核心要点
本地录制的Zoom文件会保存在点击”录制”的那台电脑上,默认存放在该用户”文档”文件夹里的Zoom文件夹中,每场会议对应一个以日期和主题命名的子文件夹。里面通常会有一个视频文件和一个单独的M4A音频文件。云端录制则完全不在电脑上,而是保存在Zoom网页管理后台的”录制”栏目里,一旦管理员设置的保留期限到了,系统会自动删除。所以要在过期前把文件下载下来,并保留音频文件。
人们说的”我的Zoom录制文件”其实可能是两种完全不同的东西,第一步就是要搞清楚自己拿到的是哪一种。如果是本地录制,文件就存在硬盘上,除非你自己删掉,否则会一直留着。如果是云端录制,文件存在Zoom的服务器上,归属于账号而不是你个人,保存多久由别人决定。
接下来会讲清楚两种情况分别去哪里找、录制结束却什么都没留下时该怎么办,以及想把录音转成文字时,两个文件里到底该用哪一个。
本地录制:保存在录制那台电脑的”文档”文件夹里
默认情况下,Zoom会在你的”文档”文件夹里新建一个名为Zoom的文件夹,所有本地录制的文件都写在这里。每场会议都有自己的子文件夹,以日期和会议主题命名,这样即使过了几个月、你已经记不清具体时间,也能靠这个方式翻找到对应文件。
有两个细节最容易让人踩坑。第一,录制文件保存在点击”录制”按钮的那台电脑上,而不是主持人或者要求录制的人的电脑上。如果是同事负责录制,你翻遍自己的硬盘也不会找到。第二,默认保存路径只是”默认”,如果有人在录制设置里改过保存路径,文件就会出现在改过之后的位置,会议本身完全不会提示你这一点。这种情况下,直接在整个硬盘里搜索会议主题,或者搜索最近生成的M4A文件,通常比一层层翻文件夹快得多。
打开会议子文件夹后,通常会看到一个视频文件,以及同一场对话对应的、单独的M4A音频文件。这两个文件Zoom都会生成,只是大多数人只注意到视频文件,因为它体积大,而且双击就能直接播放。
录制结束了,却找不到文件
“录制文件不见了”是最常见的求助场景,但大多数时候其实根本没有丢。
本地录制的会议结束后,Zoom会把原始录制素材转换成可播放的视频和音频文件,这个转换过程需要时间,而且是在通话结束之后才进行,需要Zoom应用保持运行、电脑保持唤醒状态。如果会议刚结束你就合上笔记本盖子,或者当天没事就直接退出了Zoom,又或者转换还没完成电脑就进入了睡眠,转换过程就会中途停止。这时会议文件夹里留下的是一个还没转换完成的文件,而不是能正常播放的视频。
解决方法其实很简单:打开这个文件,Zoom通常会自动接着完成剩余的转换工作。所以在你认定录制文件真的丢了之前,先打开Zoom文件夹,看看会议子文件夹里到底有什么。如果里面有个你不认识、打不开的文件,这其实是好消息而不是坏消息。真正麻烦的是文件夹是空的,这种情况就要去检查是不是录制到云端了。
云端录制保存在网页管理后台,不在你的电脑上
如果录制到了云端,你的硬盘上根本没有对应文件,无论怎么搜索”文档”文件夹都找不到。云端录制文件保存在Zoom的网页管理后台的”录制”栏目里,需要用主持这场会议的账号登录才能看到。
云端录制是付费账号才有的功能。免费账号只能选择本地录制,这样文件就会直接落在”文档”文件夹里,想找的话答案很明确。而在企业账号上,云端录制往往是默认设置,这就意味着你的录制文件其实并不完全属于你——它们归账号所有,管理员可以看到,保留多久也是由公司政策决定,而不是你自己能决定的。
下载云端录制文件时,你拿到的和本地录制一样,是一对文件:一个视频文件,外加一个体积更小的M4A音频文件。
保留期限是大多数人都不会提前留意的坑
云端录制文件受账号管理员设置的保留政策约束,保留期限一到,系统就会自动删除,不会有任何邮件提醒你。等你下次去找的时候,文件就已经不在了。
很多企业账号上,上季度的录制文件消失,原因往往就是这一个:不是被误删,也不是藏在某个子文件夹里,而是保留期限到了。这个期限是几周还是几个月,完全取决于你所在组织怎么配置,所以”我还有多久时间”这个问题唯一靠谱的答案是:去问管理账号的人,而且要做好比你预期更短的心理准备。
在保留期限到期前把文件下载下来,是唯一可靠的保存方式。换句话说,下载录制文件应该是”结束会议”这件事的一部分,而不是等用到的时候才想起来做。如果一场会议重要到值得录制,那也值得花两分钟,趁文件还在的时候把它下载下来。
两个文件里,你真正需要哪一个
如果是为了转文字,选M4A音频文件。它的体积只有视频文件的一小部分,却包含了转录工具需要读取的全部内容,所以上传和处理都更快。如果有人需要看共享的屏幕内容,或者你要剪辑片段给别人看,那才需要视频文件。如果目标只是拿到文字,视频文件完全没必要。
Zoom可以为云端录制生成语音转录文字,但这是付费功能,而且支持的语言范围比大多数团队想象的要窄。使用它不支持的语言开会的团队,或者账号上没开通这个功能的团队,最后往往还是把音频导出来,拿到别的地方转写。这是很正常的做法,不是什么变通手段。
拿到M4A文件后,任何一款通用的转录工具都能处理它。SozAI这款支持iOS、Android和macOS的应用可以处理音频和视频文件,自带说话人区分、摘要和跨99种以上语言的翻译功能,如果会议不是用中文进行的,这一点尤其有用。直接上传纯音频文件是最快的方式;如果M4A文件因为某些原因找不到了,视频文件也一样能用,只是处理起来会慢一些。
老实说,你该有什么预期
会议录制的转录效果,通常比不上一个人对着质量好的麦克风说话那种转录效果干净。Zoom的音频经过了传输压缩,与会者经常互相打断,有人可能是在车里连线进来的,当两个人的声音重叠、或者好几个人共用一个房间和一个麦克风时,说话人标签也容易搞混。要做好准备去修正人名、专业术语,以及每场会议开头大家互相打招呼那一分钟的内容。
另外还有一个和技术完全无关的限制。录制他人涉及的法律和政策后果因国家和雇主而不同,这也是为什么Zoom会在会议中明确提示正在录制,而不是悄悄进行。这个提示的存在是有原因的,把录制文件从云端下载到自己的存储里,并不会改变你一开始被允许对它做什么。如果一场会议涉及敏感内容,你正想绕过的那个保留政策,可能恰恰就是为了防止这类内容的副本不断累积而存在的。
把所有内容都转成文字,实际用处往往没听起来那么大。大多数录制下来的会议,留一周之后就没什么价值了。真正值得转录的,是那些做出了决定、口头描述了某个规格细节,或者有人说了什么你之后需要准确引用的会议。把这些下载下来,保留好音频文件,剩下的就让它按期限自然过期好了。
