Perkara Penting
Rakaman Zoom tempatan disimpan pada komputer yang menekan butang Rekod, dalam folder Zoom di dalam folder Documents pengguna tersebut secara lalai, dengan satu subfolder bagi setiap mesyuarat yang dinamakan mengikut tarikh dan tajuk. Di dalamnya anda biasanya akan jumpa fail video dan satu fail audio berasingan dalam format M4A. Rakaman awan pula bukan berada di komputer anda langsung — ia disimpan di portal web Zoom di bawah Recordings, dan ia boleh dipadam secara automatik sebaik tempoh penyimpanan yang ditetapkan oleh pentadbir anda tamat. Muat turun sebelum itu berlaku, dan simpan fail audionya.
Dua perkara yang sangat berbeza sering dipanggil “rakaman Zoom saya,” dan kerja pertama adalah mengenal pasti yang mana satu anda ada. Jika anda merekod secara tempatan, fail-fail itu berada pada cakera keras dan akan kekal di sana sehingga anda memadamnya. Jika anda merekod ke awan, fail-fail itu berada di pelayan Zoom, ia milik akaun dan bukan milik anda secara peribadi, dan orang lain yang menentukan berapa lama ia kekal wujud.
Selebihnya artikel ini akan menunjukkan di mana untuk mencari dalam setiap kes, apa yang perlu dibuat apabila rakaman selesai tetapi tidak meninggalkan sebarang fail, dan fail mana antara kedua-duanya yang patut anda gunakan apabila anda mahu menukarnya kepada teks.
Rakaman tempatan: folder Documents pada komputer yang merekod
Secara lalai, Zoom mencipta folder bernama Zoom di dalam folder Documents anda dan menulis setiap rakaman tempatan ke situ. Setiap mesyuarat mendapat subfoldernya sendiri, dinamakan mengikut tarikh dan tajuk mesyuarat, dan inilah yang membolehkan anda menyemak imbas folder tersebut beberapa bulan kemudian walaupun anda tidak ingat tarikh sebenar panggilan itu berlangsung.
Dua perkara ini sering mengelirukan orang. Pertama, rakaman itu berada pada komputer yang menekan butang Rekod, bukan pada komputer hos mesyuarat atau sesiapa yang memintanya. Jika rakan sekerja anda yang merekod dan anda mencari-cari di dalam cakera anda sendiri, anda tidak akan menjumpainya. Kedua, lokasi simpanan lalai itu hanyalah tetapan asal. Jika seseorang pernah menukar laluan simpanan dalam tetapan rakaman pada satu ketika, folder itu akan berada di lokasi yang mereka tetapkan, dan tiada apa-apa pada mesyuarat itu yang akan memberitahu anda perkara ini. Mencari seluruh cakera anda untuk tajuk mesyuarat, atau untuk fail M4A terbaharu, biasanya lebih pantas daripada mengklik satu demi satu folder.
Di dalam subfolder mesyuarat, anda biasanya akan melihat satu fail video dan satu fail audio berasingan dalam format M4A bagi perbualan yang sama. Zoom menulis kedua-duanya. Kebanyakan orang hanya perasan fail video, kerana itulah fail yang bersaiz besar dan yang akan terus dimainkan apabila anda dwiklik sesuatu.
Rakaman sudah selesai tetapi tiada fail langsung
Ini adalah versi paling biasa bagi masalah “rakaman saya hilang,” dan biasanya ia bukan benar-benar hilang.
Apabila mesyuarat yang direkod secara tempatan tamat, Zoom akan menukar rakaman mentah itu kepada fail video dan audio yang siap. Proses penukaran ini mengambil masa, ia berlaku selepas panggilan tamat, dan ia memerlukan aplikasi Zoom masih berjalan serta komputer dalam keadaan aktif. Jika anda menutup penutup komputer riba sebaik mesyuarat tamat, menutup Zoom kerana kerja anda sudah selesai untuk hari itu, atau membiarkan komputer masuk mod tidur ketika penukaran masih berjalan, proses itu akan terhenti separuh jalan. Yang tinggal dalam folder mesyuarat itu adalah fail yang belum ditukar, bukan video yang boleh dimainkan.
Penyelesaiannya mudah saja. Buka fail tersebut dan Zoom biasanya akan menyambung semula proses penukaran dan menyiapkannya. Jadi sebelum anda membuat kesimpulan bahawa rakaman itu hilang, buka folder Zoom dan lihat apa yang sebenarnya ada dalam subfolder mesyuarat tersebut. Fail yang anda tidak kenali dan tidak boleh dimainkan adalah tanda yang baik, bukan tanda buruk. Folder yang kosong adalah hasil yang lebih membimbangkan, dan itulah keadaan di mana anda perlu semak sama ada rakaman tersebut sebenarnya pergi ke awan.
Rakaman awan berada di portal web, bukan di komputer anda
Jika rakaman itu pergi ke awan, tiada apa-apa untuk dicari pada cakera keras dan tidak kira macam mana pun anda mencari dalam folder Documents, ia tidak akan ditemui. Rakaman awan berada di portal web Zoom, di bawah Recordings, dan anda perlu log masuk dengan akaun yang menjadi hos mesyuarat itu untuk melihatnya.
Rakaman awan adalah ciri untuk akaun berbayar. Pada akaun percuma, satu-satunya pilihan adalah merekod secara tempatan, yang bermaksud fail-fail itu akan tersimpan dalam folder Documents tersebut dan soalan tentang ke mana ia pergi mempunyai jawapan yang mudah. Pada akaun syarikat, rakaman awan selalunya menjadi tetapan lalai, dan kesan praktikalnya ialah rakaman anda sebenarnya bukan milik anda. Ia milik akaun tersebut, boleh dilihat oleh sesiapa yang mentadbir akaun itu, dan tempoh hayatnya ditetapkan oleh polisi syarikat, bukan oleh anda.
Apabila anda memuat turun rakaman awan, anda akan mendapat pasangan fail yang sama seperti rakaman tempatan: fail video, dan fail audio berasingan dalam format M4A yang bersaiz lebih kecil.
Tempoh penyimpanan adalah perkara yang tidak disemak sehingga terlambat
Rakaman awan tertakluk kepada polisi tempoh penyimpanan yang ditetapkan oleh pentadbir akaun, dan ia boleh dipadam secara automatik sebaik tempoh yang ditetapkan itu tamat. Tidak ada sesiapa yang akan menghantar e-mel memberitahu anda. Rakaman itu hanya sahaja tidak lagi ada apabila anda mencarinya kali seterusnya.
Pada kebanyakan akaun syarikat, inilah sahaja sebab rakaman dari suku tahun lepas sudah tiada. Ia bukan dipadam secara tidak sengaja dan ia tidak tersembunyi dalam mana-mana subfolder. Tempoh penyimpanannya sudah tamat. Sama ada tempoh itu diukur dalam minggu atau bulan bergantung sepenuhnya kepada cara organisasi anda menetapkannya, jadi satu-satunya jawapan jujur kepada soalan “berapa lama saya ada” adalah: tanya sesiapa yang menguruskan akaun itu, dan andaikan tempohnya lebih singkat daripada yang anda harapkan.
Memuat turun rakaman sebelum tempoh itu tamat adalah satu-satunya cara yang boleh dipercayai untuk menyimpannya. Ini bermakna anda perlu menganggap muat turun sebagai sebahagian daripada proses menamatkan mesyuarat, bukan sesuatu yang akan anda buat apabila anda perlukannya nanti. Jika sesuatu panggilan itu cukup penting untuk direkod, ia berbaloi diluangkan dua minit untuk memuat turun fail-failnya semasa ia masih wujud.
Fail mana yang sebenarnya anda perlukan
Untuk transkrip, gunakan fail audio M4A. Saiznya hanya sebahagian kecil daripada fail video, ia mengandungi semua yang diperlukan oleh alat transkripsi, dan atas sebab itu jugalah ia lebih pantas dimuat naik dan diproses. Fail video pula diperlukan jika seseorang perlu melihat perkongsian skrin atau anda ingin memotong sebahagian klip untuk ditonton orang lain. Ia bukan pilihan yang sesuai jika tujuan anda hanyalah untuk mendapatkan teks.
Zoom boleh menghasilkan transkrip audio bagi rakaman awan, tetapi ia adalah ciri berbayar dan liputan bahasanya lebih terhad daripada yang disangka oleh kebanyakan pasukan. Pasukan yang bekerja dalam bahasa yang tidak disokong, atau pada akaun yang ciri ini tidak diaktifkan, akhirnya perlu mengeksport audio dan menyalin transkripnya menggunakan alat lain. Ini adalah kaedah kerja yang biasa, bukan jalan pintas terpaksa.
Setelah anda mempunyai fail M4A, mana-mana alat transkripsi umum boleh menggunakannya. Aplikasi SozAI untuk iOS, Android dan macOS boleh memproses fail audio dan video lengkap dengan label penutur, ringkasan dan terjemahan merentasi 99+ bahasa, yang amat berguna terutamanya apabila mesyuarat itu tidak dijalankan dalam bahasa Inggeris. Memuat naik fail audio adalah cara paling pantas; jika fail M4A tiada atas sebab tertentu, fail video juga boleh digunakan, cuma ia mengambil masa lebih lama untuk dipindahkan.
Apa yang perlu dijangka, secara jujur
Transkrip bagi rakaman mesyuarat jarang sebersih transkrip seseorang yang bercakap sendiri menggunakan mikrofon yang baik. Audio Zoom telah dimampatkan untuk penghantaran, orang bercakap sambil bertindih antara satu sama lain, seseorang menyertai panggilan dari dalam kereta, dan label penutur boleh menjadi keliru apabila dua suara bertindih atau apabila beberapa orang berkongsi satu bilik dan satu mikrofon. Jangkakan anda perlu membetulkan nama, akronim dan minit pertama setiap panggilan di mana semua orang sedang bertegur sapa antara satu sama lain.
Ada juga satu had yang tidak ada kaitan dengan teknologi langsung. Merekod orang lain membawa kesan undang-undang dan polisi yang berbeza mengikut negara dan majikan, dan itulah sebabnya Zoom mengumumkan rakaman itu semasa mesyuarat sedang berjalan dan bukan membiarkannya berlaku secara senyap. Pemberitahuan itu wujud atas sebab tertentu, dan memindahkan rakaman dari awan ke simpanan anda sendiri tidak mengubah apa yang anda dibenarkan buat dengannya sejak awal. Jika sesuatu panggilan menyentuh perkara sensitif, polisi tempoh penyimpanan yang anda cuba elakkan itu mungkin wujud khusus untuk menghalang salinannya daripada berlambak.
Dan transkrip bagi segala-galanya biasanya kurang berguna daripada yang disangka. Kebanyakan mesyuarat yang direkod hanya berbaloi disimpan selama seminggu dan selepas itu tidak bernilai lagi. Yang berbaloi ditranskripkan adalah yang di mana sesuatu keputusan telah dibuat, sesuatu spesifikasi telah diterangkan secara lisan, atau seseorang menyebut sesuatu yang perlu anda petik dengan tepat. Muat turun yang itu, simpan fail audionya, dan biarkan yang lain tamat tempoh mengikut jadual.
