la vidéo, accompagnée du fichier audio seul, plus léger, au format M4A.
La conservation, ce que personne ne vérifie avant qu’il soit trop tard
Les enregistrements cloud sont soumis à une politique de conservation définie par l’administrateur du compte, et peuvent être supprimés automatiquement une fois la période fixée écoulée. Personne ne vous envoie de courriel à ce sujet. L’enregistrement n’est simplement plus là la prochaine fois que vous allez le chercher.
Sur de nombreux comptes d’entreprise, c’est toute l’explication d’un enregistrement du trimestre précédent qui a disparu. Il n’a pas été supprimé par erreur et ne se cache pas dans un sous-dossier. La période de conservation a simplement pris fin. Que cette période se compte en semaines ou en mois dépend entièrement de la configuration choisie par votre organisation, donc la seule réponse honnête à « combien de temps ai-je » est : demandez à la personne qui administre le compte, et partez du principe que c’est plus court que vous ne l’espérez.
Télécharger l’enregistrement avant la fin de cette période est le seul moyen fiable de le conserver. Cela veut dire traiter le téléchargement comme faisant partie de la clôture de la réunion, plutôt que comme quelque chose qu’on fera plus tard, quand on en aura besoin. Si un appel méritait d’être enregistré, il mérite bien deux minutes pour récupérer les fichiers tant qu’ils existent encore.
Lequel des deux fichiers vous faut-il vraiment
Pour une transcription, c’est le fichier audio seul, au format M4A. Il représente une fraction de la taille de la vidéo, il contient tout ce qu’un outil de transcription doit lire, et c’est justement pour cela qu’il se transfère et se traite plus vite. La vidéo, elle, est utile si quelqu’un doit voir un écran partagé ou si vous découpez un extrait à faire visionner. Ce n’est pas ce qu’il faut si l’objectif est d’obtenir du texte.
Zoom peut produire une transcription audio d’un enregistrement cloud, mais c’est une fonctionnalité payante dont la couverture linguistique est plus restreinte que ce que la plupart des équipes imaginent. Les équipes qui travaillent dans une langue non couverte, ou sur des comptes où la fonction n’est pas activée, finissent par exporter l’audio et le faire transcrire ailleurs. C’est une pratique tout à fait normale, pas un pis-aller.
Une fois le fichier M4A en main, n’importe quel outil de transcription généraliste peut le traiter. L’application SozAI, disponible sur iOS, Android et macOS, prend en charge les fichiers audio et vidéo avec identification des intervenants, résumés et traduction dans plus de 99 langues, ce qui compte surtout quand la réunion ne s’est pas déroulée en français. Lui fournir le fichier audio seul est la voie la plus rapide ; si le M4A a disparu pour une raison ou une autre, le fichier vidéo fonctionne aussi, simplement plus long à faire transiter.
À quoi s’attendre, honnêtement
La transcription d’un enregistrement de réunion est rarement aussi nette que celle d’une seule personne parlant dans un bon micro. L’audio Zoom est compressé pour la transmission, les gens se coupent la parole, quelqu’un se connecte depuis sa voiture, et l’identification des intervenants se brouille dès que deux voix se superposent ou que plusieurs personnes partagent la même salle et le même micro. Attendez-vous à corriger des noms, des sigles, et la première minute de tout appel où chacun salue tout le monde.
Il existe aussi une limite qui n’a rien à voir avec la technique. Enregistrer d’autres personnes entraîne des conséquences juridiques et réglementaires qui varient selon le pays et l’employeur, ce qui explique pourquoi Zoom annonce l’enregistrement en réunion plutôt que de le laisser se déclencher silencieusement. Cette notification existe pour une bonne raison, et récupérer un enregistrement du cloud vers votre propre stockage ne change rien à ce que vous étiez autorisé à en faire au départ. Si un appel touche à quoi que ce soit de sensible, la politique de conservation que vous essayez de contourner existe peut-être précisément pour empêcher l’accumulation de copies.
Et transcrire absolument tout est en général moins utile qu’il n’y paraît. La plupart des réunions enregistrées valent la peine d’être conservées une semaine, puis ne valent plus rien. Celles qui méritent une transcription sont celles où une décision a été prise, où une spécification a été décrite à voix haute, ou où quelqu’un a dit quelque chose qu’il faudra citer avec exactitude. Téléchargez celles-là, gardez l’audio, et laissez le reste s’éteindre à son échéance.
