Viktigast att veta
En lokal Zoom-inspelning skrivs till datorn som klickade på Spela in, i en mapp som heter Zoom inuti den användarens mapp Dokument som standard, med en undermapp per möte namngiven efter datum och ämne. Där hittar du normalt en videofil och en separat ljudfil i formatet M4A. En molninspelning finns inte på datorn alls, den ligger i Zooms webbportal under Recordings, och den kan raderas automatiskt när administratörens sparperiod löper ut. Ladda ner den innan det händer, och spara ljudfilen.
Två väldigt olika saker kallas för ”min Zoom-inspelning”, och det första man måste ta reda på är vilken av dem man har. Spelade du in lokalt ligger filerna på en hårddisk och blir kvar där tills du själv raderar dem. Spelade du in till molnet ligger filerna på Zooms servrar, de tillhör kontot snarare än dig, och det är någon annan som bestämmer hur länge de finns kvar.
Resten av artikeln handlar om var du ska leta i båda fallen, vad du gör när en inspelning är klar men inget syns efteråt, och vilken av de två filerna som är värd att gå vidare med när du vill ha ut text ur den.
Lokala inspelningar: mappen Dokument på datorn som spelade in
Som standard skapar Zoom en mapp som heter Zoom inuti din mapp Dokument, och skriver alla lokala inspelningar dit. Varje möte får sin egen undermapp, namngiven med datum och mötets ämne, vilket gör mappen lätt att bläddra i månader senare även om du inte längre minns exakt när samtalet ägde rum.
Två saker brukar lura folk. Den första är att inspelningen hamnar på datorn som tryckte på Spela in, inte på datorn hos den som var värd för mötet eller den som bad om inspelningen. Spelade en kollega in och du letar på din egen disk hittar du aldrig filen. Den andra är att standardplatsen bara är en standard. Har någon ändrat sökvägen i inspelningsinställningarna vid något tillfälle ligger mappen där den pekats om till, och ingenting i mötet talar om det för dig. Att söka igenom hela disken efter mötets ämne, eller efter nya M4A-filer, går oftast snabbare än att klicka igenom mappar.
Inne i mötets undermapp ser du normalt en videofil och en separat ljudfil i formatet M4A av samma samtal. Zoom skriver båda. De flesta märker bara videon, eftersom det är den stora filen och den som spelas upp när man dubbelklickar på något.
Inspelningen är klar men det finns ingen fil
Det här är den vanligaste varianten av ”min inspelning har försvunnit”, och oftast har den inte försvunnit alls.
När ett möte med lokal inspelning avslutas konverterar Zoom den råa inspelningen till färdiga video- och ljudfiler. Den konverteringen tar tid, den sker efter samtalet, och den kräver att appen är igång och datorn vaken. Fäller du ner locket på datorn när mötet slutar, stänger Zoom för att du är klar för dagen, eller låter maskinen somna medan konverteringen fortfarande pågår, stoppar processen mitt i. Det som ligger kvar i mötets mapp är då en okonverterad fil snarare än en spelbar video.
Lösningen är odramatisk. Öppna den filen och Zoom plockar oftast upp konverteringen igen och gör klart jobbet. Innan du drar slutsatsen att en inspelning är borta, öppna alltså Zoom-mappen och titta på vad som faktiskt ligger i mötets undermapp. En fil du inte känner igen och inte kan spela upp är ett gott tecken, inte ett dåligt. En tom mapp är det sämre utfallet, och då är det värt att kontrollera om inspelningen gick till molnet istället.
Molninspelningar finns i webbportalen, inte på din dator
Gick inspelningen till molnet finns det inget att hitta på hårddisken, och ingen sökning i Dokument kommer att ge resultat. Molninspelningar finns i Zooms webbportal, under Recordings, och du loggar in med det konto som var värd för mötet för att se dem.
Molninspelning är en funktion för betalkonton. På ett gratiskonto är enda alternativet att spela in lokalt, vilket betyder att filerna hamnar i mappen Dokument och frågan om var de tog vägen har ett enkelt svar. På ett företagskonto är molninspelning ofta standard, och den praktiska konsekvensen är att dina inspelningar egentligen inte är dina. De tillhör kontot, de är synliga för den som administrerar det, och deras livslängd bestäms av policy snarare än av dig.
Laddar du ner en molninspelning får du samma par filer som du skulle fått lokalt: videon, och en mindre ljudfil i formatet M4A vid sidan om.
Sparperioden är det ingen kollar förrän det är för sent
Molninspelningar styrs av en sparpolicy som ställs in av kontots administratör, och de kan raderas automatiskt när den bestämda tiden har passerat. Ingen mejlar dig om det. Inspelningen är helt enkelt inte där nästa gång du letar.
På många företagskonton är det hela förklaringen till att en inspelning från förra kvartalet är borta. Den raderades inte av misstag och den gömmer sig inte i någon undermapp. Sparfönstret stängdes. Om det fönstret mäts i veckor eller månader beror helt på hur din organisation har konfigurerat det, så det enda ärliga svaret på ”hur länge har jag” är: fråga den som administrerar kontot, och räkna med att det är kortare än du önskar.
Att ladda ner inspelningen innan fönstret stängs är det enda pålitliga sättet att behålla den. Det betyder att behandla nedladdningen som en del av att avsluta mötet, snarare än något du tar hand om när du faktiskt behöver filen. Var samtalet viktigt nog att spela in är det värt två minuter att hämta filerna medan de fortfarande finns.
Vilken av de två filerna du faktiskt behöver
För en transkription: ljudfilen i formatet M4A. Den är bara en bråkdel av videons storlek, den innehåller allt ett transkriberingsverktyg läser, och just därför laddas den upp och bearbetas snabbare. Videon vill du ha om någon behöver se en delad skärm eller om du klipper ut ett ögonblick åt andra att titta på. Den är inte vad du vill ha om målet är text.
Zoom kan ta fram en ljudtranskription av en molninspelning, men det är en betalfunktion och språkstödet är smalare än de flesta team tror. Team som arbetar på ett språk Zoom inte täcker, eller på konton där funktionen inte är aktiverad, hamnar i att exportera ljudet och transkribera det någon annanstans. Det är ett normalt arbetssätt, ingen nödlösning.
Har du väl M4A-filen tar vilket allmänt transkriberingsverktyg som helst hand om den. SozAI-appen för iOS, Android och macOS hanterar ljud- och videofiler med talaretiketter, sammanfattningar och översättning på 99+ språk, vilket spelar roll framför allt när mötet inte hölls på svenska. Att mata in den rena ljudfilen är den snabbaste vägen; saknas M4A-filen av någon anledning fungerar videofilen också, den tar bara längre tid att flytta runt.
Vad du kan förvänta dig, rent ärligt
En transkription av en mötesinspelning blir sällan så ren som en transkription av en person som pratar in i en bra mikrofon. Zoom-ljud har komprimerats för överföring, folk pratar i mun på varandra, någon ringer in från bilen, och talaretiketterna blandas ihop när två röster överlappar eller när flera personer delar rum och mikrofon. Räkna med att behöva rätta namn, förkortningar och den första minuten av alla samtal där alla hälsar på alla.
Det finns också en gräns som inte har något med teknik att göra. Att spela in andra personer har juridiska och policymässiga konsekvenser som varierar mellan länder och arbetsgivare, vilket är varför Zoom meddelar att inspelning pågår i mötet snarare än att låta det ske i tysthet. Det meddelandet finns av en anledning, och att flytta en inspelning från molnet till din egen lagring ändrar inte vad du fick göra med den från början. Rör samtalet något känsligt kan sparpolicyn du försöker springa ifrån finnas just för att förhindra att kopior av det hopar sig.
Och en transkription av allt är oftast mindre användbar än det låter. De flesta inspelade möten är värda att spara en vecka och sedan värda ingenting. De värda att transkribera är de där ett beslut fattades, en specifikation beskrevs muntligt, eller någon sa något du senare behöver citera exakt. Ladda ner dem, spara ljudet, och låt resten löpa ut som planerat.
