Belangrijkste punten
Een lokale Zoom-opname wordt opgeslagen op de computer waarmee op Opnemen is geklikt, standaard in een map met de naam Zoom binnen de map Documenten van die gebruiker, met per vergadering een submap die is genoemd naar datum en onderwerp. Daarin vind je normaal gesproken een videobestand en een los audiobestand in M4A-formaat. Een cloudopname staat helemaal niet op de computer, die staat in het Zoom-webportaal onder Recordings, en kan automatisch worden verwijderd zodra de bewaartermijn die je beheerder heeft ingesteld is verstreken. Download de opname op tijd, en bewaar in elk geval het audiobestand.
Er wordt van alles “mijn Zoom-opname” genoemd, en het eerste wat je moet uitzoeken is met welke van de twee je te maken hebt. Heb je lokaal opgenomen, dan staan de bestanden op een harde schijf en blijven ze daar tot je ze zelf verwijdert. Heb je naar de cloud opgenomen, dan staan de bestanden op de servers van Zoom, horen ze bij het account in plaats van bij jou, en bepaalt iemand anders hoe lang ze bewaard blijven.
Hierna lees je waar je in beide gevallen moet zoeken, wat je doet wanneer een opname is afgelopen maar er niets terug te vinden is, en welk van de twee bestanden je het beste kunt gebruiken als je er tekst uit wilt halen.
Lokale opnames: de map Documenten op de computer die heeft opgenomen
Standaard maakt Zoom een map met de naam Zoom binnen je map Documenten en zet elke lokale opname daarin. Elke vergadering krijgt zijn eigen submap, genoemd naar datum en onderwerp van de vergadering, waardoor je de map maanden later nog kunt doorbladeren, zelfs als je niet meer precies weet wanneer het gesprek plaatsvond.
Twee dingen zorgen vaak voor verwarring. Ten eerste staat de opname op de computer waarmee op Opnemen is gedrukt, niet op de computer van degene die de vergadering organiseerde of erom vroeg. Heeft een collega opgenomen en zoek je op je eigen schijf, dan vind je niets. Ten tweede is de standaardlocatie alleen een standaard. Heeft iemand ooit het opslagpad in de opname-instellingen aangepast, dan staat de map waar diegene hem heeft neergezet, en niets in de vergadering zelf vertelt je dat. Je hele schijf doorzoeken op het onderwerp van de vergadering, of op recente M4A-bestanden, is meestal sneller dan door mappen klikken.
In de submap van de vergadering zie je normaal gesproken een videobestand en een los audiobestand in M4A-formaat van hetzelfde gesprek. Zoom schrijft altijd beide weg. De meeste mensen zien alleen het videobestand, omdat dat het grootste is en het bestand dat afspeelt zodra je erop dubbelklikt.
De opname is afgelopen en er is geen bestand
Dit is de meest voorkomende vorm van “mijn opname is verdwenen”, en meestal is er helemaal niets verdwenen.
Wanneer een vergadering met een lokale opname stopt, zet Zoom de ruwe opname om naar het uiteindelijke video- en audiobestand. Die conversie kost tijd, gebeurt na afloop van het gesprek, en vereist dat de app openstaat en de computer wakker is. Klap je de laptop dicht zodra de vergadering stopt, sluit je Zoom af omdat je klaar bent voor die dag, of laat je de computer in slaapstand gaan terwijl de conversie nog loopt, dan stopt het proces halverwege. In de vergadermap ligt dan een niet-geconverteerd bestand in plaats van een afspeelbare video.
De oplossing is onspectaculair. Open dat bestand en Zoom pakt de conversie meestal weer op en maakt hem af. Concludeer dus niet te snel dat een opname weg is: open de map Zoom en kijk wat er echt in de submap van de vergadering staat. Een bestand dat je niet herkent en niet kunt afspelen is een goed teken, geen slecht teken. Een lege map is de vervelendere uitkomst, en dan check je of de opname misschien naar de cloud is gegaan.
Cloudopnames staan in het webportaal, niet op je computer
Is de opname naar de cloud gegaan, dan is er niets te vinden op de harde schijf en levert zoeken in Documenten niets op, hoe lang je ook zoekt. Cloudopnames staan in het Zoom-webportaal, onder Recordings, en je logt in met het account waarmee de vergadering is gehost om ze te bekijken.
Opnemen naar de cloud is een functie voor betaalde accounts. Bij een gratis account is lokaal opnemen de enige optie, waardoor de bestanden altijd in die map Documenten terechtkomen en de vraag waar ze zijn gebleven een eenvoudig antwoord heeft. Bij een zakelijk account is opnemen naar de cloud vaak de standaardinstelling, en in de praktijk betekent dat: je opnames zijn niet echt van jou. Ze horen bij het account, zijn zichtbaar voor wie het account beheert, en hoe lang ze bewaard blijven wordt bepaald door beleid, niet door jou.
Download je een cloudopname, dan krijg je hetzelfde koppel bestanden als bij een lokale opname: het videobestand, en het kleinere audiobestand in M4A-formaat ernaast.
Bewaartermijn is het onderdeel dat niemand controleert tot het te laat is
Cloudopnames vallen onder een bewaartermijn die de beheerder van het account instelt, en ze kunnen automatisch worden verwijderd zodra die termijn is verstreken. Niemand mailt je erover. De opname is er de volgende keer dat je zoekt gewoon niet meer.
Bij veel zakelijke accounts is dit de volledige verklaring voor een opname van vorig kwartaal die weg is. Er is niets per ongeluk verwijderd en er verstopt zich ook niets in een submap. Het bewaarvenster is gesloten. Of dat venster wordt gemeten in weken of maanden hangt volledig af van hoe jouw organisatie het heeft ingesteld, dus het enige eerlijke antwoord op “hoeveel tijd heb ik” is: vraag het aan wie het account beheert, en ga ervan uit dat het korter is dan je zou willen.
De opname downloaden voordat het venster sluit is de enige betrouwbare manier om hem te bewaren. Dat betekent dat je downloaden ziet als onderdeel van het afronden van de vergadering, niet als iets dat je wel doet zodra je het nodig hebt. Als een gesprek belangrijk genoeg was om op te nemen, is het de twee minuten waard om de bestanden op te halen terwijl ze nog bestaan.
Welk van de twee bestanden je eigenlijk nodig hebt
Voor een transcript: het audiobestand in M4A-formaat. Het is een fractie van de omvang van het videobestand, het bevat alles wat een transcriptietool nodig heeft om te lezen, en precies daardoor uploadt en verwerkt het sneller. Het videobestand heb je nodig als iemand een gedeeld scherm moet zien, of als je een fragment knipt om aan anderen te laten zien. Als het doel tekst is, heb je het niet nodig.
Zoom kan een audiotranscript maken van een cloudopname, maar dat is een betaalde functie en de taaldekking is beperkter dan de meeste teams denken. Teams die werken in een taal die niet wordt ondersteund, of met een account waarop de functie niet is ingeschakeld, exporteren de audio en laten hem elders transcriberen. Dat is een normale werkwijze, geen noodoplossing.
Heb je eenmaal het M4A-bestand, dan kan elke algemene transcriptietool ermee aan de slag. De SozAI-app voor iOS, Android en macOS verwerkt audio- en videobestanden met sprekerlabels, samenvattingen en vertaling in 99+ talen, wat vooral relevant is als de vergadering niet in het Nederlands was. Voer je het audiobestand in, dan is dat de snelste weg; ontbreekt het M4A-bestand om wat voor reden dan ook, dan werkt het videobestand ook, alleen duurt het overzetten dan langer.
Wat je eerlijk gezegd kunt verwachten
Een transcript van een vergaderingsopname is zelden zo schoon als een transcript van één persoon die in een goede microfoon spreekt. Zoom-audio is gecomprimeerd voor de overdracht, mensen praten door elkaar, iemand belt in vanuit de auto, en sprekerlabels raken in de war zodra twee stemmen overlappen of wanneer meerdere mensen één ruimte en één microfoon delen. Reken erop dat je namen, afkortingen en de eerste minuut van elk gesprek waarin iedereen elkaar begroet, moet corrigeren.
Er is ook een grens die niets met technologie te maken heeft. Anderen opnemen heeft juridische en beleidsmatige gevolgen die verschillen per land en per werkgever, en dat is precies waarom Zoom de opname aankondigt in de vergadering in plaats van hem stilletjes te laten gebeuren. Die melding bestaat met een reden, en een opname uit de cloud naar je eigen opslag halen verandert niets aan wat je er in de eerste plaats mee mocht doen. Raakt een gesprek iets gevoeligs, dan bestaat de bewaartermijn waar je vanaf probeert te komen misschien precies om te voorkomen dat er kopieën van blijven rondzwerven.
En alles laten transcriberen is meestal minder nuttig dan het klinkt. De meeste opgenomen vergaderingen zijn een week de moeite waard en daarna niets meer. De vergaderingen die het waard zijn om te transcriberen, zijn die waarin een besluit is genomen, een specificatie hardop is beschreven, of iemand iets heeft gezegd dat je later letterlijk moet kunnen citeren. Download die, bewaar de audio, en laat de rest gewoon verlopen.
