הפכו סדנאות מוקלטות ל פרוטוקולים שניתן לחפש בהם
מנהל צוות מבוזר מקליט סדנאות גלובליות באנגלית ופגישות פנימיות בפורטוגזית, ואז משתמש בסיכומים ובצ'אט עם התמלול כדי לתעד החלטות מהר יותר. ב-SozAI, 99% מהתמלולים כוללים סימון דוברים.
בקצרה
SozAI הופכת הקלטות של סדנאות, מפגשי כלל החברה וישיבות פנימיות לתמלולים עם זיהוי דוברים, סיכומים שנוצרו באמצעות AI, טיוטות פרוטוקול ותשובות שניתן לחפש בהן. מנהל צוות מבוזר מקליט סדנאות באנגלית וישיבות בפורטוגזית, מעלה את הקבצים, בודק את הסיכום ומשתמש בצ'אט התמלול כדי לאתר החלטות, אחראים, מועדים ופרטי תקציב בלי להשמיע מחדש את ההקלטה המלאה.
ההגדרה
- מי
- מנהל צוות מבוזר
- הקלטות אופייניות
- סדנאות, מפגשי כלל החברה, ישיבות פנימיות
- נפח
- קבצים בגודל של עד 500 MB ובאורך של כ-2.8 שעות
- שפות
- אנגלית ופורטוגזית
- מכשירים
- iOS, Android, macOS, אתר
- הייצוא שבשימוש
- טיוטת פרוטוקול DOCX ותמלול TXT
- אחסון
- מרכזי נתונים באיחוד האירופי עם הצפנת AES-256 במנוחה
המספרים מבוססים על נתונים מצרפיים שעברו אנונימיזציה משימוש בייצור ב-SozAI ומספריית התמלולים הציבורית, ולא על ארגון אחד ששמו מצוין.
החלטות הולכות לאיבוד בהקלטות ארוכות
פגישות מוקלטות שומרות סדנאות גלובליות, מפגשי all-hands ועדכונים פנימיים. אבל הן גם קוברות פרטים חשובים בתוך קובצי אודיו ארוכים. כשמישהו שואל על סעיף תקציב, מועד יעד או בקשת גיוס, התשובה יכולה להסתתר בתוך שעה של דיון.
ריבוי שפות בפגישות מוסיף שכבה נוספת של מורכבות. בדפוסי השימוש האנונימיים שעליהם מבוסס התרחיש המשולב הזה, מנהלי צוותים מקליטים סדנאות בינלאומיות באנגלית ופגישות פנימיות בפורטוגזית. המעקב אחר כך דורש יותר מהשמעה חוזרת של האודיו: צריך למצוא את החלק הנכון ולשתף סיכום ברור עם מי שלא השתתף בפגישה.
רוב המנהלים צריכים פרוטוקולים, משימות לביצוע ודרך מהירה לאמת החלטות, עוד לפני שהם צריכים ארכיון מלא מילה במילה. בלי המבנה הזה, ההקלטות מצטברות ומנהל הצוות הופך למקור ברירת המחדל לכל הבהרה.
היקף העבודה שמאחורי התהליך הזה
מהקלטה למעקב
אחרי כל סדנה או מפגש all-hands, מנהל הצוות מעלה את ההקלטה ל-SozAI. סימון הדוברים מקל לזהות מי העלה חשש, אישר את השלב הבא או שינה את כיוון הדיון. המנהל מתחיל בסיכום של ה-AI והופך אותו לטיוטת פרוטוקול פגישה.
כשעולה שאלה בהמשך, צ'אט עם התמלול מספק דרך ישירה לתשובה. במקום להפעיל שוב את ההקלטה, מנהל הצוות שואל מה הקבוצה החליטה לגבי נושא מסוים. התמלול תומך אחר כך במעקב, בבדיקות סטטוס ובסיכומים כתובים.
עבור צוותים רב-לשוניים, אותו תהליך מתאים גם לפגישות באנגלית וגם לפגישות בפורטוגזית. SozAI תומכת בתוכן ביותר מ-20 שפות ובתרגומים ליותר מ-15 שפות יעד.
תהליך פגישה בארבעה שלבים
- 1 הקליטו סדנה, מפגש all-hands או פגישה פנימית.
- 2 העלו את האודיו או הווידאו לקבלת תמלול עם סימון דוברים.
- 3 השתמשו בסיכום ה-AI כטיוטה ראשונה לפרוטוקול הפגישה.
- 4 שאלו את צ'אט התמלול על נושא, אחראי או מועד יעד.
המעקב אחרי פגישות מתחיל בתשובות
עבור המנהל הזה, תמלול חשוב כי הוא מקצר את זמן השליפה, מבהיר את המעקב הכתוב ומקל לחזור להקלטות.
סיכומים הופכים לטיוטת פרוטוקול
סיכום ה-AI נותן למנהל הצוות נקודת פתיחה להערות, החלטות ומשימות לביצוע.
קל יותר לאתר החלטות
צ'אט עם התמלול עונה על שאלות ממוקדות לגבי מה שהצוות סיכם, בלי להפעיל מחדש את כל המפגש.
רשומה אחת מכסה כמה שפות פגישה
סדנאות באנגלית ופגישות פנימיות בפורטוגזית יכולות להופיע ברשומה אחת שניתנת לחיפוש, במקום במערכות הערות נפרדות.
מה הופך את התהליך למעשי
סימון דוברים מבהיר אחריות
כש-99% מהתמלולים כוללים סימון דוברים, מנהל הצוות יכול לקשר החלטות וחששות לדובר הרלוונטי.
גם מפגשים ארוכים משתלבים בתהליך
SozAI מעבדת קבצים באורך של עד 2.8 שעות, ומתאימה לסדנאות רבות, מפגשי הדרכה והקלטות all-hands.
שאלות מחליפות האזנה מחדש
צ'אט עם התמלול מאפשר למנהל לשאול על ההקלטה כשהמעקב מתחיל, במקום לחפש ידנית בתוך האודיו.
כמה זמן לוקח כל שלב
- הקלטת הישיבהבמהלך סדנה או ישיבה
מנהל הצוות מקליט סדנה, מפגש כלל החברה או עדכון פנימי באנגלית או בפורטוגזית.
- העלאת הקובץלאחר הישיבה
ההקלטה מועלה ל-SozAI. כל קובץ יכול להיות בגודל של עד 500 MB ובאורך של כ-2.8 שעות.
- יצירת התמלולכחמש דקות להקלטה באורך 50 דקות
SozAI מתמללת במהירות של כ-10x מזמן אמת. בכ-99% מהתמלולים שנוצרים באפליקציה מופיעים שמות או סימוני דוברים.
- הכנת טיוטת הפרוטוקוללאחר העיבוד
מנהל הצוות בודק את סיכום ה-AI, מאמת את ההחלטות ואת פריטי הפעולה מול התמלול ומייצא את טיוטת הפרוטוקול כ-DOCX.
- איתור החלטהבהמשך, כשעולה שאלה
משתמשים בצ'אט התמלול כדי לשאול על נושא, אחראי, מועד או סעיף תקציבי, במקום להשמיע מחדש את ההקלטה המלאה.
מה תהליך העבודה הזה לא עושה
איכות השמע משפיעה על הדיוק
SozAI מגיעה לדיוק של כ-99% במילים שנאמרות בבירור ומוקלטות במיקרופון איכותי. הדיוק יורד כשיש דיבור חופף, מבטאים כבדים, רעשי רקע או שמע באיכות של שיחת טלפון.
יש לבדוק את הסיכומים
SozAI מפיקה סיכום וטיוטת פרוטוקול; היא אינה מאשרת החלטות באופן עצמאי, אינה מאמתת את זהות האחראים לפריטי פעולה ואינה מחליפה בדיקה מול תמלול המקור.
מגבלות גודל ומשך הקובץ
SozAI אינה מקבלת קבצים שגודלם עולה על 500 MB או הקלטות שאורכן ארוך משמעותית מכ-2.8 שעות לקובץ.
התמלולים אינם ההקלטה המקורית
SozAI מפיקה טקסט, חותמות זמן, זיהוי דוברים, סיכומים ותשובות בצ'אט. היא אינה מסירה אי-בהירות שנגרמת משמע לא ברור או מדיבור חופף.
מונחים שמופיעים בדף הזה
- זיהוי דוברים
- זיהוי דוברים, הנקרא גם דיאריזציה, מציין איזה משתתף משויך לכל קטע בתמלול.
- צ'אט תמלול
- צ'אט התמלול מאפשר למשתמש לשאול שאלות על ההקלטה שתומללה ולאתר פרטים רלוונטיים מהדיון.
- חותמות זמן ברמת המילה
- חותמות זמן ברמת המילה מצרפות מידע על התזמון לכל מילה בנפרד, כך שניתן להתאים קטע בתמלול למיקום שלו בהקלטה.
- טיוטת פרוטוקול
- טיוטת פרוטוקול היא תיעוד ישיבה שהוכן על סמך סיכום ה-AI והתמלול, ועדיין דורש בדיקה אנושית לפני הפצתו.
דפוס פגישות שחוזר בצוותים רבים
בקרב יותר מ-5,400 משתמשים, SozAI הופכת שיחות מוקלטות לחומר שאפשר לקרוא, לשתף ולחזור אליו. צוותים משתמשים בסיכומים, סימון דוברים, כתוביות, תרגום וצ'אט עם התמלול כדי שמידע חשוב לא יישאר כלוא באודיו.
הסיפור הזה הוא שילוב של דפוסי שימוש אנונימיים מפעילות אמיתית במערכת, ולא של לקוח מזוהה יחיד.
תשובות
שאלות על תהליך העבודה הזה
כיצד SozAI הופכת הקלטה של סדנה לפרוטוקול ישיבה?
SozAI מקבלת את הקלטת הסדנה ומפיקה תמלול עם זיהוי דוברים, חותמות זמן וסיכום AI. מנהל הצוות בודק בסיכום את ההחלטות, פריטי הפעולה, האחראים והמועדים, ולאחר מכן מייצא את הטיוטה שנבדקה כ-DOCX. צ'אט התמלול מספק תשובות ממוקדות כאשר שאלה שעולה בהמשך נוגעת לנושא מסוים שנדון בסדנה.
האם SozAI יכולה לזהות מי אמר מה בישיבה?
SozAI משתמשת בדיאריזציה של דוברים כדי להוסיף זיהוי דוברים לתמלולים, וב-99% מהתמלולים שנוצרים באפליקציה מופיע זיהוי כזה. הזיהוי מסייע למנהל הצוות להבחין מי העלה חשש, אישר את הצעד הבא או הקצה משימה. דיבור חופף ושמע באיכות ירודה עלולים להפחית את מהימנות ההפרדה בין הדוברים.
כמה זמן לוקח ל-SozAI לתמלל ישיבה?
SozAI מתמללת במהירות של כ-10x מזמן אמת. הקלטה באורך 50 דקות מוכנה בדרך כלל בתוך כחמש דקות. לאחר מכן מנהל הצוות יכול לבדוק את התמלול, להשתמש בסיכום ה-AI כטיוטה לפרוטוקול ולשאול בצ'אט התמלול על החלטות או מועדים. מהירות העיבוד אינה מבטלת את הצורך לבדוק קטעי שמע לא ברורים.
האם SozAI יכולה לתמלל ישיבות באנגלית ובפורטוגזית?
SozAI תומכת ב-100+ שפות וכוללת זיהוי שפה אוטומטי. בתהליך העבודה הזה משתמשים ב-SozAI לסדנאות באנגלית ולישיבות פנימיות בפורטוגזית, כך ששתי ההקלטות מקבלות תמלול, זיהוי דוברים, סיכומים וגישה לצ'אט התמלול. התמיכה בשפות אינה מבטיחה דיוק זהה בכל הקלטה, משום שאיכות המיקרופון, מבטאים ודיבור חופף משפיעים על התוצאה.
באילו גדלי קבצים וייצואים SozAI תומכת?
SozAI מעבדת קבצים בגודל של עד 500 MB ובאורך של כ-2.8 שעות לקובץ. אפשרויות הייצוא כוללות TXT, DOCX, PDF, SRT ו-VTT, עם חותמות זמן ברמת המילה. מנהל צוות יכול להשתמש ב-DOCX לטיוטת פרוטוקול, ב-TXT לתמלול פשוט או ב-SRT וב-VTT לכתוביות מתוזמנות. מגבלת הקובץ חלה על כל הקלטה שמועלת.
כיצד SozAI מגינה על נתונים של ישיבות מוקלטות?
SozAI מעבדת ומאחסנת קבצים שהועלו במרכזי נתונים באיחוד האירופי, עם הצפנת AES-256 במנוחה. תהליך העבודה שומר את ההקלטה, התמלול, הסיכום והייצואים מקושרים לחשבון, במקום לדרוש מערכת נפרדת לרישום הערות. הצפנה במנוחה אינה פוטרת את התמלול מדרישות בקרת הגישה והשמירה של הצוות עצמו.
הפיקו יותר מהקלטות פגישות
העלו סדנאות, מפגשי all-hands ופגישות צוות כדי לקבל תמלולים, סיכומים ותשובות מהירות מתוך הדיון.
