Những điều cần nhớ
Bản ghi Zoom cục bộ được lưu trên chính máy tính đã bấm nút Ghi, mặc định trong một thư mục tên Zoom bên trong thư mục Documents của người dùng đó, với một thư mục con cho mỗi cuộc họp được đặt tên theo ngày và chủ đề. Bên trong bạn thường sẽ thấy một file video và một file âm thanh riêng dạng M4A. Bản ghi trên cloud thì không nằm trên máy tính chút nào, nó ở trên web portal của Zoom, trong mục Recordings, và có thể tự động bị xóa khi hết thời gian lưu trữ do quản trị viên của bạn quy định. Hãy tải về trước khi điều đó xảy ra, và giữ lại file âm thanh.
Hai thứ rất khác nhau đều được gọi là “bản ghi Zoom của tôi”, và việc đầu tiên cần làm là xác định bạn đang có loại nào. Nếu bạn ghi cục bộ, file nằm trên ổ cứng và sẽ ở đó cho đến khi bạn xóa nó. Nếu bạn ghi lên cloud, file nằm trên server của Zoom, thuộc về tài khoản chứ không phải của riêng bạn, và người khác sẽ quyết định chúng tồn tại bao lâu.
Phần còn lại của bài này sẽ nói về nơi cần tìm trong từng trường hợp, cách xử lý khi cuộc họp kết thúc mà chẳng để lại gì, và trong hai file đó, file nào đáng để dùng tiếp khi bạn muốn chuyển nó thành văn bản.
Bản ghi cục bộ: thư mục Documents trên máy đã ghi
Theo mặc định, Zoom tạo một thư mục tên Zoom bên trong thư mục Documents của bạn và lưu mọi bản ghi cục bộ vào đó. Mỗi cuộc họp có một thư mục con riêng, được đặt tên theo ngày và chủ đề cuộc họp, đây chính là lý do giúp bạn duyệt lại thư mục dễ dàng sau nhiều tháng, ngay cả khi không nhớ chính xác cuộc gọi diễn ra lúc nào.
Có hai điểm khiến nhiều người bối rối. Thứ nhất, bản ghi nằm trên máy tính đã bấm nút Ghi, không phải trên máy của người tổ chức hay người yêu cầu ghi. Nếu một đồng nghiệp ghi cuộc họp còn bạn lại đi tìm trên ổ cứng của mình, bạn sẽ chẳng tìm thấy gì. Thứ hai, vị trí lưu mặc định chỉ là mặc định. Nếu ai đó đã đổi đường dẫn lưu trong phần cài đặt ghi hình từ trước, thư mục sẽ ở bất cứ đâu họ đã chỉ định, và sẽ không có gì trong cuộc họp báo cho bạn biết điều đó. Tìm kiếm trên toàn bộ ổ đĩa theo chủ đề cuộc họp, hoặc theo các file M4A gần đây, thường nhanh hơn việc bấm lần lượt qua từng thư mục.
Trong thư mục con của cuộc họp, bạn thường sẽ thấy một file video và một file âm thanh riêng dạng M4A của cùng cuộc trò chuyện đó. Zoom tạo ra cả hai. Hầu hết người dùng chỉ để ý đến file video, vì nó là file lớn và là file được mở ra khi bạn nhấp đúp vào một thứ gì đó.
Cuộc họp kết thúc nhưng không có file nào
Đây là dạng phổ biến nhất của tình trạng “bản ghi của tôi biến mất”, và thường thì nó không hề biến mất.
Khi một cuộc họp có ghi cục bộ kết thúc, Zoom sẽ chuyển đổi bản ghi thô thành file video và âm thanh hoàn chỉnh. Việc chuyển đổi này mất thời gian, diễn ra sau khi cuộc gọi kết thúc, và cần ứng dụng đang chạy cùng máy tính không ở chế độ ngủ. Nếu bạn gập laptop lại ngay khi cuộc họp vừa kết thúc, tắt Zoom vì đã xong việc trong ngày, hoặc để máy vào chế độ ngủ khi quá trình chuyển đổi còn chưa xong, quá trình đó sẽ dừng lại giữa đường. Thứ còn lại trong thư mục cuộc họp là một file chưa được chuyển đổi, không phải video có thể xem được.
Cách xử lý rất đơn giản. Mở file đó lên, Zoom thường sẽ tự tiếp tục quá trình chuyển đổi và hoàn tất công việc. Vậy nên trước khi kết luận rằng bản ghi đã mất, hãy mở thư mục Zoom và xem thực sự có gì trong thư mục con của cuộc họp đó. Một file bạn không nhận ra và không mở được là dấu hiệu tốt, không phải xấu. Một thư mục trống mới là kết quả tệ hơn, và đó là lúc bạn nên kiểm tra xem liệu bản ghi có được lưu lên cloud thay vì cục bộ hay không.
Bản ghi cloud nằm trên web portal, không nằm trên máy tính của bạn
Nếu bản ghi được lưu lên cloud, sẽ không có gì để tìm trên ổ cứng, và tìm kiếm bao nhiêu trong Documents cũng vô ích. Bản ghi cloud nằm trên web portal của Zoom, trong mục Recordings, và bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đã tổ chức cuộc họp đó để xem chúng.
Ghi lên cloud là tính năng chỉ dành cho tài khoản trả phí. Với tài khoản miễn phí, lựa chọn duy nhất là ghi cục bộ, nghĩa là file sẽ nằm trong thư mục Documents đó và câu hỏi “nó đi đâu rồi” có câu trả lời rất rõ ràng. Với tài khoản công ty, ghi lên cloud thường là mặc định, và hậu quả thực tế là bản ghi của bạn không hẳn thuộc về bạn. Chúng thuộc về tài khoản, ai quản trị tài khoản đó đều xem được, và thời gian tồn tại của chúng do chính sách quyết định, không phải do bạn.
Khi bạn tải một bản ghi cloud, bạn sẽ nhận được đúng hai file như khi ghi cục bộ: file video, và file âm thanh riêng nhỏ hơn dạng M4A đi kèm.
Thời gian lưu trữ — phần không ai kiểm tra cho đến khi đã quá muộn
Bản ghi cloud tuân theo chính sách lưu trữ do quản trị viên tài khoản đặt ra, và có thể bị xóa tự động khi hết khoảng thời gian quy định. Không ai gửi email báo cho bạn biết. Bản ghi đơn giản là không còn ở đó vào lần sau bạn tìm đến.
Ở nhiều tài khoản công ty, đây là toàn bộ lý do vì sao một bản ghi từ quý trước biến mất. Nó không bị xóa nhầm và cũng không trốn trong một thư mục con nào. Thời hạn lưu trữ đã hết. Thời hạn đó dài vài tuần hay vài tháng hoàn toàn phụ thuộc vào cách tổ chức của bạn cấu hình, nên câu trả lời trung thực duy nhất cho câu hỏi “tôi còn bao lâu” là: hỏi người quản trị tài khoản, và cứ mặc định rằng nó ngắn hơn bạn mong.
Tải bản ghi về trước khi hết thời hạn là cách duy nhất đáng tin cậy để giữ được nó. Nghĩa là bạn nên xem việc tải về như một phần của việc kết thúc cuộc họp, không phải thứ để dành làm khi cần đến. Nếu một cuộc gọi quan trọng đến mức bạn phải ghi lại, thì cũng đáng để dành hai phút tải file về trong khi nó còn tồn tại.
Trong hai file đó, bạn thực sự cần file nào
Nếu muốn có văn bản, hãy dùng file âm thanh M4A. Nó chỉ nặng bằng một phần nhỏ so với video, chứa đầy đủ mọi thứ mà công cụ chuyển đổi văn bản cần đọc, và chính vì vậy tải lên cũng như xử lý nhanh hơn. File video chỉ cần thiết khi có ai cần xem lại phần chia sẻ màn hình, hoặc bạn muốn cắt một đoạn để người khác xem. Nó không phải thứ bạn cần nếu mục tiêu là lấy văn bản.
Zoom có thể tạo bản chép lời (transcript) từ bản ghi cloud, nhưng đây là tính năng trả phí và số ngôn ngữ hỗ trợ hẹp hơn nhiều đội ngũ tưởng. Các nhóm làm việc bằng ngôn ngữ mà Zoom không hỗ trợ, hoặc trên tài khoản chưa bật tính năng này, thường phải xuất file âm thanh ra và chuyển đổi ở nơi khác. Đó là cách làm thông thường, không phải một giải pháp chữa cháy.
Khi đã có file M4A, bất kỳ công cụ chuyển giọng nói thành văn bản nào cũng dùng được. Ứng dụng SozAI cho iOS, Android và macOS xử lý cả file âm thanh và video, có gắn nhãn người nói, tạo tóm tắt và dịch qua hơn 99 ngôn ngữ, điều này quan trọng nhất khi cuộc họp không diễn ra bằng tiếng Anh. Đưa file âm thanh vào là cách nhanh nhất; nếu vì lý do nào đó không còn file M4A, file video vẫn dùng được, chỉ là sẽ mất nhiều thời gian di chuyển hơn.
Những điều nên biết trước, để không bất ngờ
Bản chép lời từ một cuộc họp hiếm khi sạch sẽ như bản chép lời từ một người nói vào micro tốt. Âm thanh Zoom đã bị nén để truyền tải, mọi người nói chồng lên nhau, có người gọi vào từ trong xe, và nhãn người nói dễ bị nhầm khi hai giọng chồng lấp hoặc khi nhiều người ngồi chung phòng dùng chung một micro. Hãy chuẩn bị tinh thần sửa lại tên riêng, các từ viết tắt, và cả phút đầu tiên của bất kỳ cuộc gọi nào — lúc mọi người còn đang chào hỏi nhau.
Còn có một giới hạn chẳng liên quan gì đến công nghệ. Ghi âm người khác kéo theo hệ quả pháp lý và chính sách khác nhau tùy quốc gia và tùy nơi làm việc, đó là lý do Zoom luôn thông báo việc ghi hình ngay trong cuộc họp chứ không để nó diễn ra âm thầm. Thông báo đó tồn tại có lý do, và việc bạn kéo một bản ghi ra khỏi cloud về lưu trữ riêng không làm thay đổi những gì bạn được phép làm với nó ngay từ đầu. Nếu cuộc gọi đề cập đến điều gì nhạy cảm, chính sách lưu trữ mà bạn đang cố vượt qua trước thời hạn có thể tồn tại chính vì mục đích ngăn các bản sao của nó tích tụ lại.
Và việc chép lời tất cả mọi thứ thường ít hữu ích hơn bạn nghĩ. Hầu hết các cuộc họp được ghi lại chỉ đáng giữ trong một tuần rồi thành vô nghĩa. Những cuộc họp đáng chép lời là những cuộc mà một quyết định đã được đưa ra, một đặc tả kỹ thuật đã được nói ra bằng lời, hoặc ai đó đã nói điều gì bạn sẽ cần trích dẫn chính xác sau này. Hãy tải những cuộc đó về, giữ lại file âm thanh, và để phần còn lại hết hạn theo đúng lịch trình của nó.
