Kort fortalt
En lokal Zoom-optagelse gemmes på den computer, der klikkede på Optag, i en Zoom-mappe inde i den brugers Dokumenter-mappe som standard, med én undermappe pr. møde navngivet efter dato og emne. Derinde finder du normalt en videofil og en separat lydfil i M4A-format. En cloud-optagelse ligger derimod ikke på computeren – den ligger i Zooms webportal under Optagelser, og den kan blive slettet automatisk, når din administrators opbevaringsperiode udløber. Download den, inden det sker, og gem lydfilen.
To meget forskellige ting kaldes “min Zoom-optagelse”, og det første, du skal finde ud af, er, hvilken af de to du har. Optog du lokalt, ligger filerne på en harddisk, og de forbliver der, til du selv sletter dem. Optog du til skyen, ligger filerne på Zooms servere, de tilhører kontoen snarere end dig, og det er en anden, der bestemmer, hvor lang tid de lever.
Resten af denne artikel handler om, hvor du skal kigge i hvert tilfælde, hvad du gør, når en optagelse er færdig og ikke efterlader noget, og hvilken af de to filer det er værd at arbejde videre med, når du vil have tekst ud af den.
Lokale optagelser: Dokumenter-mappen på den maskine, der optog
Som standard opretter Zoom en mappe kaldet Zoom inde i din Dokumenter-mappe og gemmer alle lokale optagelser der. Hvert møde får sin egen undermappe, navngivet med dato og mødets emne, hvilket gør mappen nem at gennemse måneder senere, selv når du ikke kan huske præcis hvornår opkaldet fandt sted.
Der er to detaljer, folk går i fælden med. Den første er, at optagelsen ligger på den computer, der trykkede på Optag – ikke på computeren hos den, der var vært, eller hos den, der bad om optagelsen. Hvis en kollega optog, og du leder på din egen harddisk, finder du den aldrig. Den anden er, at standardplaceringen kun er en standard. Hvis nogen på et tidspunkt ændrede gemmestien i optageindstillingerne, ligger mappen dér, hvor de pegede den hen, og intet ved mødet vil fortælle dig det. Det går som regel hurtigere at søge på hele drevet efter mødets emne, eller efter nylige M4A-filer, end at klikke sig igennem mapper.
Inde i mødets undermappe ser du normalt en videofil og en separat lydfil i M4A-format af samme samtale. Zoom skriver begge dele. De fleste bemærker kun videoen, fordi det er den store fil, og den er den, der starter, når man dobbeltklikker på noget.
Optagelsen er færdig, og der er ingen fil
Det er den mest almindelige udgave af “min optagelse er væk”, og det er som regel ikke et forsvinden i det hele taget.
Når et møde med en lokal optagelse slutter, omdanner Zoom den rå optagelse til de færdige video- og lydfiler. Den omdannelse tager tid, den sker efter opkaldet, og den kræver, at programmet er åbent og computeren er vågen. Lukker du låget på laptoppen, mens mødet slutter, lukker du Zoom fordi du er færdig for i dag, eller lader du maskinen gå i dvale mens omdannelsen stadig kører, stopper processen halvvejs. Det, der ligger i mødemappen, er en ikke-konverteret fil frem for en afspillelig video.
Løsningen er udramatisk. Åbn den fil, og Zoom vil som regel tage konverteringen op igen og færdiggøre den. Så inden du konkluderer, at en optagelse er væk, bør du åbne Zoom-mappen og se, hvad der faktisk ligger i mødets undermappe. En fil, du ikke genkender og ikke kan afspille, er et godt tegn, ikke et dårligt. En tom mappe er det værre udfald, og det er dér, du skal undersøge, om optagelsen i stedet gik til skyen.
Cloud-optagelser ligger i webportalen, ikke på din computer
Gik optagelsen til skyen, er der ingenting at finde på harddisken, og ingen mængde søgning i Dokumenter vil fremtrylle den. Cloud-optagelser ligger i Zooms webportal, under Optagelser, og du skal logge ind med den konto, der var vært for mødet, for at se dem.
Cloud-optagelse er en funktion, der kræver en betalt konto. På en gratis konto er den eneste mulighed at optage lokalt, hvilket betyder, at filerne lander i Dokumenter-mappen, og spørgsmålet om, hvor de blev af, har et enkelt svar. På en virksomhedskonto er cloud-optagelse ofte standarden, og den praktiske konsekvens er, at dine optagelser ikke rigtig er dine. De hører til kontoen, de er synlige for den, der administrerer den, og deres levetid er fastsat af en politik, ikke af dig.
Når du downloader en cloud-optagelse, får du samme par filer, som du ville have fået lokalt: videoen og den mindre lydfil i M4A-format ved siden af.
Opbevaringsperioden er det, ingen tjekker, før det er for sent
Cloud-optagelser er underlagt en opbevaringspolitik, som kontoadministratoren fastsætter, og de kan blive slettet automatisk, når den fastsatte periode er gået. Ingen sender dig en mail om det. Optagelsen er simpelthen ikke der, næste gang du leder efter den.
På mange virksomhedskonti er det hele forklaringen på, at en optagelse fra sidste kvartal er væk. Den er ikke slettet ved en fejl, og den gemmer sig ikke i en undermappe. Opbevaringsvinduet er lukket. Om det vindue måles i uger eller måneder, afhænger helt af, hvordan din organisation har konfigureret det, så det eneste ærlige svar på “hvor lang tid har jeg” er: spørg den, der administrerer kontoen, og gå ud fra, at det er kortere, end du ønsker.
At downloade optagelsen, inden vinduet lukker, er den eneste sikre måde at beholde den på. Det betyder, at du skal betragte downloadet som en del af det at afslutte mødet, ikke som noget, du gør, når du får brug for det. Har et opkald været vigtigt nok til at optage, er det to minutter værd at hente filerne ned, mens de stadig findes.
Hvilken af de to filer du egentlig har brug for
Til en transskription skal du bruge den rene lydfil i M4A-format. Den er en brøkdel af videofilens størrelse, den indeholder alt, hvad et transskriptionsværktøj læser, og den uploades og behandles derfor hurtigere. Videoen er det, du vil have, hvis nogen skal se en delt skærm, eller hvis du klipper et øjeblik ud til andre. Det er ikke det, du vil have, hvis målet er tekst.
Zoom kan producere en lydtransskription af en cloud-optagelse, men det er en betalt funktion, og sprogdækningen er snævrere, end de fleste hold går ud fra. Hold, der arbejder på et sprog, funktionen ikke dækker, eller på konti, hvor funktionen ikke er aktiveret, ender med at eksportere lyden og transskribere den et andet sted. Det er en normal arbejdsgang, ikke en nødløsning.
Når du har M4A-filen, kan et almindeligt transskriptionsværktøj tage sig af den. SozAI-appen til iOS, Android og macOS håndterer lyd- og videofiler med taler-labels, resuméer og oversættelse på over 99 sprog, hvilket især betyder noget, når mødet ikke var på dansk. At give den den rene lydfil er den hurtige vej; mangler M4A-filen af en eller anden grund, virker videofilen også – den tager bare længere tid at flytte omkring.
Hvad du realistisk kan forvente
En transskription af en mødeoptagelse er sjældent så ren som en transskription af én person, der taler ind i en god mikrofon. Zoom-lyd er komprimeret til transmission, folk taler i munden på hinanden, nogen ringer ind fra bilen, og taler-labels bliver forvirrede, når to stemmer overlapper, eller når flere personer deler ét rum og én mikrofon. Forvent at skulle rette navne, forkortelser og det første minut af ethvert opkald, hvor alle hilser på alle.
Der er også en grænse, der intet har at gøre med teknologi. At optage andre mennesker har juridiske og politikmæssige konsekvenser, der varierer fra land til land og fra arbejdsplads til arbejdsplads, hvilket er grunden til, at Zoom annoncerer optagelsen i mødet frem for at lade det ske i det stille. Den besked findes med god grund, og at trække en optagelse ud af skyen og ind i din egen lagring ændrer ikke ved, hvad du i første omgang havde tilladelse til at gøre med den. Rører et opkald ved noget følsomt, kan opbevaringspolitikken, du forsøger at nå at handle inden for, netop eksistere for at forhindre, at kopier af det hober sig op.
Og en transskription af alting er som regel mindre nyttig, end det lyder. De fleste optagede møder er det værd at gemme i en uge og derefter værd ingenting. De møder, det er værd at transskribere, er dem, hvor en beslutning blev taget, en specifikation blev beskrevet mundtligt, eller hvor nogen sagde noget, du skal kunne citere præcist senere. Download dem, gem lyden, og lad resten udløbe efter planen.
